Milyen előnyökkel jár egy dokumentumkezelő rendszer használata?

Milyen előnyökkel jár egy dokumentumkezelő rendszer használata?

Írta Ashlie Lopez 2020. szeptember 4-én

Függetlenül attól, hogy papíralapú vagy elektronikus fájlokról beszélünk, a dokumentumok szerves részét képezik az irodai és vállalati életnek. A dokumentumok kezelése mindig is nagy terhet jelentett azok számára, akiknek napi szinten hatalmas mennyiségeket kell feldolgoznia. A régi időkkel ellentétben, amikor még egész dokumentum halmokat kellett végig lapozni, ma már a digitalizációnak köszönhetően a dokumentumkezelő rendszerek lehetővé teszik, hogy könnyedén és biztonságosan tároljuk a fájlokat, szükség esetén pedig azonnal rendelkezésünkre is bocsájtja. A DMS rendszerek egyre népszerűbbé válnak köszönhetően az előbb említett előnyeiknek és a széleskörű használati lehetőségeiknek pl. Pakisztáni márkaügynökség.

 Íme tehát a dokumentumkezelő rendszerek legfőbb előnyei, amelyek biztosan segítenek Önnek megérteni, hogy miért is nélkülözhetetlen egy ilyen rendszer használata az irodában:

Kisebb tárhelyigény

Kétségtelen, hogy a modern technológia sokat segített nekünk a munkánk hagyományos módszereinek korszerűsítésében. Korábban hatalmas tárolóhelységekben, masszív polcokon és irattartó szekrényekben tároltuk a dokumentumokat. Évről-évre a növekvő mennyiségnek megfelelően újabb polcokat és szekrényeket kellett vásárolni az igények kielégítéséhez. Egy dokumentumkezelő rendszer bevezetésével az összes ilyen jellegű probléma megszüntethető. Annyi dokumentumot tárolhat, amennyit csak akar, anélkül, hogy aggódnia kellene a tárolási problémák miatt. Az elektronikus dokumentumkezelés sokkal kényelmesebb, mint a papíralapú és mindig van lehetőség a tárhely bővítésére.

Biztonság

A dokumentumok helytelen elrendezése és az illetéktelen hozzáférés viszonylag könnyű és gyakori eset volt, amíg fizikai tárolóhelységeket alkalmaztak a dokumentumok védelme érdekében. A DMS rendszerek megkönnyítették és továbbfejlesztették a fájlok biztonságos megőrzését. Ezzel a megoldással, csak olyan személy férhet hozzá a dokumentumokhoz, aki valóban jogosult rá.

A vállalat így rengeteg költséget spórolhat meg, hiszen nem kell biztonságos tárolóhelységek kialakításába invesztálnia és nem kell biztonsági őröket sem alkalmaznia. Kétség sem férhet hozzá, hogy az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek új szintre emelik a fontos és bizalmas dokumentumok biztonságát.

Szervezés és menedzsment

A DMS rendszereknek köszönhetően a dokumentumok kezelése és szervezése még soha nem volt ilyen egyszerű feladat. Nem kell többé papírok keresésére pazarolnia az idejét. Mindössze annyit kell tennie, hogy begépeli a dokumentum nevét és másodpercek töredéke alatt hozzájut a kívánt fájlhoz. Könnyedén kategorizálhatja és mappákba, illetve tetszőleges nevű almappákba rendszerezheti dokumentumait. A logikus szervezeti felépítés által könnyedén megtalálhatja a keresett fájlt és ezzel jelentős időt spórolhat meg. Minél többet invesztál egy dokumentumkezelő rendszer üzemeltetésébe, annál inkább élvezheti ki annak előnyeit.

Hozzáférés és megosztás

Egy online dokumentumkezelő rendszer segítségével bárhonnan, bármikor hozzáférhet dokumentumaihoz. Nem kell többé e-mailek küldésével vagy egyéb eszközök beállításával vesződnie ahhoz, hogy egy dokumentumot megosszon másokkal, ahelyett, hogy pusztán egy egyedi ID és jelszó segítségével bejelentkezne és az összes arra jogosult felhasználó megtekinthetné a dokumentumot. Amennyiben harmadik féllel szeretné megosztani a fájlt, azt is biztonságosan megteheti. A legtöbb elektronikus dokumentumkezelő rendszer rendelkezik email integrációval, amely lehetővé teszi a dokumentumok biztonságos megosztását az érintett felekkel. Egy ilyen jellegű szoftver a legjobb módja, annak, hogy bizalmasan kezeljük az online dokumentációkat.

Biztonsági mentés és helyreállítás

A legtöbb DMS rendszer kínál biztonsági mentés lehetőséget. Bármilyen meghibásodás esetén, amely adatvesztéssel jár, képes lesz visszaállítani az adatokat. A régi időkben, amikor egy tárolóhelység leégett vagy elárasztotta a víz, esetleg egy dokumentum megsemmisült, szinte lehetetlen volt a bekövetkezett károkat helyreállítani. Az elektronikus dokumentumkezelés ennek pontosan az ellenkezője, ugyanis még a dokumentumkezelő rendszer meghibásodása esetén is vissza lehet állítani az adatokat a biztonsági mentésnek köszönhetően. Az információk helyreállítása többé nem jelenthet gondot és ez csak egy dokumentumkezelő rendszerbe kerül. Ugye megéri?

Monitoring

A legtöbb dokumentumkezelő rendszer lehetővé teszi, hogy figyelemmel kísérjen minden tevékenységet vagy módosítást. Például, könnyedén lekérdezheti, hogy mely felhasználó mely dokumentumot, mikor, milyen eszközről nyitotta meg. Ezenfelül, nyomon követheti a dokumentumokon bekövetkező változásokat és hogy ki módosította azokat. A DMS rendszerek gyakran rendelkeznek e-mail integrációval ezért könnyedén kaphat értesítéseket olyan eseményekről is, mint például: valaki bejelentkezett a rendszerbe, vagy valaki módosított egy aktát.

Sok más egyéb mellett az idő az egyik legértékesebb erőforrás, főleg ebben az időszakban, amikor korlátozott óraszámban kívánjuk a maximális produktivitást elérni. Ebben a helyzetben, egy dokumentumkezelő rendszer rengeteg időt spórolhat meg számunkra. A dokumentumok nagy tárhelyen történő tárolásának hagyományos módszereivel ellentétben, nem kell külön pénzt fektetnie az adatok biztonsága érdekében, nyugodtan dőljön hátra és hagyja, hogy a dokumentumkezelő szoftver gondoskodjon ezekről a problémákról. Továbbá, a gyors és biztonságos dokumentumtároló rendszer nemcsak a személyzet hatékony munkavégzését segíti elő, hanem növeli az ügyfél elégedettségét is, mivel biztosítva van a dokumentumainak biztonságos megőrzéséről. Minden nehézség, amely a papíralapú dokumentumkezeléshez köthető egy DMS rendszer bevezetésével megszüntethető. Az elektronikus dokumentumok tárolásának szervezett rendszere az Ön irodája számára is biztosan előnyös lesz.

Szerzőről: Ashlie Lopez tapasztalt író. Az írói karrierjét a Techvando-nál kezdte. Nappal író, éjjel könyvmoly. Szenvedélye, hogy segítsen minden embert az online marketing minden aspektusában.