Virtuális irodai szolgáltatások

Virtuális irodai szolgáltatások

Írta Ana Canteli 2023. január 30-án

A Next Generation programnak köszönhetően (nem minden országot érintő EU hitelprogram)  egyre több virtuális irodai szolgáltatás érthető el, amelyek olyan eszközök és szolgáltatások sokságasa, amelyek lehetővé teszik a vállalatok és a szabadúszók számára, hogy távolról vagy bárhonnan dolgozzanak. Ezek a szolgáltatások többek között olyan megoldásokat foglalnak magukban, mint például: virtuális postacím, telefonos válaszadás, csomagfogadás, tárgyalóterem és munkaterület-kezelés, nyomtatási és szkennelési szolgáltatásokhoz való hozzáférés biztosítása, valamint az elektronikus számlázás. Ezek a szolgáltatások segítenek fenntartani a professzionális arculatot, miközben csökkentik az olyan költségeket, mint például a fizikai helyiségek bérlése. Ez a szolgáltatás az ún. virtuális iroda. Alapvetően a célja a különböző szervezetek és független szakemberek számára történő adminisztrációs és asszisztencia-szolgáltatások nyújtása.

A virtuális irodai szolgáltatások bevezetéséhez kövesse az alábbi lépéseket:

Mit kell tennie a virtuális iroda kialakításához?

Tételezzük fel, hogy szeretné kihasználni azokat az előnyöket, amelyeket a virtuális irodai eszközök bevezetése hozhat Önnek, és igénybe venné az Acelera Pyme program támogatását is. Ebben az esetben a következőket érdemes tennie:

• Azonosítsa az igényeket: a nulladik lépés, hogy meg kell határozni azokat a virtuális szolgáltatásokat, amelyek az Ön szervezete számára a leginkább megfelelőek.

• Válassza ki a szolgáltatót: A virtuális irodai szolgáltatások terén rengeteg szolgáltató létezik és tevékenykedik, különböző portfólióval és árakkal. Az OpenKM például a Next Generation program által elismert digitalizációs ügynök.

• Határozza meg a költségvetést: Tervezze meg a virtuális iroda szolgáltatások költségvetését úgy, hogy vegye figyelembe a havi, éves, illetve telepítési és frissítési költségeket is.

• Implementálja a szolgáltatást: ezt a fázist valójában a kiválasztott virtuális iroda szolgáltatás szolgáltatója végzi el, így a vállat már közvetlenül igénybe veheti a kért megoldást.

• Munkaerő képzés: Ezt a lépést nagyon gyakran elfelejtik egy új technológia bevezetése során, pedig rendkívül kritikus tényező. A példaértékű megvalósítás garantálása érdekében elengedhetetlen, hogy a csapatot kiképezzék a virtuális irodai szolgáltatások helyes használatára. Az OpenKM-nél elkötelezettek vagyunk amellett, hogy a legjobb végfelhasználói élményt nyújtsuk. Ezért az OpenKM Akadémián keresztül személyre szabott képzési programokat biztosítunk a különböző felhasználói profilok számára.

• Figyelemmel kísérés és frissítés: Célszerű figyelemmel kísérni a virtuális irodai eszközök használatát és hatékonyságát, különösen a kezdeti szakaszban, és szükség esetén módosításokat végezni. Az OpenKM az adminisztrációs panel és a folyamatirányítási funkciók révén megkönnyíti mind a személyzet ellenőrzésének és felügyeletének, mind a szoftverkonfiguráció frissítésének feladatát.

Ahhoz, hogy a legtöbbet hozhassuk ki belőle, elengedhetetlen a jó együttműködési és kommunikációs stratégia. A képzés, a tanácsadás és a testre szabási szolgáltatások révén az OpenKM rendelkezik a virtuális irodai szolgáltatások sikeres megvalósításához szükséges eszközökkel és tapasztalattal.

Virtuális irodai szolgáltatások

A következőkben a leggyakrabban használt virtuális irodai szolgáltatásokat kívánjuk ismertetni.

• Virtuális levelezési cím: A virtuális postai levelezési címek különböznek a hagyományos e-mail címektől. Ez valójában egy fizikai cím, amelyet egy virtuális irodai szolgáltató biztosít, így ez lehet a vállalkozás elsődleges levelezési címe. A virtuális levelezési cím a postai küldemények, mint például levelek és csomagok fogadására szolgál. Az ezt a szolgáltatást nyújtó vállalatok az OpenKM használatával akár rögzíthetik is a csomagok be- és kimeneti adatait, kezelhetik a raktárterületet, és e-mailben vagy SMS-ben értesíthetik az ügyfeleket a csomagok érkezéséről. Általában a beérkezett leveleket beszkennelik és digitálisan elküldik az ügyfél e-mail címére. Választhatja azt is, hogy fizikai formában kapja meg a vállalat által megadott címre. Ebben az esetben az OpenKM segítségével folyamatosan tájékoztathatja az ügyfeleket tartalmaik állapotáról. A virtuális e-mail cím praktikus, ha a vállalatnak nincs fizikai irodája, vagy ha gyakran változtatja címét.

• Telefonos válaszadás: A telefonos válaszadás történhet egy személy vagy egy automatizált rendszer útján is. Ez a szolgáltatás biztosítja, hogy minden hívás megválaszolásra kerül, még akkor is, ha személyzet többi tagja nem tudja fogadni a hívásokat. A telefonos válaszadásnak több típusa létezik:  

• Automatikus válaszok: Ez egy előre felvett és rögzített üzenet, amely általános információkat nyújt a vállalatról, például az ügyfélszolgálatról, a műszaki támogatásról, a nyitvatartási időkről stb.

