Vonalkódok jelentősége a dokumentumkezelésben

Vonalkódok jelentősége a dokumentumkezelésben

Írta Ana Canteli 2020. február 28-án

A vonalkódok felhasználása a technológiával együtt fejlődik. Gyakorlatilag ma már nem létezik olyan ágazat, amelynek ne lenne része a vonalkódok kezelése. A modern dokumentum- és tartalomkezelő rendszereknek megbízhatónak kell lenniük az adatrögzítés terén: ebbe beletartozik a vonalkódok olvasása, generálása és feldolgozása is, függetlenül annak típusától. Nem meglepő tehát, hogy a vonalkód szkennelési képesség és a különböző formátumú dokumentumok vonalkódfelismerése mint funkció, ma már minden dokumentumkezelő szoftverben benne kell, hogy legyenek.

Az okostelefonokkal ma már bárki képes beszkennelni egy vonalkódot információszerzés vagy metaadat megtekintés céljából. Ugyanez az állítás igaz a személyi számítógépekre is, amelyek könnyedén ki tudják olvasni a dokumentumban rejlő információkat. A vonalkód-beolvasás alapján történő adatrögzítés lehetővé teszi a kritikus információk automatikus kiolvasását, kiértékelését és feldolgozását emberi beavatkozás nélkül. Az automatizált vonalkód felismerés felgyorsítja a dokumentum indexelési folyamatokat, azáltal, hogy a kódban rejlő minden fontos információt kinyer, minimalizálva ezzel az emberi hibából adódó helytelen információrögzítést. Ennek a mechanizmusnak a megbízhatósága azt jelenti, hogy az elsősorban kereskedelmi felhasználáson túl, már bármely üzleti folyamatba beépíthető.

Azoknál a szervezeteknél, amelyek nagyban függenek a papíralapú információktól, a vonalkód technológia implementálása lehetőséget teremt a kritikus dokumentumok könnyed hozzáféréséhez és tárolásához. A vonalkódok megbízhatóbbak, mint a kézi adatbevitel és pontosabbak, mint az optikai karakterfelismerés. Mindössze egy vonalkód címkék nyomtatására alkalmas nyomtatóra van szüksége. A fejlett dokumentum automatizálási megoldások lehetővé teszik a papírlapú dokumentumok digitalizálását, illetve azonosítását - beolvassuk a dokumentumokat a dokumentumkezelőbe – majd besoroljuk a megfelelő raktárba, polcra, dobozba, ahol fizikailag tárolni fogjuk.  Ez a folyamat elvégezhető egy egyszerű vonalkóddal. Mindent összevetve tehát, a vonalkód feldolgozási folyamattal időt takaríthat meg, költségeket csökkenthet, függetlenül a vállalat méretétől vagy a szektortól, amelyben működik.

Könnyebb és hatékonyabb

A dokumentumok digitalizálása azért célszerű, mert lehetővé teszi a tudásbázisban tárolt információk gyors lekérdezését. A vonalkód technológia segít a szervezetnek a lehető legtöbbet kihozni a használt dokumentumkezelő rendszerből.

A vonalkód alapján történő tartalomkezelés segíthet a dokumentumok összerendezésében és a feldolgozásában. Például, ha meghatározzuk, hogy egy köteg 15 oldalból áll, akkor a dokumentumkezelő rendszer hozzájárul ennek a feltételnek a teljesítéséhez és biztosítja, hogy minden csomag így készüljön el. Ellenkező esetben, a rendszer létrehoz egy ennek kezelésére alkalmas csatornát. Továbbá, ha egy dokumentumhoz tartozik vonalkód és ez alapján szeretnénk automatikusan hozzárendelni az adatbázisban már létező információkat, úgy ez a kód kapcsolatot képez közöttük és a vonalkód egyszerűen összerendelhető a szükséges információkkal.

Az OpenKM dokumentumkezelő szoftver egyik legfontosabb modulja a vonalkódfelismerés, amely segít automatizálni az unalmas és ismétlődő adatrögzítési folyamatokat.

