Távmunka és dokumentumkezelés

Távmunka és dokumentumkezelés

Írta Ana Canteli 2020. Március 20-án

A távmunka, avagy „home office” egyre népszerűbb a vállalatok körében, kivéve természetesen ez alól azokat a munkaköröket, amelyek fizikai jelenlétet igényelnek például: építőipar, kézműipar, vendéglátás stb. Az otthoni munkavégzés minden vállalkozás számára elérhető lehet és kialakítható úgy, hogy az a résztvevő felek (vállalat és a munkavállaló) szempontjából egyaránt előnyös legyen. – Tekintettel a vírusra számos országban az otthoni munkavégzés vált az elsődleges munkaformává. A „home office” megfelelő körülményeinek megteremtése azonban alapos tervezést és előkészítést igényel, amelyről a cikk további részében olvashat bővebben.

Tervezés és megvalósítás

Amennyiben szeretné a távmunka minden előnyét kihasználni és lehetőség szerint elkerülni, vagy minimalizálni az ezzel járó kellemetlenségeket, akkor kövesse az alábbi lépéseket:

• Megvalósíthatósági tanulmány: Az otthoni munkavégzés bevezetésére tekinthetünk úgy, mint a vállalat egy projektjére és mint ilyen, első lépésként egy megvalósíthatósági tanulmányt érdemes készíteni. Ajánlott egy olyan csapatot összeállítani, aki képes felmérni, hogy milyen problémák, nehézségek léphetnek fel az otthoni munkavégzés során és hogy miként lehet ezeket megoldani vagy kiküszöbölni. Így az összes érintett tényezőt megvizsgálhatjuk, a cég és a munkavállalók igényeitől kezdve akár a vezetői réteg szükségletéig. Ezen felül a megvalósíthatósági tanulmány eredményeként felsorolhatjuk a projektben részt vevő területeket vagy szervezeti egységeket is.

• Szükséges feltételek definiálása: Ha úgy döntünk, hogy a projektet érdemes megvalósítani, akkor a következő lépésként meg kell határozni azokat feltételeket, amelyeknek a távmunkára jelentkező személynek eleget kell tennie, valamint definiálni kell azokat az eszközöket, erőforrásokat, amelyek segítenek a projekt megvalósításában. Ideértve a lehetséges képzési igényeket, a távmunkát támogató erőforrásokat és felszereléseket – hardver és szoftverigényeket pl. laptop, telefon, email fiók, dokumentumkezelő/vállalati tartalomkezelő rendszer stb.-karbantartás, biztonsági és felügyeleti előírások stb. Ideális esetben a távmunka minden munkavállaló számára egy lehetséges opció, ez azonban nem garantálja azt, hogy minden pozíció alkalmas lenne erre, sem pedig azt, hogy minden alkalmazott megfelel a home office követelményeinek. Továbbá figyelembe kell venni, hogy a távmunka nem csak a munkavállalót, de a közvetlen felettesét is érinti, akinek együtt kell működnie az új kialakult helyzetben.

• Távmunka megszervezése, képzések: A megvalósíthatósági tanulmány eredményeként a csapat már tudja, hogy mik az igények és a hiányosságok. A második pont segít a megfelelő jelöltek kiválasztásában. Felelős időgazdálkodás, kommunikációs készségek (szóbeli és írásbeli egyaránt), a vállalat hardver és szoftver termékeihez kapcsolódó technikai készségek, jogok, felelősségek, foglalkozási kockázatok ismerete stb. Ez csak néhány olyan példa, amely tudással, kompetenciával vagy képességgel a távmunkát választó személynek rendelkeznie kell. A képzések által tudatosíthatjuk bennük azokat a feltételeket, amely mellett a kiválasztott munkavállalók továbbra is végezni fogják munkájukat, felelősségteljesen, otthonról.

• Folyamatos kiértékelés: az előző pontok eredményeként tanácsos a következtetéseket egy közös vállalati dokumentációban összegyűjteni, mivel a távmunkához kifejlesztett technikák alkalmazhatók más területeken is.

A távmunka előnyei

Az otthoni munka számos előnnyel rendelkezik, amely vonzó lehet a vállalatok és az egyének számára is.

A távmunka előnyei a cég szempontjából

• Teljesítménynövelés: Mivel a home office ideje alatt a munkavállaló nem tartózkodik egész nap az irodában, nagyobb kihívást fog jelenteni a teljesítményének kiértékelése. Ezért váltsunk szemléletmódot! Koncentráljunk az elért célokra. Sok esetben a felmérés legegyszerűbb módja, ha a célok elérést vesszük alapul, de a távmunka és az ezt támogató eszközök pl. dokumentumkezelő rendszer használata nem csak, hogy jobb felügyeleti lehetőséget biztosítanak, de segítenek a munkavállalónak is hatékonyabban végezni a munkáját.

