Útmutató a dokumentumkezelési terv összeállításához

Útmutató a dokumentumkezelési terv összeállításához

Írta Ana Mayer, 2021. február 20-án

A 2020-as világjárvány miatt, minden eddiginél jobban igyekeznek a vállalatok megjósolni, hogy milyen jövő vár rájuk.

Egy jó dokumentumkezelési terv összeállítása megbízható módja annak, hogy felkészítse vállalatát a 2020 utáni időszakra. Továbbá, biztosítja vállalata számára:

• a kritikus vállalati információk védelmét.
• az Ön régiójában és nemzetközi szinten érvényes törvényeknek való megfelelőséget.
• az előre betervezett működési költségekkel való operációt.
• a peres eljárások csökkenését.
• a hatékony működést és az erőforrások megfelelő kihasználását.
• az információkhoz való jobb hozzáférhetőséget.

Ez a cikk útmutatást nyújt Önnek a dokumentumkezelési terv összeállításához, de mielőtt belevágnánk, tisztázzuk, mi is az a dokumentumkezelés?

Mi a dokumentumkezelés?

A dokumentumkezelés az az, ahogyan egy vállalat kezeli a dokumentumait, beleértve az információk létrehozását, elosztását, rendszerezését és tárolását.

A dokumentumkezelési tervnek ki kell terjednie minden olyan módszerre és eljárására, amelyet a cég használ az információk hatékony és biztonságos megőrzése érdekében.  

Azokra a vállalatokra, akik gyakran ellenőrzött és jól szabályozott iparágban működnek különösen igaz, hogy nagyon biztonságos és központi módon kell tudniuk biztosítani a vállalati dokumentumok megőrzését és hozzáférését. Ez garantálja ugyanis, hogy a megfelelő emberek gyorsan férhessenek hozzá a kért dokumentumokhoz.

Útmutató a dokumentumkezelési terv összeállításához

Erős projektcsapat felállítása

Az első lépés egy dokumentumkezelési terv összeállításához egy erős projekt csapat felállítása a cél elérése érdekében. Ennek a csapatnak olyan emberekből kell állnia, akik kellő ismerettel és tapasztalattal rendelkeznek az Ön vállalatát illetően.

A projekt csapat kulcsszereplői lehetnek szervezeten belüli személyek, vagy akár külsős felek is, akik segítik a szervezet működését. Bizonyosodjon meg róla, hogy különböző részlegekről csatlakoznak a csapathoz.

Ez azért rendkívül fontos, mert a különböző részlegekről érkező tagok tisztább képet tudnak adni a jelenlegi működésről, emellett pedig közvetítőként is működhetnek a projekt és az egyéb csoportok között.

Eljárások egyértelmű meghatározása

A kevesebb néha több. Gondoskodjon róla, hogy bármilyen dokumentumkezelési stratégiát is dolgoz ki, az legyen könnyen megérthető és átlátható minden alkalmazott számára. Távolítsa el a felesleges lépéseket.

Minden egyes dokumentum azonosítása

Egy sikeres dokumentumkezelési rendszer összeállításához elengedhetetlen a projektcsoport által kezelt dokumentumok azonosítása. Ebben a lépésben vizsgáljuk meg azt is, hogy hogyan használja a szervezet a különféle dokumentumtípusokat.

Ez a folyamat időbe telhet, mivel a projektcsapatnak a szervezet minden területén fel kell mérnie a dokumentumokat. Ez magában foglalja mind az elektronikus, mind a papíralapú dokumentumokat.

Ennek a szakasznak a végén, sikeresen meg kell tudni határozni, hogy milyen dokumentumok vannak a szervezeten belül pl.:

• Kéziratok
• Fogyasztókhoz kapcsolódó információk
• Referenciaanyagok
• Duplikátumok
• Személyes dokumentumok
• Űrlapok stb.

Építse fel a saját dokumentumkezelési stratégiáját

A sikeres dokumentumkezelési terv összeállítása az erős dokumentumkezelési stratégián múlik. Győződjön meg róla, hogy az Ön által készített dokumentumkezelési stratégia tartalmazza:

• Hogy hogyan történik majd a dokumentumok összegyűjtése, előkészítése, tárolása, vizsgálata, vagy akár helyreállítása a szervezet által használt dokumentumkezelő rendszerből.
• Az egyes lépések teljesítésének kritériumait.
• Rögzíti, ha a szervezet a rendszert különböző részlegek között kívánja használni, vagy azt, ha az egyes részlegek más fájlrendszermegoldást igényelnek.
• Tartalmazza a dokumentumok törlésének/megsemmisítésének folyamatát, amikor azokra már nincs szükség.

