Online dokumentumkezelési oktatóanyag kezdőknek

Online dokumentumkezelési oktatóanyag kezdőknek

 Írta Nancy Howard 2021. december 3-án

Az online dokumentumkezelés a modern technológia egyik legjobb fejlesztése. Noha csak egy egyszerű rendszernek tűnik, ne becsüljük alá a hasznosságát. Egy könnyen navigálható adatbázissal, ami tartalmazza az összes dokumentációt, vásárlói visszajelzést, profilt, adatokat stb., időt, energiát és pénzt takaríthat meg, és hatékonyan védekezhet az adatvesztés kockázata ellen.

A dokumentumkezelő rendszer használata kezdőként kissé trükkösnek tűnhet. De ne feledje, hogy mindennek az alapja a tapasztalatszerzés. Készüljön fel egy kis tanulásra és gyakoroljon sokat.

Amint megszokja a rendszer használatát, az egész folyamat olyan egyszerűvé válik majd, hogy szinte automatikusan tudja alkalmazni.

Mindenekelőtt azonban nézzünk meg néhány gyakran ismételt kérdést.

Mi az elektronikus dokumentumkezelés?

Ez egy olyan folyamat, amely segítségével egy szoftver használata által digitálisan tárolhatunk, kategorizálhatunk, testre szabhatunk és terjeszthetünk dokumentumokat. Ezek lehetnek szöveges dokumentumok vagy képek; erről itt tudhat meg többet. Növeli több folyamat hatékonyságát a vállalkozáson belül, beleértve, de nem kizárólagosan a következőket:

• Az ügyfelek segítése

• Az alkalmazottak képzése

• Információk szétosztása a csapatok között

• Elemzés stb.

Tegyük fel, hogy segítene, ha megtudná a fizetett backlinkek árát az Adsy vendégküldő szolgáltatásánál. Ott van az árlista a papíron, valahol a fiókban. De egy hónapja tette oda. 30 napon belül további száz papírdokumentum költözött be és ki a fiókokból.

Annak az esélye, hogy másodpercek alatt megtalálja a megfelelő lapot, nagyjából nulla.

Ellenben, ha feltölti az internetes dokumentumkezelő rendszerébe, akkor mindössze annyit kell tennie, hogy rákeres a „backlink price” kifejezésre. Kevesebb, mint egy másodpercen belül a keresett dokumentum meg fog jelenni az eredmények között.

Az elektronikus dokumentumkezelő szoftvert széles körben használják a SEO menedzsmentben jelentések, elemzések, alapvető mutatók tárolására.

Ki a dokumentumkezelő?

Ez a személy elsősorban a dokumentáció tárolásáért és rendszerezéséért felelős. Projekteket szerkesztenek, adatokat visznek át papírról digitális formába, módosítják az engedélyezési beállításokat stb.

A feladatok köre nagyban függ a cégtől és annak tevékenységétől. Egyesek projektmenedzsereknek, mások dokumentum kontrollereknek hívják ezeket a személyeket. Egy dolog azonban minden esetben állandó – mégpedig az, hogy a dokumentumkezelő személynek meg tanulnia a dokumentumkezelő rendszerekről mindent, hogy bármilyen nehézségű elektronikus fájlokkal képes legyen dolgozni.

Most pedig tekintsük át dokumentumkezeléssel kapcsolatos rövid útmutatónkat.

Útmutató kezdőknek a dokumentumkezeléshez

Az alábbiakban megosztjuk Önnel az általánosan alkalmazható lépéseket, függetlenül attól, hogy milyen dokumentumkezelő rendszerről van szó.

1: Válassza ki az igényeinek megfelelő dokumentumkezelő szoftvert

Ha a cége még nem tette meg, válassza ki az igényeinek megfelelő szoftvert, vagy ha munkavállalóként megteheti, javasolja az adott szoftver bevezetését menedzserének. Egy DMS rendszernek minimálisan az alábbi funkciókkal rendelkeznie kell:

• Felhőbeli tárhely: Az információk legkényelmesebb megosztásához és feldolgozásához felhős tárhelyre van szükség. Ez nem annyira korlátozott, mint a fizikai tárhely, és további biztonságot, kiváló rendszerezést és egyszerű fájlmegosztási lehetőségeket kínál (például egy hivatkozáson keresztül).

