OpenKM aláírási megoldások

OpenKM aláírási megoldások

Írta Ana Canteli 2021. november 19-én

A mai vállalkozásoknak olyan agilis és megbízható megoldásokra van szükségük, amelyek lehetőséget biztosítanak a távoli munkavégzésre és a legfontosabb műveletek elvégzésére.

Az OpenKM dokumentumkezelő szoftver segítségével a szervezetek olyan biztonságos környezetet alakíthatnak ki, ahol az érdekelt felek hozzáférhetnek a dokumentumokhoz, elektronikusan aláírt dokumentumokat hozhatnak létre vagy akár egyéb online dokumentumkezelési tevékenységeket láthatnak el.

Az aláírás iránti igény egyre több típust foglal magába pl. digitális aláírás, elektronikus aláírás, biometrikus aláírás, kézzel írott aláírás stb. Az OpenKM digitális tanúsítványt használó e-mail aláírási megoldást kínál. Ez a komponens ugyanis segít garantálni a kommunikáció fogadását, minőségét és bizalmasságát, különösen a biztonság szempontjából rendkívül igényes környezetekben, ahol az e-maileket elutasítják, ha azok nem tartalmazzák az említett tanúsítványokat.

Bélyegző

A bélyegző funkció egy kiváló alternatíva lehet a dokumentumok aláírással történő ellátására. Az OpenKM különböző bélyegző típusok használatát teszi lehetővé például: szöveg, kép vagy akár különböző típusú vonalkódokét. Ezzel a megoldással a felhasználó elhelyezheti a saját aláírását a dokumentumon. Természetesen ez a fajta bélyegző személyes, így csak az adott felhasználó használhatja. Emellett további attribútumokat is hozzárendelhetünk az ilyen jellegű aláírásokhoz. Például, létrehozhatunk egy vízjelet, amely tartalmazza az adott személy vezeték- és keresztnevét; az általa betöltött pozíciót, az aláírás pontos dátumát - időbélyegként -, és a szervezet logóját stb.

Az OpenKM dokumentumkezelő rendszernek köszönhetően tehát többféle képpen is megközelíthetjük az aláírási folyamatokat. Ez a választási lehetőség lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy megfeleljenek a jogi követelményeknek, és megkönnyítik az elektronikusan aláírt dokumentumok kezelését is.

Digitális aláírási kliens

Az OpenKM digitális aláírási kliense, amely egyébként kompatibilis a piacon legelterjedtebb operációs rendszerekkel, a felhasználó által kiválasztott digitális tanúsítvány tárolására szolgál. Ennek megszerzéséhez az Ön igényeinek leginkább megfelelő hitelesítéssel foglalkozó szolgáltatóhoz tud fordulni.

Az OpenKM dokumentumkezelő rendszer digitális aláírási kliensével, a felhasználók aláírhatnak Microsoft Word dokumentumokat, ugyanakkor fontos megjegyezni, hogy ezt a rendszer automatikusan átalakítja PDF formátummá, ezért egyfajta ekvivalencia, egyenlőségi kapcsolatot is megállapíthat a különböző kiterjesztésű dokumentumok adott verziója között. A logolási és auditálási lehetőségeknek köszönhetően minden dokumentumot és annak verzióját teljes mértéken nyomon követheti.

Az OpenKM digitális aláírási klienssel a felhasználók a fájlok aláírásakor kiválaszthatják azokat a dokumentumokat, amelyeket a rendszerben lévő digitális tanúsítvánnyal kívánnak aláírni.

DocSigner

A DocSigner modul az OpenKM válasza a kézzel írott aláírási igényre. Ennek a modulnak köszönhetően a felhasználó meg tudja nyitni a dokumentumot, el tudja olvasni annak tartalmát, illetve ebben az esetben az OpenKM által biztosított egyéb kommunikációs eszközöket is használhatja pl. jegyzetek, kulcsszavak, kategóriák, metaadatok, kapcsolatok megtekintése és amennyiben egyetért a dokumentum tartalmával az ujja segítségével elhelyezheti az aláírást. Ehhez a művelethez nincs szükség speciális eszközre, csak egyszerűen az aláírás gombra kell kattintani. Ekkor az alany egy email értesítést kap az aláírt dokumentum beérkezéséről. Akár az aláíró, akár a szervezet más tagjai is megtekinthetik a dokumentumon elhelyezett kézzel írt aláírást.

Ez az online aláírási módszer egyébként automatizált üzleti folyamatok részét is képezheti, így amikor a dokumentum a feldolgozása során elér egy adott státuszt, akkor az aláírási kérelmet a felek számára leginkább megfelelő módon lehet elintézni.

Mind a három előbb említett megoldás, célja a biztonsági intézkedéseknek, valamint a jognak való megfelelés. A megállapodások, szerződések, tárgyalások, valamint a közigazgatási dokumentumok stb. aláírása az üzleti folyamatok ésszerűsítését és racionalizálását szolgálják.

Nem szabad figyelmen kívül hagynunk azokat az előnyöket sem, amelyeket a különböző aláírási lehetőségek nyújtanak a vállalkozások számára, beleértve az időt, a helyet, a költségmegtakarítást.

Amennyiben szeretne többet megtudni az Ön számára legelőnyösebb megoldásról, ne hezitáljon, kérjen ingyenes személyre szabott bemutatót szakértőinktől!