• Humán munkaerő: Az a személy, aki a vállalat nevében válaszol a telefonhívásokra. Konkrét információkat adhat, üzeneteket fogadhat, és a hívásokat a megfelelő csapattagoknak továbbíthatja.

A virtuális irodai szolgáltatások keretében történő telefonos válaszadás praktikus a kisvállalkozások és szabadúszók számára, akiknek nincs ügyfélszolgálati csapatuk. Professzionálisabb képet nyújt, és biztosítja, hogy egyetlen hívás sem marad megválaszolás nélkül.

• Digitális szkennelés és küldés: a virtuális irodai szolgáltatásokat nyújtó cégek be tudják szkennelni a beérkezett leveleket, és digitálisan elküldhetik azokat az ügyfél e-mail címére; így ők bárhonnan ellenőrizhetik és kezelhetik levelezésüket. Az OpenKM a dokumentumok digitalizálási és szkennelési funkcióinak köszönhetően biztosítja és automatizálja ezeket a folyamatokat. Emellett a dokumentumkezelő szoftverrel további szolgáltatások is felgyorsíthatók, mint például a postázás, a spamek visszaküldése, a levelek áttekintése és a szortírozás.

• Nyomtató és szkennelő berendezések: az OpenKM segítségével a vállalat különböző helyszíneken konfigurálhatja a nyomtató és szkennelő berendezésekhez való hozzáférést. Ez lehetővé teszi a dokumentumok nyomtatását és szkennelését anélkül, hogy aggódnia kellene a felszerelés rendelkezésre állása vagy annak költségei miatt, ami az online nyomtatási és szkennelési szolgáltató felelőssége. Ezek a szolgáltatások a nyomtatási feladatokhoz hasonlóan névjegykártyák és brosúrák esetében is testre szabhatók és a virtuális iroda megvalósításának köszönhetően olyan mértékben fejlődhetnek, amennyire csak akarjuk; írói szolgáltatások, grafikai tervezés stb.

• Hozzáférés a tárgyalótermekhez: a virtuális irodai szolgáltatásoknak köszönhetően különböző helyszíneken is fel lehet ajánlani tárgyalótermeket. Így minden ügyfél, akinek szüksége van rá, megfelelő helyiséget kaphat a megbeszélésekhez és prezentációkhoz anélkül, hogy fix bérleti díjakat és a fogyóeszközök változó költségeit kellene viselnie. Az OpenKM segítségével online tárgyalóterem-foglalási szolgáltatást is kínálhat. Ez lehetővé teszi, hogy gyorsan és hatékonyan megtervezze a megbeszéléseket, és biztosítja, hogy a megfelelő időben megfelelő helyiség álljon rendelkezésre. Vagy akár az értekezletek előkészítéséhez és lebonyolításához kapcsolódó extra szolgáltatásokat is kezelheti, mint például az étkeztetés, audiovizuális eszközök stb.

• Hozzáférés a munkaterülethez: az OpenKM segítségével javíthatja a megosztott munkaterülethez való hozzáférés lehetőségét. Ez lehetővé teszi az ügyfelek számára, hogy produktív és együttműködő környezetben dolgozzanak anélkül, hogy a bérleti költségek vagy a munkaterület megfelelősége miatt kellene aggódniuk.

A virtuális iroda bevezetésének előnyei az Ön vállalatánál

A virtuális iroda bevezetésével járó előnyök rendkívül változatosak lehetnek, azonban mindegyikben található néhány közös pont:

• Hatékonyság optimalizálása: A virtuális irodai szolgáltatások segítenek a vállalatoknak automatizálni és digitalizálni adminisztratív folyamataikat, észszerűsítve ezzel a munkát és csökkentve a költségeket.

• Jobb együttműködés és koordináció: A virtuális irodák gyakran tartalmaznak együttműködési eszközöket, például online dokumentumszerkesztést, egyidejű szerkesztést stb. Ez lehetővé teszi, hogy gyorsan és hatékonyan kollaboráljon a csapat többi tagjával.

• Hozzáférés a fejlett eszközökhöz: A virtuális irodai szolgáltatások gyakran tartalmaznak e-mail-kezelő eszközöket, naptárakat és feladatkezelőket, amelyek segíthetnek a vállalatoknak az együttműködés és a termelékenység javításában. A dokumentumkezelő szoftverek mindezekkel a funkciókkal rendelkeznek.

• Rugalmasság: Ez lehetővé teszi a vállalat számára, hogy a munkavállalók bárhonnan dolgozhassanak, alkalmazkodva a terület időzónájához.

• Költségmegtakarítás: A virtuális irodai szolgáltatások igénybevételével a vállalatok csökkenthetik a fizikai munkaterület bérlésével, valamint a hardver- és szoftvereszközök beszerzésével járó költségeket.

• Magasabb biztonsági szint: A virtuális irodai szolgáltatások gyakran fejlettebb és naprakészebb biztonsági intézkedéseket kínálnak az üzleti információk és dokumentumok védelme érdekében, ami hozzájárulhat a biztonság javításához.

Röviden tehát, a virtuális irodai szolgáltatások lehetővé teszik, hogy megfelelő és rugalmas munkakörnyezetet alakítson ki, továbbá elősegíti a tevékenységek hatékony megtervezését is, javítva ezzel a termelékenységet és a vállalatról alkotott képet.