Távoli kézzel írt aláírás

Távoli kézzel írt aláírás

Írta Ana Canteli,  2023. szeptember 4-én

Mi az a távoli kézzel írt aláírás?

A kézzel történő távoli aláírás egy olyan eljárás, amelynek során egy személy kézzel aláír egy dokumentumot, de ezt elektronikusan és távolról teszi, ahelyett, hogy személyesen, papíron tenné. Ez olyan technológiai eszközökkel történik, mint például grafikus táblagépek, digitális tollak vagy akár érintőképernyővel ellátott mobileszközök.

A kézzel történő távoli aláírási folyamat általában a következőket foglalja magában:

1. A digitális aláírás létrehozása: A személy egy elektronikus eszközzel létrehozza a digitális aláírást, ahol az aláírást rögzítik és digitális fájlba konvertálják.

2. Kapcsolódás a dokumentumhoz: A digitális aláírást egy speciális kézzel írott távoli aláíró szoftver segítségével összekapcsolják a dokumentummal, amely lehetővé teszi az aláírás megfelelő helyen történő szuperponálását a dokumentumba.

3. Személyazonosság ellenőrzése: Az aláírás hitelességének biztosítása érdekében biztonsági intézkedéseket lehet bevezetni, például az aláíró személy személyazonosságának hitelesítését jelszavak, ujjlenyomatok vagy kétfaktoros hitelesítés segítségével.

4. Tárolás: A kézzel írt távoli aláírással aláírt dokumentumot biztonságosan tárolják egy elektronikus dokumentumkezelő rendszerben, amelyet saját szerverre vagy felhőalapú tárolási szolgáltatásokra telepítenek.

5. Jogi megfelelés: Számos országban a kézzel írott távoli aláírás jogilag érvényes és bíróság előtt elfogadható, ha teljesülnek a meghatározott hitelesítési és biztonsági követelmények.

Ez a kézzel írott távoli aláírási megközelítés jelentős előnyökkel járhat a hatékonyság és a kényelem szempontjából, mivel kiküszöböli a papíralapú dokumentumok kinyomtatásának, kézi aláírásának és szkennelésének szükségességét. A jogszabályi előírások betartása azonban elengedhetetlen, ha ezt az aláírási módszert jogi vagy üzleti helyzetekben kívánja alkalmazni.

Hogyan kell használni a távoli aláírást?

A távoli aláírás digitális technológiákat alkalmazva, a kézzel írott aláírás elektronikus formában történő rögzítésére szolgál.

• Dokumentum előkészítése: Az első lépés az aláírást igénylő dokumentum előkészítése. Az OpenKM-ben PDF dokumentumot vagy más kompatibilis formátumot is választhatunk.

• Személyazonosság-hitelesítés: Mielőtt engedélyeznénk valakinek, hogy távolról aláírjon egy dokumentumot, fontos az aláíró személyazonosságának ellenőrzése.

• Távoli kézi aláíró eszköz használata: Az OpenKM egy távoli aláírásra specializálódott elektronikus aláírási eszközt használ. Ezek az eszközök egy olyan felületet biztosítanak, ahová a digitális dokumentum feltölthető.

• Aláírás létrehozása: Az aláíró személynek egy megfelelő eszközzel, például grafikus táblagéppel vagy okostelefonnal kell létrehoznia kézzel írt aláírását az eszköz felületén. Az aláírás digitálisan rögzítésre kerül, és beállítható, hogy úgy nézzen ki, mint egy papíralapú aláírás.

• Aláírás elhelyezése: Az OpenKM kézzel írt távoli aláíró alkalmazása a digitális aláírást a dokumentumon a kijelölt helyen helyezi el.

• Felülvizsgálat és megerősítés: A felhasználó korrigálhatja az eszközön keresztül a kézjegyet. Ha elfogadja, akkor az aláírás megtörténik, és lehetősége lesz megtekinteni a dokumentum aláírt változatát.

• Mentés és elküldés: Az OpenKM kézzel írt távoli aláírási eszköz automatikusan elmenti az aláírt dokumentumot a dokumentumkezelő rendszerben.

• Biztonságos tárolás: Az OpenKM megfelelő környezetet biztosít az aláírt dokumentum biztonságos tárolásához, és az Ön joghatóságában érvényes iratmegőrzési előírásoknak való megfeleléshez.

Az OpenKM 100%-ban paraméterezhető, így a helyi törvényeknek és előírásoknak való megfeleléshez szükséges igazítások elvégezhetők, és biztosítható, hogy a kézzel írt távoli aláírás megfeleljen a szükséges biztonsági és hitelesítési szabványoknak.

A távoli kézzel írt aláírás előnyei

A kézzel írott távoli aláírás számos előnnyel jár mind a magánszemélyek, mind a vállalkozások számára. Ezek az előnyök a következők:

• Nagyobb kényelem: Az OpenKM távoli kézzel írt aláírása kiküszöböli a papír alapú dokumentumok kinyomtatásának, kézi aláírásának és szkennelésének szükségességét, így időt és erőforrásokat takarít meg.

