Mire érdemes odafigyelni egy dokumentumkezelő rendszer kiválasztása során?

Mire érdemes odafigyelni egy dokumentumkezelő rendszer kiválasztása során?

Írta Guido Lara, az OpenKM USA tagja, 2020. november 27-én

Amint azt a korábbi blogbejegyzéseinkben kifejtettük, egy jó dokumentumkezelő rendszer megéri a ráfordított időt és pénzt. Amennyiben úgy dönt, hogy befektet egy DMS rendszerbe, úgy egy teljesen új problémával találja szemben magát

– „Mégis milyen jellegű dokumentumkezelőt válasszak? „

Ezt szem előtt tartva, szeretnénk néhány tippet adni, melyek segítenek a vállalkozásának leginkább megfelelő DMS rendszer kiválasztásában.

 Felhő alapú tárhely és kapcsolódási lehetőségek

Nincs manapság olyan jó DMS rendszer, amely ne kínálna felhős tárhelyet az adataink központi helyen való tárolásához. A különbség csupán az ehhez való csatlakozási lehetőségekben rejlik. Kulcsfontosságú, hogy mindig figyelembe vegyük, hogy egy adott DMS-hez, mikor és hogyan tudunk kapcsolódni.

Egyes rendszerek lehetőséget adnak, hogy különböző böngészőkön, illetve applikációkon keresztül kapcsolódhassunk a központi tárhelyhez, míg megint mások a kettőből csak egy megoldást kínálnak. Néhány rendszer korlátozza, hogy honnan és milyen jellegű fájlokat lehet feltölteni. Ezeket a jellemzőket és néha ezek hiányát, elengedhetetlenül fontos figyelembe venni, ahhoz, hogy a vállalkozásunk számára leginkább megfelelő megoldást tudjuk kiválasztani.

Szkennelési lehetőségek

Amennyiben vállalkozásban még mindig sok dokumentum hever papír alapon, akkor érdemes figyelembe vennie, hogy számos kiváló DMS rendszer rendelkezik szkennelési megoldással, amely lehetővé teszi, hogy az összes fontos dokumentumot a központi tárhelyre juttassa.  Ez a funkció akkor is rendkívül hasznos lehet, ha vállalata sok olyan eseményen vesz részt, vagy ad neki otthont, ahol papíralapú dokumentumok cseréje történik és biztosítani szeretné, hogy azok ne vesszenek el. Amikor ennek a funkciónak a használatát fontolgatjuk, rendkívül fontos, hogy meghatározzuk, milyen technológiát kívánunk használni szkenneléskor.

Keresési és metaadat funkciók

A kiválasztott DMS rendelkezzen robusztus keresési funkcióval. Ugyanis, ez a megoldás teszi lehetővé, hogy a tárolt dokumentumokat gyorsan és könnyedén tudjuk visszakeresni.

A funkció vizsgálatakor fordítson kiemelt figyelmet a metaadatkezelésnek is. Ez teszi ugyanis lehetővé, hogy a központi tárhely minden eleméhez egy egyedi háttér ID-t rendeljünk. A megbízható metaadat-funkcióval ellátott robusztus keresési képesség által a megfelelő dokumentumot a megfelelő időben fogja megtalálni.

Beépített dokumentumszerkesztő és készítő megoldás

A következő nagyszerű funkció, melyet érdemes egy DMS-ben keresni, az a beépített dokumentumszerkesztő vagy készítő megoldás, amely lehetővé teszi a fájlok javítását vagy módosítását. Az OpenKM például két lehetőséget is biztosít a dokumentumok szerkesztésére. Az egyik a hatékony „Live edit” (élő szerkesztés funkció), a másik pedig a sokoldalú Microsoft Office plugin.

 Dokumentumok verziókezelése

A verziókezelés egy olyan fő funkció, amellyel mindenképpen rendelkeznie kell a kiválasztott DMS-nek. Ez tartalmazza ugyanis a listát arról, hogy ki, mikor és milyen módosításokat hajtott végre. Ezáltal tehát, az idő előrehaladtával teljes áttekintést kaphat arról, hogy mi történt a rendszerben. Ez a funkció tartalmazza az előző dokumentumverziók teljes, vagy részleges listáját, biztosítva ezzel, hogy hiba esetén ne veszítsen el egyetlen létfontosságú információt sem.

 Hozzáférések korlátozása

A DMS másik alapvető jellemzője a rendszeren belüli engedélyek kezelésének képessége. A felhasználói műveletek irányításának képessége garantálja, hogy a rendszer megőrzi az adatok integritását, és biztosítja, hogy a fájlokat ne tudják véletlenül átmozgatni, letölteni vagy törölni.

 Univerzális fájlformátum támogatás

Nem az Excel táblázatok és a Word dokumentumok az egyetlen dokumentumtípusok, amelyek egy vállalatnál készülnek. Videók, honlaphoz kapcsolódó szkriptek, képek stb. csak hogy néhány példát említsünk arra vonatkozóan, hogy milyen jellegű fájlokat kell még tárolni, kezelni és szükség esetén visszakeresni. Éppen ezért a kiválasztott DMS-nek képesnek kell lennie különböző fájlformátumok kezelésére, így végül nem kell különböző helyre mentenie az egyes fájltípusokat.

Az OpenKM egy olyan menedzsment megoldás, amely lehetővé teszi a vállalkozások számára az elektronikus dokumentumok előállításának, tárolásának, kezelésének és feldolgozásának ellenőrzését. Egy olyan dokumentumkezelő rendszerről van szó, amely az összes alapvető dokumentumkezeléssel, együttműködéssel és fejlett kereséssel kapcsolatos funkciókat egy egyszerűen használható megoldásban egyesít. A rendszer adminisztrációs eszközei segítenek a felhasználók menedzselésében pl. hozzáférés-kezelés, a dokumentum biztonsági szintjének beállításában (ki férhet hozzá és hogyan), valamint a részletes tevékenységi naplók és automatizmusok beállításában. Vegye fel velünk a kapcsolatot még ma!