Ügyfélkiszolgálás javítása DMS rendszerrel

Ügyfélkiszolgálás javítása DMS rendszerrel

Írta: Ana Canteli 2022. április 8-án

Ha az ügyfél-információkról beszélünk a dokumentumkezelés egy szervezetben alapvető fontosságú, de olyan kritikus pontjai vannak, amelyet nehéz megoldani. Végtére is, egyetlen valamirevaló vállalat sem engedheti meg magának, hogy termékeinek vagy szolgáltatásainak vevői nélkül fennmaradjon. Ennélfogva az ügyféldokumentum-kezelés fenntartása, sőt javítása elengedhetetlen mind operatív, mind stratégiai szinten. Elfordulhat, hogy a munkát befejezettnek tekinthetik azáltal, hogy a potenciális ügyfélből ténylegesen ügyfél válik. Itt azonban nem fejeződik be a munka, ugyanis amikor egy természetes vagy jogi személy minket választ, ügyfélként kezdi a kapcsolatot. A mi felelősségünk, hogy ez a kapcsolat a lehető legpozitívabb és legkielégítőbb legyen számára és szervezetünk számára is.

A dokumentumkezelés előnyei az ügyfélkapcsolat-kezelésben

A vállalkozásunk számára elengedhetetlen egy olyan menedzsment platform használata, mely biztosítja a legjobb ügyfélkapcsolatot. Tekintettel a kereskedelmi, értékesítési és értékesítés utáni folyamat során kezelhető információk mennyiségére és sokféleségére, kifejezetten ajánlott olyan dokumentumkezelő szoftverrel rendelkezni, amely segít maximalizálni a birtokunkban lévő információk használhatóságát. Ezzel a következő előnyökből is profitálhatunk:

• Üzleti folyamatok fejlesztése: A legtöbb vállalatnál az informatikától a humánerőforrásig, minden tevékenység feladatokra van felosztva, melyek bármikor fejleszthetők. A dokumentumkezelő szoftver használatával könnyebben javíthatók a folyamatok; akár automatizálással, dokumentumok digitalizálásával, új aláírási megoldásokkal, például elektronikus aláírással, digitális aláírással, ügyfélkapukhoz való hozzáféréssel stb. Mindezek hozzájárulnak az üzleti folyamatok irányításának fejlesztéséhez és az ügyfélkapcsolatok javításához.

• Időt és pénzt takaríthat meg: A folyamatfejlesztés egyik eredménye, hogy mind a vállalat dolgozói, mind az ügyfél eltekinthet olyan lépésektől, amelyek korábban elkerülhetetlenek voltak, mint például az utazás, az ügyfélszolgálaton való kötelező személyes jelenlét vagy az időbeli korlátozások stb. Az alkalmazottak és az ügyfelek a dokumentumkezelő szoftverek segítségével idő-és helybeli korlátozásoktól függetlenül hozzáférhetnek a szükséges információkhoz és dokumentációkhoz. Az elégedettséget tovább növeli az a tényező is, hogy minden információt sokkal gyorsabban elérhetnek.

• Új kommunikációs csatornák: A dokumentumkezelő rendszerrel való munka lehetővé teszi a vállalat minden termelési és szervezési folyamatának összehangolását. Mindez a tevékenységek egyesítését és olyan új kihívások megoldását jelenti, mint az elektronikus formátumok kezelése, az adatbázis-kezelés vagy a tudásmenedzsment. De feltételezi az információcsere új módjainak létrehozását is, ami megkönnyíti és elmélyíti az ügyféllel való kapcsolatot.

• Nagyobb információbiztonság: A DMS szoftvereknek köszönhetően a vállalat biztosítani tudja, hogy minden alkalmazott vagy ügyfél a saját szerepkörének és igényeinek megfelelően férjen hozzá a rendszerhez. Mind az eszköz, mind a hozzáférhető dokumentumtár az egyes felhasználókhoz igazodik, a platform pedig lehetővé teszi mindannak teljes körű ellenőrzését, ami a dokumentumkezelő rendszerben történik.