• Tehetséges munkaerő megszerzése és megtartása: fel kell ismerni azt, hogy nem mindenkinek kell hétfőtől-péntekig meghatározott, rögzített munkaidőben dolgoznia. A távmunka lehetővé teszi, hogy a földrajzi helyzettől függően a legjobb szakember szolgáltatásait vegyük igénybe. Ezekkel a jelöltekkel tárgyalhatunk a rugalmas munkaidőről, ami segíthet megtartani a legjobb alkalmazottainkat.

• Jobb ügyfélszolgálat: mivel nem kell többé földrajzi régiókhoz igazodnunk, akár meghosszabbíthatjuk az ügyfél szolgálati órákat is, ami új ügyfelek bevonását és a régi ügyfelek elégedettségének növekedését is eredményezheti.

• Kevesebb távollét vagy munkahelyváltás: a tisztán irodában/otthon végzett munka lehetősége megkönnyíti a szakmai és a magánélet összehangolását. Ha lehetővé tesszük munkavállalóink számára a választást, képesek lesznek harmonizálni a foglalkoztatás követelményeit az egyéni igényeikkel, ami csökkenti a távolmaradások gyakoriságát, illetve annak valószínűségét, hogy egy jobb feltételeket kínáló vállalat miatt ott hagyják jelenlegi állásukat.

• Költségcsökkentés: mind a fix, mind a változó költségeket pozitívan befolyásolhatja, ha kevesebb ideig vagy egyáltalán nincs szükség iroda fenntartására. –Jó munkamódszer lehet, hogy a munkavállalók egy része mindig otthonról dolgozik, így elegendő lehet kevesebb iroda, asztal, munkaállomás fenntartása. A kevesebb munkavállaló kevesebb vizet és áramot fogyaszt el a napi munkavégzés során. A bejárás támogatásához kapcsolódó költségek is csökkenthetők, ha az alkalmazottaknak nem kell annyit utazniuk. Az előbb említett fix és változó költségek ilyen módon a lehetséges minimumra redukálhatók.

Előnyök a munkavállaló szempontjából

• Hatékonyabb munkavégzés: figyelembe véve, hogy a távmunka általában opcionális és önkéntes, az irodán kívüli munkavégzés lehetővé teszi, hogy kevesebbszer szakítsák félbe a munkavállaló tevékenységét, ami által hatékonyabban tudja végezni munkáját.

• Földrajzi szabadság: a távmunkának köszönhetően a munkavállaló gyakorlatilag bárhonnan dolgozhat, feltéve, hogy a vállalat által diktált biztonsági és egyéb feltételeknek megfelel.

• Kiegyensúlyozottabb munka és magánélet: például, ha a munkaidő 8:00-tól 17:00 óráig tart, a gyerekek viszont 9:00 és 14:00 óra között vannak iskolában, úgy belátható, hogy a családnak szüksége van harmadik fél támogatására, aki képes a gyerekeket az iskolából haza hozni. Ugyanez igaz eltartott családtag és más személyes helyzetekben is. A távmunka azonban lehetőséget ad, hogy az üzleti és magánjellegű igényeket összeegyeztessék. Ezáltal a munkavállaló kiegyensúlyozottabb lesz, ami növeli produktivitását.

• Csökkenő költségek: ez alatt leginkább az ingázáshoz kapcsolódó költségeket értjük, illetve az ezzel összefüggésben álló időbefektetést. – A munkavállalók gyakran napi 1-2 órát töltenek utazással, ami heti szinten 5-10 óra kiesett időt jelenthet. Ez olyan „kidobott” idő, amely nem hasznos sem a munkavállaló számára, hiszen fárasztó, sem a munkáltató számára, hiszen ez idő alatt nem lehet dolgozni, értéket teremteni.-

Dokumentumkezelés távmunka esetén

Látható, hogy az otthoni munkavégzés sok előnnyel jár, mellyel a munkavállalók szeretnek élni és olykor a kialakult helyzet eredményezi, hogy ez az egyetlen módja a foglalkoztatás folytatásának.

A dokumentumok és a szükséges tartalmak hozzáférése nélkül azonban egyetlen munkavállaló – akár önálló vállalkozó, akár alkalmazott – sem fontolgathatja a távoli munkavégzést. Akkor mi lehet a megoldás?