• Költségmegtakarítás: Csökkenti a papírral, tintával, postai kézbesítéssel és az aláírt dokumentumok fizikai tárolásával kapcsolatos kiadásokat.

• Nagyobb folyamatsebesség: A dokumentumok gyorsan aláírhatók és feldolgozhatók az OpenKM-ben, ami egyszerűsíti a munkafolyamatokat és lerövidíti a kézbesítési időt.

• Bárhol történő hozzáférés: Lehetővé teszi a dokumentumok aláírását bármilyen internet-hozzáféréssel rendelkező helyről, ami különösen hasznos olyan helyzetekben, amikor az aláírók különböző helyszíneken tartózkodnak.

• Hibák csökkentése: A távoli kézzel írt aláírások használata az OpenKM-ben minimalizálja az aláírások hozzárendelésével vagy a fizikai dokumentumok elvesztésével kapcsolatos hibák lehetőségét.

• Fokozott biztonság és hitelesítés: Az OpenKM kézzel írott távoli aláírási megoldása fejlett biztonsági intézkedéseket alkalmaz, például biztonsági hitelesítést, az elektronikus aláírások integritásának és hitelességének biztosítása érdekében.

• Elősegíti a jogszabályi megfelelést: Az OpenKM kézzel írott távoli aláírása számos joghatóságban megfelel a jogi követelményeknek és az elektronikus aláírási szabályoknak, megkönnyítve ezzel a jogszabályoknak való megfelelést.

• Javítja az ökológiai lábnyomot: A papírfelhasználás és a fizikai dokumentumszállítás szükségességének csökkentése hozzájárul a környezeti fenntarthatósághoz.

• Ellenőrzési előzmények: Az OpenKM kézzel írt távoli aláírási alkalmazása rögzíti az aláírási tevékenységeket, így könnyen ellenőrizhető és nyomon követhető, hogy ki és mikor írta alá a dokumentumot.

• Nagyobb rugalmasság és skálázhatóság: Alkalmazkodni tud a különböző igényekhez és vállalati méretekhez, a kisvállalkozásoktól a nagyvállalatokig.

• Fizikai munkahelytől való függőség csökkentése: Az OpenKM kézzel írott távoli aláírási alkalmazás használata megkönnyíti a távmunkát és az online együttműködést, mivel a dokumentumok hatékonyan aláírhatók és megoszthatók anélkül, hogy fizikailag az irodában kellene tartózkodni.

Összefoglalva, az OpenKM kézzel történő távoli aláírás funkciója hatékony és sokoldalú megoldást kínál a dokumentumok aláírására, javítva az üzleti folyamatok hatékonyságát és csökkentve a papír alapú dokumentumokhoz kapcsolódó költségeket.

Kézzel írt távoli aláírás az elektronikus dokumentumkezelésben

A kézzel írt távoli aláírás alapvető szerepet játszik az elektronikus dokumentumkezelésben, mivel távolról megkönnyíti a dokumentumok digitális aláírását. Az alábbiakban bemutatjuk, hogyan épül be a távoli aláírás az elektronikus dokumentumkezelésbe, és mi az alapvető szerepe:

1. Dokumentumok digitalizálása: Az elektronikus dokumentumkezelésben az első lépés általában a papíralapú dokumentumok digitalizálása, vagy a dokumentumok közvetlenül digitális formátumban történő létrehozása. Amint a dokumentumok elektronikus formátumban vannak, lehetőség nyílik a távoli aláírás alkalmazására.

2. Elektronikus dokumentumok létrehozása és szerkesztése: Az OpenKM lehetővé teszi az elektronikus dokumentumok hatékony létrehozását, szerkesztését és rendszerezését. Ebbe a folyamatba integrálódik a távoli aláírás, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy elektronikusan aláírják az általuk létrehozott vagy szerkesztett dokumentumokat.

3. Dokumentumok benyújtása és jóváhagyása: Számos üzleti munkafolyamatban dokumentumokat kell elküldeni más személyeknek vagy részlegeknek felülvizsgálatra és jóváhagyásra. Az OpenKM távoli kézzel történő aláírása lehetővé teszi, hogy a dokumentumokat digitálisan aláírják a jóváhagyásért felelős személyek, még akkor is, ha különböző földrajzi helyeken tartózkodnak.

4. Jogi megfelelés: Számos joghatóságban a kézzel írt távoli aláírás megfelel az elektronikus aláírásra vonatkozó jogi előírásoknak és szabályozásoknak. Ez elengedhetetlen ahhoz, hogy az elektronikus dokumentumok jogilag érvényesek legyenek, és felhasználhatók legyenek jogi vagy kereskedelmi eljárásokban.