A CRM szoftverek előnyei

Egy dokumentumkezelő szoftver minden szükséges funkciót biztosít ahhoz, hogy a vállalat információinak és dokumentációjának kezelése az egész szervezeten belül biztosított legyen. A CRM, vagyis az ügyfélkapcsolat-kezelés egy olyan szoftvermegoldás, amely tökéletesen idomul az utóbbival fennálló üzleti kapcsolathoz. Bár egy DMS alkalmazkodik a kereskedelmi folyamat összes követelményéhez, mindig érdemes felmérni egy ilyen típusú program előnyeit is. Ezeknek köszönhetően alkalmazhatjuk a következő javaslatokat:

• Az ügyfél véleménye: Anélkül, hogy vitatnánk, hogy az ügyfélnek mindig igaza van-e, vagy hogy az ügyfél prioritást élvez-e, létfontosságú tudni, hogy mit gondol arról, amit csinálunk. Ez segít felmérni elégedettségének fokát, potenciális hűségét, hogy jó úton haladunk-e, észlel-e bármilyen hibát vagy eshetőséget, amivel eddig nem találkoztunk. A legtöbb CRM lehetővé teszi, hogy ügyfélenként rekordokat hozzunk létre, amelyekhez hozzáadhatjuk az ilyen típusú információkat.

• Support vagy ügyfélszolgálat: Számos CRM felkészült arra, hogy az ügyfélnek szüksége van a támogatásra, legyen szó incidensek, panaszok, javaslatok vagy elégedettségi felmérések rögzítéséről. A CRM segít fenntartani a szolgáltatás minőségét a kereskedelmi alkalmazottak számára, és megkönnyíti számukra a kereskedelmi kampányok nyomon követését és előkészítését.

• Termékek és szolgáltatások népszerűsítése: A rendszer bizonyos időpontokban kedvezményeket kínálhat az ügyfeleknek, releváns tartalmakat küldhet, bejelentheti a vállalat termékeinek és szolgáltatásainak fejlesztéseit stb.

• Ügyfélportál: Az ügyfelek ma már nem elégednek meg azzal, hogy postai úton vagy telefonon leadják a megrendelésüket, és várják, hogy a termék vagy szolgáltatás megérkezzen. Épp ezért a CRM-megoldások tartalmaznak hozzáférést az ügyfelek számára a szállítási lehetőségekhez, a nyomon követéshez, a szállítási állapotról szóló értesítésekhez, a GY.I.K. részhez, és szükség esetén az ügyfélszolgálati munkatársakkal való közvetlen kapcsolattartáshoz.

Miért fontos a dokumentumkezelés és az ügyfélkapcsolat-kezelés integrálása?

Azt már korábban is említettük, hogy a dokumentumkezelő rendszerek akár az egész cégre kiterjedő tevékenységeket láthatnak el, ami számos előnnyel jár. A dokumentumkezelés hatóköréből és a CRM-ek relevanciájából származó előnyök mindkét megoldás integrálását természetes és fontos lépéssé teszik bármely vállalkozás digitális átalakulásában. 

Az említett okok miatt az OpenKM és az FHS, egy szoftverfejlesztő cég és az Odoo - egy CRM szolgáltató - partnere azon dolgozik, hogy a két platform között olyan integrációt hozzon létre, amely minden felhasználó számára előnyös.

Az FHS az OpenKM-mel közösen végzi a fejlesztéseket

Az FHS számítógépes és szoftveres megoldásokat kínál cégek számára, így az OpenKM együttműködésével ennek a fejlesztésnek tökéletes partnerei.

Amennyiben még több információra van szüksége arról, hogyan javíthatja az OpenKM az ügyfélkiszolgálást, keressen minket bizalommal!