• Amikor online dolgozik dokumentumokkal, sok ismétlődő feladat automatizálható. A fájlnevek létrehozása, automatikus mentése és egyéb szolgáltatások automatizálhatók az Ön által tárolt jogi információk biztonságának veszélyeztetése nélkül.

• Tevékenységnapló: Az is nagyon fontos, hogy minden dokumentum szerkesztési előzményeit lássuk. Ezért elengedhetetlen a tevékenységnaplók vezetése. Csak a megfelelő emberekre van szüksége hozzá, különösen, ha jogi digitális dokumentumokról van szó.

• A rendszeropcióknak magas szintű biztonságot kell kínálniuk a dokumentumok létrehozásától a hosszú távú tárolásig. A versenytársak és a hackerek soha nem férhetnek hozzá a felhőhöz, mivel ott bizalmas információkat tárolhatnak.

• Központosított munkaterület: Az iratkezelés csapatfolyamat. Különböző embereknek, különböző helyekről kell távolról együtt dolgozniuk egy központi munkaterületen, amely mindenki számára kényelmes.

Egy jó termék főbb jellemzőinek ismerete segít felismerni a hatékonyságát és a használatának megtanulásához szükséges erőfeszítéseket.

2: Nagyon figyelmesen olvassa el a használati útmutatót

Mielőtt bármilyen projektdokumentumot hozna létre, olvassa el a kézikönyvet. Általában az összes lényeges funkció leírása és magyarázata ott van. Emellett, ha például a Google Dokumentumokat használja, rengeteg információ található az interneten, beleértve a vállalat hivatalos kézikönyvét is.

Lehetőséget kell biztosítani arra is, hogy felvegye a kapcsolatot a fejlesztővel további információk megszerzése érdekében vagy, ha komoly problémái vannak a szoftverrel.

3: Keressen egy online kurzust, hogy fejlessze magát

A legjobb módja annak, hogy bármilyen dokumentumtároló és kezelő programot kihasználhasson, egy tanfolyam elvégzése. Ha a cége nem tudja finanszírozni, vagy nem szeretne befektetni ebbe, az OpenKM Academy rengeteg ingyenes tanfolyamot kínál, amelyek segítenek az elindulásban.

A kurzus során minden lehetséges eszközzel és művelettel megismerkedhet.

Körülbelül egy hónapon belül pedig már gördülékenyen fogja tudni használni és készen fog állni arra, hogy ilyen módon végezze munkáját.

4: Hozzon létre egy tesztdokumentumot

Hozzon létre egy tesztdokumentumot, amelyen keresztül megtanulhatja a DMS összes funkciójának használatát. Szüksége lesz rá a tanulás során és a jövőben is, amikor új funkciók jelennek meg, vagy ha olyan funkciókat kell használnia, amelyekben nincs sok gyakorlata.

Győződjön meg róla, hogy csak Ön férhet hozzá, majd kérjen meg egy barátot vagy más közeli személyt, hogy segítsen gyakorolni azt, hogy hogyan adhat hozzáférést másoknak a dokumentumokhoz.

Összefoglalás

A vállalatok világszerte hatalmas mennyiségű adattal foglalkoznak: szerződésekkel, szabályzatokkal, ügyfél információkkal és adatbázisokkal, folyamatokkal, munkafolyamatokkal, hogy csak néhányat említsünk. Szinte bűnnek számít az olyan technológiai fejlesztések elkerülése, amelyek segítségével nemcsak tárolhatja, hanem kategorizálhatja, és testre szabhatóvá teheti ezeket a dokumentumokat.

Takarítson meg időt és fáradságot, és szerezzen be egy dokumentumkezelő rendszert. Használhat olyan jól ismert dokumentumkezelőket is, mint például a Google Dokumentumok, vagy vásárolhat előfizetést egy olyan vállalkozástól, amely rendelkezik az Ön konkrét céljainak megfelelő szoftverrel.

A tanulás nem olyan nehéz folyamat és megéri. Nem kell egyedül végig mennie az úton, hiszen számos ingyenes tanfolyam segít bármilyen szoftver használatának elsajátításában.

A szerzőről: Nancy P. Howard írásszakértőként dolgozik a photoretouchingservices.net kiszervezésénél. Emellett professzionális író olyan témákban, mint a blogolás, az IT és a HR. Szeret utazni, fényképezni, és mindig szívesen találkozik új emberekkel.