5. Biztonságos tárolás: A távolról aláírt elektronikus dokumentumokat az OpenKM biztonságosan tárolja, mind a helyben elérhető változatban, mind az OpenKM Cloudban. Az elektronikus aláírás további biztonsági szintet nyújt a dokumentumnak, mivel rögzíti, hogy ki, mikor és még azt is, hogy milyen eszközről írta alá.

6. Auditálás és nyomon követés: Az OpenKM távoli kézzel történő aláírása az elektronikus dokumentumok nyomon követését és auditálását is megkönnyíti. Az aláírási rekordok lehetővé teszik a dokumentummal kapcsolatos tevékenységek részletes nyomon követését, ami segít a folyamatok hitelességének és megfelelőségének ellenőrzésében.

7. Munkafolyamatok automatizálása: A távoli aláírások integrálása az elektronikus dokumentumkezelésbe munkafolyamatok automatizálásához vezethet. Ha például egy dokumentumot elektronikusan aláírtak, az automatikusan elindíthatja a folyamat következő szakaszát, például a tárolást, a szállítást vagy a jóváhagyást.

A távoli aláírás alapvető szerepet játszik az elektronikus dokumentumkezelésben, mivel lehetővé teszi a dokumentumok biztonságos és hatékony aláírását digitális környezetben. Ez nemcsak a termelékenységet és a hatékonyságot javítja a dokumentumkezelésben, hanem megkönnyíti az előírásoknak való megfelelést, valamint magasabb szintű biztonságot és nyomon követhetőséget biztosít a dokumentumfolyamatokban.

A távoli kézzel írott aláírás használatakor figyelembe veendő dolgok

Számos előnye ellenére a kézzel írott távoli aláírásnak vannak hátrányai is, amelyeket figyelembe kell venni:

• Technológiai követelmények: A kézzel írt távoli aláírás használatához elektronikus eszközökhöz, például grafikus táblagépekhez, digitális tollakhoz vagy érintőképernyős mobileszközökhöz kell hozzáférni. Ez nem biztos, hogy minden felhasználó vagy aláíró számára elérhető, ami korlátozza az alkalmazhatóságát.

• Internetkapcsolat: A kézzel írott távoli aláíráshoz stabil internetkapcsolat szükséges a megfelelő működéshez. Ha a kapcsolat lassú vagy megszakad, az aláírási folyamat késedelmet vagy problémát okozhat.

• Biztonság: Bár a kézzel írott távoli aláírási megoldások általában biztonságosak, a megfelelő hitelesítési és biztonsági intézkedések hiányában fennáll az adathalászat vagy csalás potenciális kockázata.

• Korlátozott elfogadottság: Bár a kézzel írott távoli aláírás számos joghatóságban legális, még mindig előfordulhatnak olyan helyzetek, amikor az érintett felek a papíralapú aláírást részesítik előnyben, vagy kételyeik vannak az elektronikus aláírás jogi érvényességével kapcsolatban. Ezekre az esetekre az OpenKM rendelkezik szkennelési és digitális aláírási alkalmazásokkal.

• Oktatás és képzés: A felhasználóknak képzésre lehet szükségük a távoli kézzel írt aláírási eszközök megfelelő használatához és a kapcsolódó biztonsági intézkedések megértéséhez. Az OpenKM speciális tanfolyamokat kínál az OpenKM Academy online képzési platformon a képzés megkönnyítése érdekében.

• Szolgáltatóktól való függőség: A kézzel írott távoli aláírási megoldások gyakran külső szolgáltatóktól vagy platformoktól függenek, ami aggályokat vethet fel a szolgáltatás hosszú távú rendelkezésre állásával és folyamatosságával kapcsolatban. Ezért az OpenKM a Professional verzióban a szoftver örökös beszerzését is lehetővé teszi.

• Adatvédelmi kérdések: A kézzel írott távoli aláírás gyakran személyes adatok és dokumentumok online átvitelével és tárolásával jár, ami adatvédelmi aggályokat vet fel, ha nem megfelelően kezelik. E kockázatok csökkentése érdekében az OpenKM minden jogi és eljárási garanciát biztosít a személyes adatok védelmére vonatkozóan.

• Ellenállás a változással szemben: Egyesek ellenállhatnak a változásnak, és a hagyományos papíralapú aláírási módszereket részesítik előnyben, ami bizonyos környezetekben kihívássá teszi a kézzel írott távoli aláírások bevezetését. Az új technológia barátságos megismertetése a potenciális érdekeltekkel az OpenKM Akadémián keresztül javíthatja a kézzel írott távoli aláírás elfogadottságát.

A kézzel írt távoli aláírás funkció beépítése az OpenKM dokumentumkezelő szoftverébe jelentősen javíthatja a szervezet elektronikus dokumentumkezelésének hatékonyságát és eredményességét, miközben csökkentheti a papír alapú dokumentumokhoz kapcsolódó költségeket és környezeti terhelést. Ezek az előnyök értékessé teszik a távoli kézzel írt aláírást a dokumentumkezelési folyamataikat optimalizálni kívánó vállalatok és szervezetek számára.