Munkánk hatékonyságának növelése az OpenKM és a CmisSync segítségével

Munkánk hatékonyságának növelése az OpenKM és a CmisSync segítségével

Írta Ricardo Álvarez,az OpenKM USA tagja 2021. február 26-án

Mi itt az OpenKM-nél aktívan igyekszünk együtt dolgozni az ügyfeleinkkel annak érdekében, hogy azonosítani tudjuk, azokat a megoldásokat és eszközöket, amelyek a mindennapi operatív munkát képesek optimalizálni.

A legsikeresebb ilyen projektünk a CmisSync-el való integráció kialakítása volt.

A korábban használt Desktop Sync nevű alkalmazást leváltottuk a CmisSync-re, hogy több lehetőséget és nagyobb biztonságot nyújthassunk felhasználóink számára.

Mi a CmisSync?

A CmisSync egy olyan szinkronizációs eszköz, amely lehetővé teszi a dokumentumok szinkronizációját az OpenKM szerver és a felhasználók helyi környezete között, lehetővé téve számukra, hogy a létrehozott kapcsolaton keresztül könnyedén visszakereshessenek, létrehozhassanak, frissítsenek, áthelyezhessenek vagy törölhessenek fájlokat a tárból.

Jellemzők

A CmisSync elsődleges célja a helyi fájlok szinkronizálása egy privát, biztonságos szerverre. Két alapvető jellemzője azonban kiemelkedő más szinkronizációs megoldásokhoz képest: a biztonság és a vezérlés.

Biztonság

A dokumentumok biztonsága úgy növelhető, hogy a nyilvános felhő alapú szolgáltatás helyett közvetlen szinkronizációt biztosítunk a felhasználó fájlszerverével vagy privát felhős megoldásával.

Ez az alkalmazás nagyobb biztonságot nyújt, mint a legtöbb harmadik féltől származó szinkronizációs eszköz vagy nyilvános felhőszolgáltató, mivel több lehetőséget kínál a fájl szerver felhasználói fiókjainak kezelésére és jogainak beállítására. Más szóval, ezzel a megoldással az alkalmazottak csak azokat a fájlokat láthatják, amelyekhez van jogosultságuk.

Vezérlés

A helyi tároló és a szerver közötti szinkronizáció feleslegessé teszi a fájlok duplikációját.

Ezentúl, a felhasználó kijelölheti, hogy mely fájlokat és mappákat kívánja szinkronizálni, ezzel optimalizálhatja a rendszer hatékonyságát.

A megfelelő joggal rendelkező felhasználók zárolhatják a dokumentumokat a felhőben, hogy megóvják azokat az egyidejű módosításból adódó konfliktusoktól.

Gyakori felhasználási területek

A vállalatok üzlet-specifikus munkafolyamatai határozhatják meg legjobban azt, hogy miként profitálhatnak az asztali szinkronizáló rendszer használatából. Íme az ügyfeleink által leggyakrabban használt szcenáriók:

1. Távmunka

A távmunka szerepe igencsak megnőtt az elmúlt években, különösen 2020 után.

A helyi mappa és a szerver közötti szinkronizáció segítségével a felhasználó zökkenőmentesen válthat az irodai munkáról, a távmunkára, anélkül, hogy dokumentumokat kellene magával cipelnie.

2. Csapat/team közötti szinkronizáció

Hasonló elv miatt alkalmazható a felhasználók egy csoportjára is, azaz a team-ek esetén, mivel a megosztott projekteken dolgozók gyakran módosítják a fájlokat.

Minden projekt aktív felhasználója kiválaszthat és szinkronizálhat egy helyi mappát a szerverre, amely tartalmazza a projekt összes adatát.

Ez a fajta kapcsolat, két irányú kapcsolatként írható le, azaz minden egyes alkalommal, amikor a felhasználó frissít egy fájlt, az frissülni fog a kapcsolódó szerveren is, amely ezután frissíti a többi lokálisan megosztott fájl státuszát azok számára, akik részt vesznek a projektben. Ennek a fajta interakciónak a tipikus példája, az árlista frissítése.

Egy olyan szervezetnél, ahol több pénzügyi vezető dolgozik, különösen oda kell, figyelni arra, hogy mindenkit értesíteni kell, ha az árlista megváltozik. A fájlok átfogó szinkronizálásával azonban elegendő egyetlen felhasználó, aki rendelkezik módosítási jogosultsággal és képes az összes résztvevő árlistáját frissíteni, anélkül, hogy ez bármilyen plusz műveletet vagy értesítést igényelne.

3. Nagy projektfájlok kezelése

A nagy méretű fájlok - vagy a fájlok nagy számosságú - folyamatos frissítése megzavarhatja, lelassíthatja a munkavállaló munkamenetét.

A hatékonyságnövelés legegyszerűbb módja, ha nagy fájlokkal dolgozunk, hogy csak a kívánt/szükséges fájlokat szinkronizáljuk és alacsonyabb feltöltési sebességet választunk.

Lehetőség van ugyanis a letöltési és feltöltési sávszélesség-korlátozására, hogy ne veszélyeztessük a rendszer teljesítményét.

4. Speciális fájltípusokkal való munka

Az ECM rendszerek ritkán teszik lehetővé a web alapú, vagy iparág specifikus fájlok megjelenítését.

A hangfájlok, grafikus állományok vagy pl. a 3D modellek stb. módosításához jellemzően valamilyen kereskedelmi forgalomban lévő harmadik fél által készített szoftverre van szükség, ezért módosításuk kényelmetlen lehet.

A fájlok lokális szinkronizálásával elkerülhető, hogy a felhasználóknak be kelljen jelentkezniük, letölteniük a fájlokat, módosítani azokat, majd újra feltölteniük a repositoryba. Ezek a kényelmetlenséget elkerülhetők.

Hogyan konfiguráljuk a CmisSync-et az OpenKM-hez?

1. Tölse le a CmisSync-et a hivatalos weboldalról.

2. Nyissa meg az alkalmazást és gépelje be az OpenKM példányának URL címét utána téve az /openkm/cmis/atom részt.
3. Adja meg az OpenKM bejelentkezési adatokat
4. Válassza ki a szinkronizálni kívánt OpenKM mappát
5. Válassza ki és nevezze át a helyi mappát, ahova szinkronizálni kíván (opcionális)
6. Elfogadás

Összegzés

Nem titok, hogy a vállalatok egyre nagyobb mennyiségű fájlokkal dolgoznak és ezek helyi számítógépeken történő tárolása nem biztonságos, nem beszélve a verziókezeléshez szükséges kiegészítő tárhely igényéről és az ebből fakadó elkerülhetetlen rendetlenségről.

Az OpenKM és a CmisSynk használata lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy a lokális tárhelyen érjék el dokumentumaikat és hozzáférjek az előbb említett előnyökhöz anélkül, hogy az összekapcsolt helyi tárolók bármelyikét érintenék.

A Content Management Interoperability Services (Tartalomkezelési interoperabilitási szolgáltatások) szabványok bevezetésével az OpenKM lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy egy absztrakciós réteget definiáljanak az adattár webprotokollok segítségével történő vezérléséhez.