A dokumentumkezelő rendszerek biztosítják a vállalat tulajdonában lévő összes adat hozzáféréséhez, kezeléséhez és adminisztrálásához szükséges technológiai platformot.

Nézzünk meg néhány funkciót, amely által a dokumentumkezelő rendszer lehetővé teszi a távoli, biztonságos és könnyed dokumentumkezelést.

Hozzáférés

Az OpenKM, mint elektronikus dokumentum és iratkezelő rendszer garantálja, hogy csak olyan felhasználók léphetnek be a rendszerbe, akik megfelelő felhasználónév-jelszó párossal rendelkeznek. Továbbá a rendszeren belüli hozzáférés szigorítható például: profilbeálltások vagy egyéb tartalom (mappa, dokumentum, email, csatolmány) beállított jogainak megfelelően is. Az érzékeny tartalmak titkosíthatók és szigorúbb biztonsági beállításokat tehetünk rájuk vonatkozóan. Azaz, az OpenKM-el, akár dokumentum szinten meghatározható, hogy ki férhet hozzá és azt milyen szinten teheti pl. olvashatja, szerkesztheti, törölheti.

Feladatok, folyamatok

Az OpenKM által biztosított fejlesztői eszközök segítségével a szervezet kibővítheti a rendszer funkcióit, például létre hozhat egy portált az ügyfelek vagy beszállítók részére, akik ezen az egyedi felhasználói felületen keresztül érhetnek el bizonyos dolgokat.

További előnye, hogy lehetővé teszi az üzleti folyamatok definiálását és korszerűsítését különféle funkciók révén pl. automatizálás, workflow-motor, Zone OCR (karakterfelismerés). Ezek az eszközök garantálják a feladatok teljesítését, mindamellett, hogy lehetővé teszik a jogi és jogszabályi megfelelőséget.

Olyan bonyolultabb feladatok megszervezését, amelyekhez több felhasználó összehangolt együttműködésére van szükség (mint például projektek vagy online találkozók), az OpenKM feladatkezelője teszi lehetővé.

Kommunikációs lehetőségek

A távmunka egyik legnagyobb nehézsége talán az alkalmazottak közötti kommunikáció és koordináció megszervezése, ami bonyolultabbá válik, hiszen nem minden munkavállaló tartózkodik egyszerre az irodában. Ezt a problémát azonban az OpenKM-mel könnyedén kiküszöbölhetjük, hiszen számos kommunikációs eszközt biztosít, mint például:

1. online chat – hagyományos chat alkalmazás

2. jegyzet funkció – megjegyzést csatolhatunk pl. egy dokumentumhoz

3. fórum - lehetőséget ad bizonyos témakörök megvitatására. Arra is felhasználhatjuk, hogy kérdéseket tegyünk fel, vagy javaslatokat adjunk mások számára

4. Wiki - tisztázhatjuk a dokumentumhoz kapcsolódó forrásokat és a bibliográfiát, amellyel dolgoztunk.

5.  kapcsolat - a feltöltött tartalmak között összefüggési kapcsolatokat is definiálhatunk pl.: kétirányú, szülő-gyermek, csoport vagy egyéni

Verziókezelés

Az OpenKM verziókezelten tárolja a fájlokat, ami azt jelenti, hogy bármely tartalom módosítása esetén egy új verzió keletkezik az előző pedig az előzményekben továbbra is elérhető lesz, szükség esetén pedig visszaállítható. További előny, hogy a dokumentum különböző verzióit könnyedén összehasonlíthatjuk, hiszen a rendszer automatikusan kiemeli a két dokumentum tartalma közötti eltérést.

Keresés

A rendszer beépített keresőmotorja rengeteg eszközt biztosít arra vonatkozóan, hogy a szükséges információkat könnyedén megtaláljuk. Kereshetünk név, cím, kategória, kulcsszó, kiterjesztés, szerző, dátum, mappa, tartalomtípus és még metaadat alapján is, vagy akár a dokumentum tartalma szerint, hiszen a szövegkinyerő modul segítségével a fájl minden szavát felismerhetjük.

Az OpenKM használatával a távmunka kellemetlenségei minimálisra csökkenthetők és a vállalat, valamint a munkavállaló számára egyaránt előnyös megoldást tesz lehetővé, köszönhetően a fentebb felsorolt komponenseknek.

A dőlt betűvel kiemelt részek a szakfordító által a magyar szövegben alkalmazott kiegészítő, vagy a megértést segítő tartalma