Mobil dokumentumkezelés

Mobil dokumentumkezelés

Szerző: Ana Canteli – 2024. június 28.

Egyre mobilabb világunkban a dokumentumkezelés is új szintre lép

A mai, egyre inkább összekapcsolt világban a mobil dokumentumkezelés már nem csupán előny, hanem alapvető igény. Az OpenKM 2005-ös alapítása óta forradalmasította az elektronikus iratkezelést és dokumentumkezelést. Kezdetben a rendszer ügyféloldali szerverekre telepítve, elsősorban számítógépen keresztül volt elérhető. Ma viszont a platformfüggetlen hozzáférés vált alapértelmezetté, és az OpenKM célul tűzte ki, hogy a mobil felhasználói élmény ugyanolyan hatékony legyen, mint az asztali gépes használat.

Az online dokumentumkezelés jelene és jövője

A mobil dokumentumkezelés nemcsak trend, hanem az online dokumentumkezelés jövője is. Lehetővé teszi a dokumentumok elérését, szerkesztését és kezelését bárhonnan, bármikor. A mobilalkalmazások nyújtotta rugalmasság és gyors reagálóképesség kiemelten fontosak az üzleti életben, ahol az azonnali döntéshozatal és információelérés versenyelőnyt jelent.

Mobilhasználat OpenKM-mel

Az OpenKM mobilalkalmazás használata teljes értékű élményt nyújt, amely megegyezik az asztali verzióéval. A felület intuitív és felhasználóbarát, a dokumentumfeltöltéstől a szerkesztésig számos funkció elérhető. A rendszer ingyenes próbaidőszakot is kínál, így a vállalatok elköteleződés előtt kipróbálhatják a megoldást.

Az OpenKM mobilhasználatának fő előnyei

1. Hozzáférés bárhonnan, bármikor
• Mobilitás: A munkatársak bármikor és bárhonnan hozzáférhetnek vállalati dokumentumokhoz.
• Távmunka: Hatékony munkavégzést biztosít az irodán kívül is, növelve az üzletmenet folytonosságát.
2. Fokozott termelékenység
• Időmegtakarítás: A dokumentumok gyors keresése, megtekintése és szerkesztése bárhonnan elérhetővé válik.
• Rugalmasság: Lehetővé teszi a gyors reagálást és döntéshozatalt.
3. Hatékony együttműködés
• Dokumentummegosztás: A dokumentumok azonnal megoszthatók kollégákkal, partnerekkel.
• Valós idejű frissítések: Minden változtatás azonnal látható, így mindenki a legfrissebb verzióval dolgozik.
4. Jobb ügyfélkiszolgálás
• Gyors reagálás: Ügyfelek, kollégák vagy hatóságok kérdéseire azonnali válasz adható a releváns dokumentumokhoz való hozzáféréssel.
• Dokumentumelérés terepen: A felhasználók akár tárgyalásokon vagy helyszíni látogatások során is hozzáférhetnek a szükséges iratokhoz.
5. Biztonság
• Jogosultságkezelés: Részletes jogosultságbeállítások biztosítják, hogy kizárólag illetékes személyek férjenek hozzá érzékeny információkhoz.
• Titkosítás: Az adatátvitel biztonságos, így csökken az adatvesztés vagy szivárgás kockázata.
6. Költségcsökkentés
• Papíralapú dokumentumok kiváltása: Jelentős nyomtatási és tárolási költségek spórolhatók meg.
• Erőforrás-optimalizálás: Mobil eszközök használatával csökkenthető az infrastruktúra-igény.
7. Skálázhatóság és alkalmazkodóképesség

• Rugalmas bővítés: Az OpenKM képes a vállalati növekedéssel együtt fejlődni.
• Folyamatos frissítések: Rendszeres fejlesztések biztosítják a legújabb funkciókat és a magas szintű biztonságot.

Gyakorlati példa – dokumentumfelvétel útközben

Tegyük fel, hogy egy futár felvesz fontos dokumentumokat egy telephelyről, és azokat a központi irodába szállítja. A dokumentum átvételét azonnal rögzítenie kell. A mobilján lefényképezi az iratokat, megnyitja az OpenKM alkalmazást, új dokumentumot hoz létre, feltölti a fotót, és megadja a szükséges metaadatokat (pl. feladó neve, dokumentumtípus, átvétel dátuma). A rendszer automatikusan feltölti az anyagot a megfelelő mappába, és értesítést küld a központnak és a feladónak. Ez a folyamat azonnali dokumentációt biztosít, csökkenti az elvesztés kockázatát, és javítja a kommunikációt.

Összegzés

A mobil dokumentumkezelés elengedhetetlen azoknak a vállalatoknak, amelyek versenyképesek és hatékonyak akarnak maradni. Az OpenKM megbízható, biztonságos és teljes körű megoldást kínál, amely bármilyen mobileszközről használható. Automatizált folyamatokkal, verziókezeléssel és harmadik féltől származó rendszerekhez való integrációs lehetőségekkel az OpenKM az élvonalban jár az elektronikus dokumentumkezelés terén.

Azok a cégek, amelyek még nem léptek a digitális irányba, komoly versenyhátrányba kerülhetnek. A felhőalapú és mobil dokumentumkezelés stratégiai szükségszerűség, nem csupán technológiai trend.

Próbálja ki az OpenKM ingyenes demóját, és győződjön meg arról, hogyan teheti hatékonyabbá dokumentumkezelését, hogyan növelheti a termelékenységet, és hogyan valósíthatja meg a papírmentes iroda koncepcióját!