Vonalkód felismerés

A vonalkód felismerés egy kiváló módja annak, hogy gyorsan és könnyedén konvertáljuk a papíralapú dokumentumkötegeket elektronikus formátummá. A legelterjedtebb módja ennek, ha minden köteg elejére egy vonalkódot helyezünk. Ez egyfajta útmutatóként szolgál a rendszer számára, ami így képes beazonosítani az egyes csoportokat. Az OpenKM dokumentumkezelő rendszer kiolvassa az információkat a vonalkód alapján és az adott köteget az automatizálás által előírt módon kezeli: elválasztja a beszkennelt dokumentumokat, indexálja, beazonosítja a dokumentum típusát, átkonvertálja a formátumot, kijelöli a helyét a repository-ban stb.

Az integrált vonalkódok segítéségével akár űrlapokat is fogadhat, mivel a vonalkódnak köszönhetően automatikusan beolvasásra kerülnek. Sok esetben a papíralapú eljárás egy az egyben megvalósítható elektronikus formátumban is. Ennek ellenére, a papírmentes iroda létrehozása igen nehézkes feladat lehet, az ügyfelek, valamint a beszállítók túlzott ragaszkodása miatt, hogy a dokumentumokat továbbra is papíralapon dolgozzuk fel. Ha ugyanazt az űrlapot kell újra és újra beszkennelnie a különböző felhasználók számára, használhat integrált vonalkódokat a folyamat automatizálására.

A beágyazott vagy integrált vonalkódok – akár közvetlenül a dokumentumra vannak nyomtatva, akár matricaként felragasztva – arra szolgálnak, hogy az elektronikus dokumentumkezelő be tudja azonosítani, hogy éppen milyen típusú dokumentumot szkennel és archivál automatikusan.

Miért érdemes vonalkódokat használni a dokumentumkezelés során?

A vonalkód alapján történő dokumentumkezelés egyre gyakoribb és a vezetéknélküli szkennerek elterjedésével egyre több személy használja őket. Nagy segítséget nyújtanak a vállalatnak azok a szoftveres megoldások, amelyek vonalkód-feldolgozást - például a QR-kódokat – integrálnak a dokumentumkezelési struktúrába.

A vonalkóddal történő beolvasás egyik legfőbb előnye, hogy a dokumentumok könnyen visszakereshetővé válnak. Sokkal hatékonyabb, mint a kézi adatbevitel, indexálás és archiválás, mivel az emberi hibából adódó problémák megjelenése ebben az esetben szinte elkerülhetetlen.

Vonalkódkezelés előnyei:

A vonalkódok használata segít a következő célok elérésében:

• Idő megtakarítás:a kevésbé értékes üzleti folyamatokkal töltött időt képes redukálni.

• Költségmegtakarítás: az idő pénz. Az elektronikus dokumentumkezelés és az automatizált folyamatok képesek csökkenteni a papír és fogyóeszközök felhasználását, mi több, ezáltal az időnket sokkal értékesebb tevékenységekre fordíthatjuk.

• Könnyű hozzáférés:az elektronikus dokumentumok és akták vonalkóddal történő kezelése megkönnyíti az információkhoz való hozzáférést, akkor és ott, ahol azokra szükség van, korlátok nélkül, mivel a platform biztosítja, hogy minden felhasználó hozzáférjen a rendszerhez.

Javítja az információk és dokumentációk felvitelét a rendszerbe, ezért a keresési élmény egyszerűbbé és kényelmesebbé válik.

• Biztonság:A felhasználók a vállalat által alkalmazott speciális biztonsági intézkedéseknek és protokolloknak megfelelően tudnak hozzáférni a munkájukhoz szükséges információkhoz és adatokhoz. Engedélyezheti vagy letilthatja a jogosultságokat, jóváhagyhatja vagy megtilthatja egy adott tartalom terjesztését. A megfelelő jogosultságok tekintetében a felhasználók a vonalkód szerinti információkat is megtekinthetik.

• Folyamatos és transzverzális fejlesztés:a vonalkódok használata a szervezet dokumentumkezelésében megkönnyíti az olyan alapvető szükségleteket, mint a címkézés, cikkolvasás, készletellenőrzés, beszerzési és értékesítési statisztikák. Előnyök egész sorozatát kínálja, amelyekből ugyanannak a szervezetnek számos szervezeti egysége egyformán profitálhat.

Amennyiben többet szeretne megtudni az OpenKM által támogatott vonalkódok fajtáiról kérjük látogassa meg a következő oldalt: https://www.openkm.hu/hu/vonalkod.html