Top 7 digitális eszköz, amellyel 2022-ben fellendítheti vállalkozását

Top 7 digitális eszköz, amellyel 2022-ben fellendítheti vállalkozását

Írta Thomas Salvatori 2022 március 4-én

Így 2022-ben már nagy bizonyossággal kijelenthetjük, hogy a jövő a digitalizáció felé halad. Éppen ezért fontos, hogy figyelmünket olyan digitális eszközökre és szoftverekre irányítsuk, amelyek segítenek a strukturálásban és a mindennapi feladatok elvégzésében.

Ez történhet a folyamatok automatizálásával vagy a dokumentumok egyszerű átvitelével analóg formátumból digitálisba. Ismeretek nélkül belevágni azonban a digitalizációba kockázatos lehet, hiszen vannak buktatói és rosszul is elsülhet.

Hogy segítsünk azoknak a vállalkozásoknak, akiknek kétségei vannak, vagy nem rendelkeznek elegendő tudással a témakört illetően, összeállítottunk egy listát azokról a piacon fellelhető digitális eszközökről, amelyek hasznosak lehetnek a vállalat irányítása szempontjából.

7 digitális megoldás, amellyel fellendítheti vállalkozását

Számviteli szoftver

A könyvelés talán az egyik legfárasztóbb és egyben a legszükségesebb feladat is a vállalatok működése szempontjából.

Ennek elhanyagolása bizony negatív meglepetésekhez és mutatókhoz, valamint bírságokhoz vezethet, amelyek veszélyeztetik a vállalkozás jövedelmezőségét.

Éppen ezért ajánlott egy számviteli szoftver használata. A könyvelőprogramok felelnek az összes kimenő és beérkező számla rendezett könyveléséért és karbantartásáért.

Azzal, hogy a számlákat egy helyen tároljuk, lehetővé tesszük azt, hogy a dokumentumok bemutatásakor csak egy fájlt kelljen letöltenünk. A legtöbb könyvelő szoftver ugyanis képes az összes számlát összekészíteni egy fájlba, amelyet aztán könnyedén bemutathatunk, vagy csatolhatunk az adóhivatalnak. Amennyiben ez megtörtént már csak a bevételi kimutatás státuszát kell ellenőriznünk és várni az eredményre.

Továbbá, gyakran tartalmaznak banki egyeztetésre alkalmas funkciót is, amellyel időt takaríthat meg a számlaellenőrzés, valamint a bevételek egyezőségének vizsgálata során.

Optikai karakterfelismerő

Az optikai karakterfelismerés - vagy angol rövidítése szerint OCR - az utóbbi évek egyik legértékesebb technológiája.

Mint már említettük, a 21. században minden digitalizálódik. Amellett, hogy a papír nem környezetbarát, még sérülékeny is, továbbá sok helyet foglal és könnyen elveszik.

Lehet, hogy mi már 100%-ban digitalizáltak vagyunk, de más vállalkozások, amelyekkel együtt dolgozunk, még nem feltétlenül. Emiatt egyszerre fizikai és digitális dokumentumokkal is foglalkoznunk kell, ami akadályozza többek között a hatékony számlázást és a humán erőforrásokat.

Az optikai karakterfelismerést végző technológia egyre szélesebb körben terjed el. Feladata ugyancsak a dokumentumok digitalizálása, de egy sokkal teljesebb módon.

Nem korlátozódik kizárólag a dokumentumok beszkennelésére, hanem minden egyes karaktert analizálva átalakítja a dokumentumot digitális fájllá. Még akkor is, ha egy képet csatolunk, a rendszer egy 100%-ban digitális dokumentumot fog előállítani. Ugyanolyan digitális dokumentum keletkezik, mintha azt egy digitális szoftverrel hoztuk volna létre.

Ezáltal digitális formában kezelhetjük és tárolhatjuk vállalkozásunk minden fontos dokumentumát. Jobb indexet kaphatunk, és hozzáadhatunk minden szükséges metaadatot a keresés megkönnyítése érdekében.

Dokumentumkezelő rendszer

Az előző logika mentén folytatjuk, a dokumentumok tárolására és kezelésére alkalmas eszközök részletezését.

A dokumentumkezelő rendszer az a szoftver, amely felelős egy adott tevékenység ellátáshoz szükséges összes hasznos és releváns dokumentum tárolásáért, rendszerezéséért, rögzítéséért és digitalizálásáért.

A dokumentumkezelő eszközt jellemzően a digitális fájlok tárolására használjuk, de képes kiszolgálni a fizikai dokumentumokat is. A dokumentumkezelő rendszer képes megmondani, hogy egy adott fizikai dokumentumot melyik polcon, folyosón, szobában stb. találhatjuk meg.

A digitális dokumentumok esetében még jelentősebb funkcionalitással bír. Amellett, hogy jelzi, hogy hol van a dokumentum, közvetlenül is hivatkozhatunk rájuk, így egyetlen kattintással meg nyithatjuk őket.

Ugyanaz a szoftver felel a dokumentumok létrehozásáért és digitalizálásáért. Így mindent, ami korábban egy egész szobát felemésztett, egyetlen számítógépre tehetünk át. Ráadásul mappák szerint rendezve és a kereséshez optimálisan indexelve.

Az ilyen típusú eszköz exponenciálisan növeli a hatékonyságot, mivel sok időt takarít meg a dokumentumok keresésével.

Az automatikus osztályozási és besorolási rendszernek köszönhetően még a dokumentumok tárolása során is jelentős mennyiségű időt spórolhatunk meg. Ugyanis a rendszer automatikusan felismeri a dokumentumok egyedi jellemzőit, és aszerint osztályozza őket.

