Részletes útmutató az LGPD törvényi megfelelőség biztosításához az OpenKM-el

Részletes útmutató az LGPD törvényi megfelelőség biztosításához az OpenKM-el

Írta Francisco Neto, az OpenKM Brazília Csapatának tagja, 2023. szeptember 11-én

Egy olyan korszakban, amelyet az adatvédelemmel és az adatbiztonsággal kapcsolatos növekvő aggodalmak jellemeznek, a vállalkozásoknak az érzékeny információk védelmének biztosítása érdekében a szabályozások összetett rendszerében kell tudniuk eligazodniuk. Az egyik ilyen szabályozás a  Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), Brazília átfogó adatvédelmi törvénye. Az LGPD szigorú követelményeinek betartásához a szervezetek számára segítséget nyújt az OpenKM, egy vezető vállalati dokumentum- és iratkezelési rendszer (EDRMS), amely robusztus megoldásokat kínál. Ebben a cikkben elmélyedünk az LGPD-nek való megfelelés jelentőségében, megvizsgáljuk az OpenKM azon funkcióit, amelyek támogatják a megfelelőségi törekvéseket, és felvázoljuk, hogyan lehet ezeket az eszközöket hatékonyan alkalmazni.

Amennyiben érdekli az európai általános adatvédelmi rendelet is, figyelmébe ajánljuk egy korábbi cikkünket. Ugyanebben a témakörben az Egyesült Államokban érvényes HIPPA-törvény-ről is beszámoltunk korábban.

Az LGPD-megfelelőség megértése

Az LGPD-t, amely sok tekintetben hasonlít az európai Általános Adatvédelmi Rendelethez (GDPR), a személyes adatok védelme érdekében hozták létre azáltal, hogy az egyéneknek nagyobb ellenőrzést biztosítanak az információik gyűjtése, feldolgozása és tárolása felett. Ez a jogszabály messzemenő következményekkel jár, és minden olyan szervezetet érint, amely brazil állampolgárok adatait kezeli, függetlenül azok tartózkodási helyétől. A jogszabály be nem tartása súlyos szankciókat vonhat maga után, így az LGPD betartása prioritás a vállalatok számára a jogi következmények elkerülése és az ügyfelek bizalmának kiépítése érdekében.

Az OpenKM szerepe az LGPD-megfelelőség elérésében

Az OpenKM kivételes megoldásként tűnik ki azon szervezetek számára, amelyek adatkezelési gyakorlatukat az LGPD követelményeihez kívánják igazítani. Funkciókészlete közvetlenül hozzájárul a szükséges megfelelőségi intézkedések végrehajtásához.

1. Dokumentumkezelés és osztályozás

Az LGPD-nek való megfelelés központi eleme a személyes adatok gondos kezelése. Az OpenKM fejlett dokumentumkezelési funkciói lehetővé teszik a szervezetek számára a személyes adatokat tartalmazó dokumentumok szisztematikus rendszerezését, tárolását és kategorizálását. Az automatizált osztályozási algoritmusok segítségével az érzékeny adatok könnyen azonosíthatók, észszerűsítve az adatvédelmi erőfeszítéseket.

2. Hozzáférés-szabályozás és jogosultságok

Az LGPD szigorú hozzáférési ellenőrzéseket ír elő, biztosítva, hogy csak az arra jogosult személyek férhessenek hozzá az érzékeny adatokhoz. Az OpenKM átfogó hozzáférés-szabályozási mechanizmusokat kínál, amelyek lehetővé teszik a szervezetek számára, hogy felhasználói szerepköröket határozzanak meg, és az adatokhoz való hozzáférést a szükséges ismeretek alapján korlátozzák. Ez a funkció nemcsak a megfelelőséget segíti, hanem az általános adatbiztonságot is erősíti.

3. Adattitkosítás és anonimizálás

Az OpenKM a titkosítás és az anonimizálási eszközök révén kiemelten kezeli az adatbiztonságot. A nyugalmi és tranzit adatok titkosításával a vállalatok csökkenthetik az adatbiztonság megsértésével járó kockázatokat. A platform emellett megkönnyíti az adatok anonimizálását, ami a LGPD-megfelelés egyik alapvető szempontja, amely biztosítja az egyének adatvédelmi jogait, miközben lehetővé teszi az adatok elemzését.

4. Ellenőrzési nyomvonalak és nyomon követés

A megfelelés bizonyítása megköveteli az adatszolgáltatási tevékenységek szigorú nyomon követését. Az OpenKM ellenőrzési nyomvonal funkciója biztosítja, hogy az érzékeny adatokkal kapcsolatos minden interakciót rögzítsenek, lehetővé téve a szervezetek számára az adatok felhasználásának nyomon követését, a szabálytalanságok felderítését és az esetleges jogsértések azonnali orvoslását, ahogyan azt a LGPD előírja.

5. Hozzájárulás kezelése

Az LGPD hangsúlyozza, hogy az adatok gyűjtése előtt az egyének kifejezett és tájékozott beleegyezését kell beszerezni. Az OpenKM megkönnyíti a hozzájárulás kezelését azzal, hogy a szervezetek elektronikus űrlapokat hozhatnak létre az adatgyűjtéshez, biztosítva, hogy az egyének teljes mértékben tisztában legyenek az adatfeldolgozás céljával és terjedelmével.

6. Adatmegőrzés és törlés

Az LGPD rögzíti az egyének "elfeledtetéshez való jogát". Az OpenKM hatékony adatmegőrzési és törlési funkciókkal támogatja ennek betartását. A szervezetek adatmegőrzési ütemterveket állíthatnak fel, és automatikusan törölhetik a már nem szükséges adatokat, csökkentve ezzel a meg nem felelés kockázatát.

7. Adatátviteli mechanizmusok

A személyes adatok Brazílián kívülre történő továbbítása az LGPD által meghatározott különleges iránymutatások betartását követeli meg. Az OpenKM biztonságos adattovábbítási mechanizmusai lehetővé teszik a szervezetek számára az adatok megosztását a nemzetközi adattovábbítási szabályozások betartása mellett.

Következtetés

Az adatvezérelt üzleti környezetben a LGPD-nak való megfelelés nemcsak jogi követelmény, hanem az egyének adatvédelmi jogainak tiszteletben tartását is jelenti. Az OpenKM átfogó dokumentumkezelési, hozzáférés-szabályozási, titkosítási és felügyeleti képességei révén hatékony szövetségesnek bizonyult a LGPD-megfelelőség elérésében. Az OpenKM funkcióinak kihasználásával a vállalatok eligazodhatnak a LGPD bonyolult kérdéseiben, garantálva az adatvédelmet, csökkentve a kockázatokat és erősítve az ügyfelek bizalmát egy olyan korban, amikor az adatvédelem kiemelkedően fontos.