Sokoldalú dokumentumkezelő szoftver minden szervezet számára

Sokoldalú dokumentumkezelő szoftver minden szervezet számára

Írta Ana Canteli, 2023. június 2-án

Az OpenKM dokumentumkezelő szoftvere elég sokoldalú ahhoz, hogy alkalmazkodjon minden szervezet igényeihez, függetlenül az ágazattól vagy a vállalat méretétől.

Támogatás és segítségnyújtás a projekt teljes életciklusa során

Amikor egy új szervezet az OpenKM-et választja, csapatunk továbbra is rendelkezésre áll, hogy a projekt teljes életciklusa során felmerülő kérdésekkel és javaslatokkal foglalkozzon. Elkötelezettek vagyunk a folyamatos támogatás biztosítása mellett.

A végrehajtási kihívások leküzdése

Tisztában vagyunk azzal, hogy a bevezetési projektek gyakran olyan kihívásokkal járnak, mint a migráció összetettsége, a fájlstruktúrák meghatározása, a rendszerintegráció, valamint a folyamatos karbantartás és frissítés. E problémák megoldására az OpenKM számos, szoftverlicencekhez kapcsolódó terméket és szolgáltatást kínál. Ez lehetővé teszi, hogy az ügyfél műszaki munkatársai az OpenKM támogatását, együttműködését vagy akár teljes körű műszaki feladatellátását igénybe vehessék. Speciális tanfolyamokat is kínálunk e-learning platformunkon, az OpenKM Academy-n keresztül.

Kezdd kicsiben és bővítsd

Sok szervezet dönt úgy, hogy kezdetben kicsi lépésekben halad. Egyesek az új dokumentumkezelési tervük alapján készítik elő a létesítményt a dokumentumimport fogadására, míg mások manuálisan építik fel azt, például a sérülékeny állapotban lévő régebbi dokumentumok szkennelésével. Mindkét esetben az OpenKM összes funkcióját használhatják a felhasználók.

Testreszabott felhasználói élmény

A rendszer biztonsági politikája biztosítja, hogy a rendszergazdák egyedi igényekre szabott felhasználói profilokat hozzanak létre. A felhasználók az OpenKM testreszabott változatához férhetnek hozzá, a pozíciójukhoz vagy munkaterületükhöz igazított szabványos funkciókat használva.

Együttműködés és ellenőrzés

A felhasználók a mindennapi munkavégzésük során a dokumentumokat a megfelelő adattár elérési útvonalára menthetik. Ezt követően pedig, mivel az OpenKM-et úgy tervezték, hogy megkönnyítse a csapatmunkát és a dokumentumellenőrzést, ezért a feltöltést követően azt más felhasználók is elérhetik és módosíthatják.

Értesítések és feliratkozások

A dokumentumot feltöltő személy értesítheti a kollégákat vagy bizonyos felhasználói csoportokat, a dokumentum életciklusának folytatása érdekében. Emellett a felhasználók egyenként is feliratkozhatnak bizonyos dokumentumokra vagy mappákra, mint érdeklődő, így annak módosulása esetén az OpenKM automatikus e-mail értesítést küld részükre.

Objektum szintű biztonsági házirendek

Az OpenKM biztonsági politikája objektum szintű ellenőrzést kínál, ezért egyéni biztonsági házirendek határozhatók meg minden egyes csomóponthoz (pl. mappa, rekord, e-mail vagy dokumentum). Ez lehetővé teszi a hatékony dokumentumszerkesztést és verzióellenőrzést, akár a fájl frissítésével, akár a metaadatokon keresztül.

Metaadatok és kereshetőség

A felhasználók metaadatcsoportokat rendelhetnek a fájlokhoz, és frissíthetik a metaadatmezők értékeit, új verziókat hozva létre a dokumentumokból. A dokumentumkezelés javítása érdekében az OpenKM támogatja a kulcsszavak vagy kategóriák használatát. Ez leegyszerűsíti a dokumentumkészletek visszakeresését, függetlenül attól, hogy hol találhatók az adattárban.

Dokumentumkapcsolatok létrehozása

Egy másik hasznos funkció az OpenKM-en belüli csomópontok közötti kapcsolatok meghatározásának lehetősége. Ez a funkció egyszerűsíti a dokumentumok nyomon követését és kezelését, lehetővé téve a felhasználók számára a kapcsolódó dokumentumok eredetének és kapcsolatának nyomon követését.

Sablonok a hatékonyságért

Az OpenKM sablonokat kínál az időmegtakarítás és a hibák minimalizálása érdekében. A rutinfeladatok hatékonyabbá válnak a dokumentumtípusok, a szükséges mappaszerkezetek és az előre meghatározott e-mail minták sablonként történő használatával.

Speciális funkciók és képzések

A dokumentumkezelő szoftverek fejlett funkciókat kínálnak, beleértve az automatizálást, a munkafolyamatokat és az optikai karakterfelismerést. Ezeket a funkciókat jellemzően a technikai személyzet határozza meg és konfigurálja. Az OpenKM Academy tanúsított tanfolyamokat kínál rendszergazdák, munkafolyamat-kezelők és fejlesztők számára, hogy segítse a felhasználókat e fejlett funkciók kihasználásában.

Konklúzió

Ebben a cikkben egy tipikus felhasználási esetet vizsgáltunk meg a dokumentumkezelő rendszerrel való induláshoz. Az OpenKM sokoldalú szoftvere átfogó támogatással és képzéssel kombinálva képessé teszi a szervezeteket dokumentumkezelési folyamataik racionalizálására. A következő bejegyzésekben az OpenKM szoftverének általánosabb tapasztalataiba és alkalmazásaiba fogunk belemerülni.