Vállalati tartalomkezelő rendszer

A vállalati tartalomkezelő rendszert gyakran összekeverik a korábban tárgyalt dokumentumkezelő eszközökkel.

Bár a kettő összefügg, mint később látni fogjuk, mégis különböző fogalmakról van szó.

Míg utóbbi nem feltétlenül egy vállalatra vonatkozik, addig a vállalati tartalomkezelő - angol rövidítése ECM - kifejezetten egy vállalat tartalmára összpontosít.

Néhány szóval, az ECM a tartalomért felel, amely alatt nem csak fájlokat és dokumentumokat értjük, hanem a strukturálatlan információkat is. Ezek lehetnek dokumentumok, szöveges fájlok, képek, weboldalak, videók, hanganyagok stb.

Ezt a tartalmat rögzítik és tárolják, az ERM pedig azon tevékenységek összessége, amelyek felelősek a dokumentumok egyszerű, szervezett és könnyen megtalálható módon történő rögzítéséért és kezeléséért.

Ugyanakkor lehetővé teszi, hogy a fájlok átadása és megosztása a vállalaton kívüli vagy belső felhasználók számára biztonságosan hozzáférhető legyen.

Ezért elmondhatjuk, hogy bár különbözőek, általában minden magára valamit is adó ERM-en belül találunk olyan dokumentumkezelő rendszereket, mint az előbb említettek.

CRM

Beszéltünk már a dokumentumkezelésről és a könyvelésről, de még nem említettük meg a vállalkozások egy további kritikus szempontját: az ügyfeleket.

Az ügyfelek azok, akik végső soron meghatározzák vállalkozásunk sikerét vagy kudarcát. Ezért fontos, hogy megadjuk nekik a megérdemelt figyelmet, és igyekezzünk megtartani őket, nem pedig elveszíteni.

Az ügyfélkapcsolat-kezelő - angolul CRM - használata gondoskodik erről és még sok másról is.

A CRM felelős az ügyfélinformációk tárolásáért, függetlenül attól, hogy milyen csatornán keresztül jutottak el a vállalkozásunkhoz.

Az információ és az adatok manapság nagyon értékesek, így, ha tudjuk, hogyan kell jól használni őket, akkor segíthetik vállalkozásunk sikerét.

Ügyfeleink adatainak birtokában személyre szabott, azaz az ő ízlésükre szabott marketingstratégiákat hozhatunk létre.

Ha konkrét ajánlatokat kínálunk nekik kedvenc termékeikre vonatkozóan vagy olyan termékekre, amelyekről úgy gondoljuk, hogy érdekelhetik őket, akkor az kiváló módja lehet az értékesítés növelésének.

Ugyanez alkalmazható az ügyfélszolgálatra is. Ha az első pillanattól kezdve rendelkezünk egy olyan aktával, amely tartalmazza az ügyfelünk összes információját és történetét, akkor első osztályú szolgáltatást tudunk nyújtani, amelyet az ügyfél biztosan értékelni fog.

Felhős tárhely

Már tudjuk, hogyan kezeljük a birtokunkban lévő dokumentumokat és információkat. De ha át akarunk térni a digitális világba, akkor meg kell válnunk a fizikai formátumú tárolástól is.

A felhőalapú adattárolás ma már a valóság. Mindenféle eszköz, szoftver és vállalat használja, mivel a fizikai formátummal szembeni előnyei miatt kézenfekvő választás.

Először is mindenhonnan elérhető, azaz függetlenül attól, hogy Ön hol van, könnyen hozzáférhet minden dokumentumához. Mindössze egy böngészőre és internet-hozzáférésre van szüksége.

Másodszor, minden dokumentum titkosítva van, és az Ön biztonsága érdekében csak engedélyezett hitelesítő adatokkal lehet hozzáférni. Ezenkívül automatikus biztonsági mentések készülnek, hogy bármi történjék is, ne veszítse el a fájljait.

Harmadszor, sokkal könnyebb a dokumentumok átadása és cseréje. Csak egy linket kell elküldeni, és bárki hozzáférhet a dokumentumhoz, függetlenül attól, hogy milyen típusú eszközzel rendelkezik.

Végül, de nem utolsósorban az ára. Ön csak a használt tárhelyért fizet. Ráadásul könnyen testre szabható. Ha több tárhelyre van szüksége, akkor bővíteni kell, ha kevesebbre, akkor ugyanilyen könnyedén csökkenthető is.

Konklúzió

Bár vállalkozásának digitalizálása nehéz feladatnak tűnhet, mégis az olyan eszközök használata által, mint a fent említettek is, sokkal élvezetesebbé válhat a folyamat.

Rövid időn belül láthatja majd a folyamatok és eljárások digitális eszközökkel történő automatizálásának eredményeit.

Tanulmányozza át jól a vállalatának szerkezetét és tevékenységeit, és határozzon meg egy stratégiát, hogy lássa, mely részlegek profitálhatnak a digitalizálásból.

Lehet, hogy a fenti listán szereplő eszközök közül néhány nem vonatkozik az Ön vállalkozására, de akár inspirálhatják arra, hogy olyan alternatívák után nézzen, amelyek jobban illeszkednek az Ön igényeihez.

A lényeg, hogy döntsön, és indítsa el vállalkozását a digitális világba!

Szerzőről: Thomas Salvatori. Tartalomkészítő fordító és író. Mintegy tízéves tapasztalattal rendelkezik az értékesítés, a beszerzés, a raktárkezelés, a csoportvezetés és a humánerőforrás, a kommunikáció és a vállalkozói tevékenység területén a B2B és a B2C területén. Tudását jelenleg a technológia, a digitalizáció és a SaaS bevezetésének segítésére fordítja a helyi vállalatok számára.