Hogyan profitálhat egy DMS rendszer bevezetéséből?

OpenKM akadémia – új képzés a dokumentumkezelő rendszer sikeres bevezetése érdekében

Írta Ana Canteli 2021. március 26-án

Az összes dokumentumkezelési megoldással foglalkozó honlap (beleértve minket is), olyan publikációkat, cikkeket, brosúrákat és híreket tesz közzé, amelyek a dokumentumkezelő szoftver előnyeiről és érdemeiről szólnak. És ez nem is kifogásolható, hiszen igazat állítunk. A dokumentumkezelő rendszer előnyös tud lenni minden szervezet, közigazgatási intézmény vagy magánszervezet számára, függetlenül attól, hogy milyen iparágat képvisel.

Ugyanakkor ezek az állítások, csak a dokumentumkezelő használatára vonatkoznak. Arról azonban nem szabad megfeledkezni, hogy az elért teljesítmény egyenesen arányos a szervezet tudásának mértékével az adott témakörben. Ez a tudás ugyanis az, ami a kezdetektől fogva segít például abban, hogy a vállalatok képesek legyenek meghatározni azt, hogy szükségük van-e elektronikus dokumentumkezelő rendszerre, vagy sem. Nagy mennyiségű papírral dolgozik a vállalatom? Ezek a dokumentumok nagyrészt papír alapúak? A manuális dokumentumkezelés lelassítja a vállalati folyamatokat? Hogyan biztosítom az információk biztonságát? Ezeknek a kérdéseknek a feltevése azt mutatja, hogy a szervezet elegendő szellemi tőkével rendelkezik az előnyök és hátrányok azonosításához és akár más alternatívák megfontolásához.

Arról sem szabad megfeledkezni, hogy ha szervezet nem foglalkozik a multidiszciplináris tudományokkal és ismeretekkel, akkor a vállalatot előbb-utóbb érheti olyan helyzet vagy esemény, amelyre nem tud megfelelően reagálni, mert túlterheltté válik.

Erre egy jó megoldás lehet, bizonyos feladatok vagy munkakörök kiszervezése. Az OpenKM-nél bevett szokás, hogy végig kísérjük ügyfeleinket a dokumentumkezelő rendszer vagy közigazgatási adminisztrációs folyamatok bevezetésében, mivel minden vállalat különböző. Szükség esetén konzultációs szolgáltatásinkat is igénybe vehetik.

Azok, akik kicsit is ismerik az OpenKM platform adta lehetőségeket tudják, hogy rendelkezik minden, olyan erőforrással, amely ahhoz szükséges, hogy valaki önállóan tudja azt telepíteni és fejleszteni. (További információ: https://docs.openkm.com/kcenter/). Ezenkívül, a rendszer további előnye, hogy képes különböző adatbázisokkal együttműködni, valamint átlátható integrációt biztosít a vállalatnál már bevezetett programokkal és közigazgatási eszközökkel.  A magasabb minőségű tudás érdekében az OpenKM Akadémia különböző típusú kurzusokat ajánl. Az E-learning képzésünket kiegészítettük egy Konzultánsoknak szóló kurzussal, amelyet a barcelonai Higher School of Archives and Document Management autonóm egyetemmel közösen fejlesztettünk ki.

Ez a képzés főként azoknak szól, akiket megbíztak egy dokumentumkezelő rendszer kiválasztásával, a kurzussal ugyanis elsajátíthatják azokat a készségeket és ismereteket, amelyek egy dokumentumkezelési projekt sikeres megtervezéséhez szükségesek.

A Konzultáns programhoz való csatlakozáshoz nincs szükség előzetes ismeretekre az elektronikus dokumentumkezelő rendszerekről vagy az információbiztonságról. (A képzés angol nyelven érhető el.) A képzésen résztvevőknek 12 hét áll rendelkezésükre a program elvégzésére, de ezen belül az időbeosztás rugalmas. Lehetőségük nyílik konzultációra, az anyagok letöltésére, tutoriálok és magyarázó videók megtekintésére, valamint a bibliográfiához és más érdekes tartalmakhoz való hozzáférésre.

A kurzus feleletválasztós vizsgával zárul és a sikeres vizsga esetén a résztvevő megkapja a hivatalos OpenKM Konzultáns tanúsítványt. A képzésben résztvevők az alábbi készségeket sajátíthatják el:

• Megismerik a dokumentumkezelés alapjait és irányelveit.
• Képesek lesznek egy dokumentumkezelési modell megtervezésére.
• Képesek lesznek az OpenKM funkcionális és technikai jellemzőire vonatkozó kérdések megválaszolására.
• Önállóan tudnak OpenKM termékbemutatót tartani.
• Képesek lesznek a végfelhasználók oktatására.
• Támogatni tudják az adminisztrátort és a fejlesztőt a testre szabási folyamatokban.

Ezáltal a projektvezetők, a technikai szakemberek, az információbiztonságért felelős csapat, az értékesítési kollégák stb. rendelkezni fognak a dokumentumkezeléssel kapcsolatos alapvető ismeretekkel és elméleti koncepciókkal:

• A dokumentumkezelő rendszer megtervezéséhez és bevezetéséhez szükséges információk.
• A dokumentumkezelő rendszert alkotó egységek megismerése.
• Problémák kezelése E.D.R.M.S. platformon, kiemelve az OpenKM-et.

Amennyiben szeretne többet megtudni a képzés részleteiről, vegye fel velünk a kapcsolatot még ma.