Papírmentes iroda a járvány idején

Papírmentes iroda a járvány idején

Írta Ana Canteli 2021. augusztus 20-án

A legtöbb munka ma már nem helyszínhez kötött, számítógép segítségével akár távolról is elvégezhető. A 2020-as események pedig egy igen erős lökést adtak ennek az új megközelítésnek.

Idővel egyre több vállalat jutott arra a következtetésre, hogy a papírmentes irodákban való munkavégzés már nem pusztán kötelesség, trend vagy divat, hanem sokkal inkább egy ajánlott munkastílus, mind szervezeti, mind személyes szinten.

A digitális átállás sok szervezet számára vált sürgetővé az utóbbi időben, különösen a KKV-k számára, amelyek természetüknél fogva küzdenek a változásokhoz való alkalmazkodással. De ne feledkezzünk meg a közigazgatásról sem, amelyek feladata az emberek jogainak biztosítása.

Tagadhatatlan, hogy a papírmentes iroda koncepciójának megjelenése sokak számára nehéz volt, ugyanakkor számos előnnyel jár. Először is jelentősen javítja az információk kezelését, hozzájárul a magánélet védelméhez, és a biztonságos és hatékony adatvédelmi politika kialakításához és végrehajtásához. A digitális űrlapokon keresztül történő adatgyűjtés sokkal biztonságosabb és hatékonyabb, mint ha ugyanezt fizikai dokumentumokkal vinnénk véghez (pl. mi történik velük természeti katasztrófa esetén?).

Ha a szervezet rendelkezik egy jó dokumentumkezelő szoftverrel, akkor a papírmentes iroda gyors és biztonságos megvalósítása sokkal egyszerűbbé válik; a befektetés megtérülését pedig a digitális átalakítás vállalaton belüli alkalmazásának gyorsasága és megbízhatósága garantálja majd. A papír alapú folyamatok digitális átalakításával lehetővé válik, hogy a felhasználók mobil eszközökön keresztül kapcsolódhassanak a folyamathoz.

A papírmentesség előnyei tehát jól láthatók és vitathatatlanok. Biztonságosabb és az ígéretesebb jövő felé irányítják az üzletet, de ez nem jelenti azt, hogy a megvalósítása nem jelenthet kihívást a vállalat számára.

Ki gondolta volna, hogy a társadalmi felelősség fogalma is megváltozik? Korábban a vállalatok társadalmi felelősségvállalásának a gondolata a gazdasági vagy környezeti jóléthez kapcsolódott, amelyet a vállalatok biztosítani tudtak a társadalomnak, amelyben működtek. Most, hogy társadalmilag felelősségteljesek maradhassunk, elő kell segíteni minden folyamatot online formátumban, és nem csak az ügyfelek számára, hanem az alkalmazottaknak is, akik a társadalom azon részei, amelyeket a vállalat döntései közvetlenül is érintenek.

A megbízható dokumentumkezelő rendszer lehetővé teszi a szervezet számára, hogy az alkalmazkodni tudjon az új időkhöz. Ha fontolóra vesszük tehát a vállalat dokumentumgyűjteményének digitalizálását, akkor fontos, hogy a kiválasztott szoftver elősegítse ezt a folyamatot. Az OpenKM elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszer többek között olyan megoldásokat is kínál, amelyek támogatják a szkennelési folyamatot, a dokumentumok feltöltését és digitális aláírását, a dokumentumok cseréjét stb.

Mivel az OpenKM nyílt forráskódú szoftver, ezért a rendszer számára nem jelent technikai akadályt a harmadik féltől származó alkalmazásokkal való integráció, pl. mesterséges intelligencia. A végfelhasználó dolgozhat, akár közvetlenül a dokumentumkezelő rendszerben is, vagy akár egy integrált alkalmazásban (webes felület), amely tartalmazza azokat az információkat, amelyeket majd az OpenKM felé továbbítunk. A zónás OCR-nek funkciónak köszönhetően az alkalmazás képes felismerni a különböző típusú dokumentumokat, amelyek az OpenKM-be Hot Folder-en keresztül, e-mail mellékletként, vagy a felhasználó által manuálisan töltünk fel.

A dokumentumkezelő platformok egyik legnagyobb előnye az automatizált folyamatok létrehozásának lehetősége. Az OpenKM automatizmusai lehetővé teszik az üzleti folyamatok leképzését digitális környezetben. Ily módon a szervezet online is biztosíthatja a belső szabályok, az ipari szabványok vagy akár a vonatkozó jogszabályok jobb betartását. Ezenkívül az OpenKM dokumentumkezelő szoftvere tartalmaz egy munkafolyamat-motort, amely lehetővé teszi a digitális munkafolyamatok automatikus futtatását.

Végezetül, a papírmentes munkakörnyezet létrehozása magába foglalja a papírmentes iroda helyes gyakorlati kódexének ismeretét is. Éppen ezért, mi az OpenKM-nél tisztában vagyunk azzal, hogy a rendszerrel dolgozó személyzet tájékoztatása és képzése elengedhetetlen a projekt sikerének szempontjából.

Ha további információra van szüksége, vegye fel velünk a kapcsolatot az oldalon található kapcsolatfelvételi űrlapon keresztül.