Röviden a hitelesített digitalizálásról

Röviden a hitelesített digitalizálásról

Írta Gaspar Palmer 2020. május 22-én

Az elmúlt évek során számos alkalommal megbotránkoztatott, hogy az adminisztráció milyen terheket ró a vállalatokra és hogy miként teremt szürreális helyzeteket. Talán még szürreálisabbakat is, mint amelyben most élünk a vírusnak köszönhetően és bár ez nem kellően tisztázott, de a papíralapú dokumentumok akár a fertőzés eszközeivé is válhatnak.

A legtöbb országban még ma is megválaszthatjuk, hogy a dokumentumokat papíralapon tesszük elérhetővé az ellenőr számára, vagy digitalizáljuk és digitális formában kezeljük tovább azokat. Az előnyök tudatában, számunkra teljesen elképzelhetetlen, hogy az előző két lehetőség közül ne a másodikat válasszuk. Éppen ezért javasoljuk, hogy támogassa Ön is a kereskedelmi-, adó-, menedzsment- és egyéb szervezeti dokumentumok digitalizációját. Az ajánlásunknak egyébként számos oka van, melyekről bővebben korábbi cikkeinkben olvashat, mindenesetre ezek a tényezők három főbb kategóriába sorolhatók:

• Szervezeti adminisztráció hatékonyságának növelése.
• Papíralapú dokumentumok megőrzéséhez kapcsolódó költségek csökkentése.
• Biztonság növelése és az adatvédelmi törvényeknek való megfelelés biztosítása.

Áttekintés

Úgy gondoljuk, hogy a digitális dokumentumkezelésnek számos olyan előnye van, amelyet nem érdemes figyelmen kívül hagyni, éppen ezért támogatjuk mi, itt az OpenKM-nél a számlák és egyéb dokumentumok digitalizálását. Ugyanakkor, fontos megjegyeznünk, hogy a Spanyol jogszabályok által előírt „hitelesítést” nem tekintjük előnynek. Ugyanis, ha számla definícióját vesszük alapul, akkor belátható, hogy az már tartalmaz ellenőrzést és nyomon követést. Tehát ha fizettünk érte, akkor kérhetünk hiteles másolatot magától a beszállítótól.

Egy olyan dokumentumkezelő rendszerrel, mint amilyen például az OpenKM is, teljes körű ellenőrzést és nyomkövetést tudunk biztosítani a rendszerben végrehajtott összes tranzakcióról - akár dokumentumonként is -, éppen ezért sokkal nagyobb hozzáadott értéket képvisel a dokumentumok hitelességének ellenőrzése szempontjából, mint maga a „hitelesítési folyamat”. Miért? Mert amit egy elektronikus dokumentum aláírásakor igazolni tudunk az az, hogy a „konvertálási folyamat” valós volt és nem azt, hogy maga a dokumentum hiteles. Ez azt jelenti, hogy garantálni tudjuk, hogy a beolvasás folyamata és beolvasott dokumentum hiteles, de azt nem tudjuk bizonyítani, hogy a szkennerbe helyezett dokumentum törvényes, eredeti és megbízható volt.

Ezzel ellentéten a dokumentumok beszkennelésével egy olyan, PDF fájlt kapunk, amely bár hű az eredeti verzióhoz mégis más jellemzőkkel bír, amelyek messze meghaladják a papíralapú dokumentumok hozzáférhetőségét, tartósságát, megőrzését, erőforrás felhasználását (idő és tárhely igényét), valamint a kezelési és terjesztési lehetőségeit is.

Európai helyzet

Az Európai Unión belül nem alakult ki egységes szabályozási rendszer erre vonatkozóan, jellemzően minden ország eltérően rendelkezik az elektronikus dokumentumok kezeléséről, a legszigorúbb ebből a szempontból Spanyolország, illetve Magyarország.

Németországban és Franciaországban nem követelik meg a digitalizált dokumentumok tanúsítvánnyal történő igazolását; elegendő csupán a papírt PDF-é vagy egyéb formátummá konvertálni, természetesen bizonyos felbontási jellemzőkkel rendelkeznie kell (de általában ezt bármely szkenner vagy multifunkciós nyomtató képes biztosítani). Így tehát van egy jogi dokumentumunk, amely képes a papírt helyettesíteni és nagyobb hatékonyságot eredményezni. A hitelességét pedig más okmányokkal is ellenőrizhetjük például (teljesítésigazolás, szállítólevél, belépőpírok, kilépőpapírok stb..) vagy akár magával a kibocsátóval. Ez az európai szintű folyamat képes magában foglalni a fentebb említett előnyöket és figyelmen kívül hagyni a spanyolországi bürokratikus eljárásokat és azok hátrányait. A fentebb felsorolt érvek tekintetében tehát kételkedünk a hitelesített digitalizáció hasznosságában, a költségeket és a hatékonyságot tekintve pedig egyenesen elutasítjuk ezt a megoldást.

Mindig is támogatni fogjuk az olyan alkalmazások használatát, amelyek lehetővé teszik számunkra a dokumentumok hiteles megőrzését. Ezért javasoljuk, hogy Ön is használjon olyan DMS rendszert, mint amilyen például az OpenKM is. Természetesen, a döntés előtt mindig vegye figyelembe a működési és funkcionalitási paramétereket, így érheti el a legnagyobb hatékonyságot.