Vizsgálja felül és szervezze újra a jelenleg tárolt fájlokat és dokumentumokat

Ez a lépés különösen hasznos lehet azon hibák kijavítására, amelyek észrevétlenek maradtak a jelenlegi fájlszerkezet felépítésekor.

Íme, néhány feladat, melyet a projekt csapatnak ezen a ponton el kell végeznie:

• Győződjön meg róla, hogy az új és régi fájlok kezelése és tárolása hasonló elven működik.
• Bizonyosodjon meg róla, hogy a fájlok elnevezése hasonló a különböző részlegeken is.
• Ellenőrizze, hogy a dokumentumok létrehozása ugyanazt a folyamatot követi-e az osztályok között is.
• Távolítsa el a felesleges dokumentumokat a rendelkezésre álló tárterület növelése és a vállalati erőforrások egyszerűsítése érdekében.

Távolítsa el a felesleges dokumentumokat

Szüntesse meg a rendetlenséget. Azonosítsa a felesleges fájlokat és az eltávolításhoz vagy adja át az érintett részlegnek, vagy végezze el a feladatot a projekt csapaton belül.

Bármelyik opció mellett is dönt, bizonyosodjon meg a dokumentumok megfelelő módon való megsemmisítéséről, hogy ne váljanak terhelő bizonyítékká.

Nem szükséges minden dokumentumot törölnie, vannak olyanok, amelyeket akár archiválhat is, ezzel létrehozva egy előzménynyilvántartást (ebben a tekintetben egy dokumentumkezelő szoftver nagy segítséget jelenthet.) A vállalat fejlesztheti az elavult és felesleges dokumentumok kezelésének folyamatait is.

Tesztelje az új dokumentumkezelő rendszerét

A tesztelés elengedhetetlen része minden projektnek, ezért ki kell próbálnia az új dokumentumkezelő rendszert.

Ne féljen letesztelni ezt az újonnan létrehozott rendszert, mert bár lehet, hogy fél, hogy a terve kudarcot vall, ez segíteni fog abban, hogy még időben kijavítsa és fejlessze a rendszert.

A teljes dokumentumkezelési terv célja, hogy a végén működőképes megoldás álljon rendelkezésre, és egy teszt nélkül biztosan azonnal telepíteni kívánná az új megoldását a munkakörnyezetbe.

Képezze ki az alkalmazottakat a kialakított rendszer helyes használatára

Tehát letesztelte az új dokumentumkezelő rendszerét, és megfelelően működik? Itt az ideje, hogy kiképezze alkalmazottait az új irányítási rendszer hatékony használatáról.

Összehívhat egy egész vállalatra kiterjedő értekezletet, ezáltal az összes munkatársát tájékoztathatja a dokumentumkezelő rendszer bevezetéséről és használatáról. Ez lehetővé teszi a vállalat gördülékenyebb működését.

Időszakos karbantartás és frissítő oktatások beütemezése

Egy jó rendszert megfelelő karbantartás nélkül hagyni, a leggyorsabb módja annak, hogy tönkre tegyünk valamit. Ezért a dokumentumkezelő rendszer létrehozása csak az első lépés volt a dokumentumkezelési stratégiában.

Győződjön meg róla, hogy tervezett-e időszakos karbantartás a rendszere számára. Ez elősegíti a rendszer fejlődését a vállalat növekedésével. 

A frissítő oktatásokkal biztosíthatja, hogy minden munkatárs tudja, hogy hogyan kell használni az Ön által létrehozott rendszert.

Záró gondolatok

Bár egy dokumentumkezelési terv kialakítása korántsem a legkönnyebb feladat; megfelelő tervezéssel és csapattal azonban sikeresen megvalósítható. Még akkor is, ha a csapata nem valami jó a dokumentációkészítésben, ugyanis számos szolgáltatás létezik pl., mint amilyen a Online Writers' Ratings weboldala is, amely hozzáférést biztosít olyan szervezetekhez, akik segíthetnek Önnek. Kövesse tehát a fenti útmutatót a megfelelő dokumentumkezelési terv felállításához.

Szerzőről: Írta: Ana Mayer, 3+ éves szakmai tapasztalattal rendelkező projektvezető. Míg az éppen futó projektek tudják őt nélkülözni (azaz szinte soha), szabadidejében szeret olvasni és szakértői anyagokat készít a Best Writers Online számára. Az ilyen jellegű munka, lehetőséget adott számára, hogy a leginkább releváns témákról készítsen cikkeket.