Üzletmenet-folytonosság menedzsment rendszer – BCMS

Üzletmenet-folytonosság menedzsment rendszer BCMS

 Írta: Ana Canteli 2022. június 10-én

Manapság bármely szervezetnél előfordulhat, hogy rajta kívül álló okok miatt tevékenysége megszakad vagy átmenetileg szünetel ilyenek okok lehetnek például: műszaki problémák, a közellátás megszakadása, természeti katasztrófák, egészségügyi vészhelyzetek stb.

Annak érdekében, hogy a vállalatok referenciakeretet biztosítsanak üzletmenet-folytonosságuk hatékony irányításához, a szervezetek üzletmenet-folytonosság kezelő rendszerekkel rendelkeznek.

Az üzletmenet-folytonossági irányítási rendszer (BCMS) azonosítja a tevékenység megszakadásának hatásait, és megállapítja a szükséges intézkedéseket a megszakítás bekövetkezése esetén történő reagálásra. Segít figyelembe venni az összes olyan tényezőt, amelyeknek hatással kell lenniük egy kockázatos helyzetre. A folytonosságmenedzsment- rendszer minden szervezetre alkalmazható, ágazattól és mérettől függetlenül. Minden esetben biztosítja a szervezet fenntarthatóságát olyan katasztrofális események bekövetkezése esetén, amelyek a tevékenység megszakítását eredményezhetik.

Az üzletmenet-folytonosság menedzsment rendszer meghatározása és alkalmazása

Az üzletmenet-folytonossági menedzsment rendszer bevezetése a vészhelyzetek megfelelő kezelése érdekében számos követelményt igényel. Ahhoz, hogy meghatározzuk a vállalat prioritását, meg kell értenünk hogyan is működik egy BCMS. Ezért a vezetőségnek meg kell határoznia a legkritikusabb műveleteket, hogy megkezdhesse a cselekvési tervek kidolgozását. Minden szereplőt figyelembe kell venni, és minden lehetséges helyzetet elemezni kell: személyzet, technológiai tényezők, adatbázisok, fizikai terek stb.

Az összes információ összegyűjtése után elkészíthető a terv a normális kerékvágásba való mielőbbi visszatérésre.

Egy vállalkozás folyamatossági tervén belül alapvető tényezők határozhatják meg a siker mértékét, ilyen tényezők az RTO és az RPO.

Az RTO (Recovery Time Objective) - azt az időt határozza meg, amely alatt egy szervezet képes tolerálni rendszereinek meghibásodását és az ezzel járó szolgáltatási szint csökkenését anélkül, hogy az befolyásolná az üzletmenet-folytonosságát.

Az, hogy milyen választ kapunk az egyes alkalmazások fontosságától függ. Itt minden egyes esetet elemezni kell, például: egy hipermarket pénztárgépeinek kiszolgálását biztosító alkalmazás nem lesz azonos a havonta egyszer végrehajtott bérszámfejtési alkalmazással.

Az alkalmazások és az adatok helyreállításához követendő általános lépések a következők:

• A számítógép helyreállítása (a probléma típusától függően percek, órák vagy napok alatt).
• Biztonsági mentések visszaállítása.
• A működés folytatása.

Ettől kezdve a hiányzó tranzakciókat meg kell ismételni, a szolgáltatás kiesésének pillanatától a helyreállítás pillanatáig, ami annál nagyobb lesz, minél magasabbak az RPO (Recovery Point Objective) szintjei és az RTO.

Az RPO az elvesztéssel fenyegetett adatok mennyiségére utal, amelyet a szervezet még tolerálhatónak tart; vagyis egy időszak tranzakciói, amelyeket hajlandóak vagyunk elveszíteni, vagy újra bevezetni a rendszerbe. A válasz az időegységenkénti tranzakciók mennyiségétől és a biztonsági mentési mechanizmusoktól függ. Az RPO határozza meg az utolsó biztonsági mentéstől a rendszer összeomlásáig bevitt adatok maximálisan tolerálható veszteségének szintjét, és ez nem függ a helyreállítási időtől.

Az RPO és RTO értékek meghatározása elfogadhatatlan eredményeket hozhat a menedzsment számára, ezért a vállalkozás érdekében elengedhetetlen ezeknek a forgatókönyveknek a kiszámítása. A javítást követően létrehozhatja helyreállítási stratégiáját, amelyhez kapcsolódó költségek a helyreállítási pont és a helyreállítási idő céljától függően változnak.

Az üzletmenet-folytonosság menedzsment rendszer bevezetésének előnyei

A BCMS bevezetésének számos előnye van bármely szervezet számára:

• Továbbfejlesztett üzleti kockázatkezelés.
• Nagyobb megbízhatóság a beszállítók és az ügyfelek felé.
• Hírnév növelése.
• Költség- és időmegtakarítás, mivel a tevékenység megszakadása esetén a szervezet tudni fogja, hogyan kell eljárni.
• A BCMS által érintett valamennyi személy révén meghatározott és ismert felelősségtáblázat. A felső vezetés biztosítja a tevékenység fennmaradását az esetlegesen előforduló fennakadások ellenére is.
• Erőforrás-tervezés és tesztelés a tevékenység folytatását esetlegesen befolyásoló kockázatok kezelésére.
• Intézkedési protokoll kialakítása a beszállítókkal, ügyfelekkel, közigazgatási szervekkel és érdekelt felekkel, arra az esetre, ha bármilyen ok akadályozná a tevékenységek normális folytatását.
• Szellemi tőke létrehozása a belső és külső kommunikáció szókincsének és kifejezéseinek homogenizálásával.

Dokumentumkezelés az üzletmenet-folytonossági tervekben

Jelenleg az alkalmazások és információforrások sokasága exponenciálisan megsokszorozza az egy szervezet által generált és kezelt információk és adatok mennyiségét. Ez nagyobb termelékenységet és nyereséget biztosít, és így hozzájárul a vállalatok túlélésének, sőt jólétének biztosításához is.

De ha nem kezelik megfelelően, akkor ez a technológiai tényező lehet a szervezet Achilles-sarka.

Attól a pillanattól kezdve, hogy valamilyen információt vagy adatot bármilyen típusú dokumentumkiterjesztésben tárolnak, a dokumentumkezelési rendszer létfontosságú a szervezet irányításához minden körülmények között. Ebben az értelemben az OpenKM dokumentumkezelő szoftver hozzájárul egy központosított dokumentumtár létrehozásához, hogy a vállalat biztos lehessen a kezelt információmennyiségben, és így kiszámíthassa az RPO-t, az RTO-t, valamint a stabil és megbízható üzletmenet-folytonossági terv kialakításához szükséges egyéb mérőszámokat és adatokat.

Amennyiben még többet szeretne megtudni az üzletmenet-folytonossági menedzsment rendszerek és a dokumentumkezelő rendszerek kapcsolatáról, keressen minket bizalommal.