Miért van szüksége minden vállalatnak dokumentumkezelő rendszerre?

Miért van szüksége minden vállalatnak dokumentumkezelő rendszerre?

Írta: Claudia Jeff, 2020. november 6

Volt idő, amikor a vállalkozások boldogulásához elegendő volt “csupán” a kemény munka vagy a puszta szerencse. Ahhoz azonban, hogy a mai világban is sikeresek legyenek, állandó és következetes erőfeszítésekre van szükség. Ma már nem elég a szerencse ahhoz, hogy egy vállalkozás sikeresen legyen.

A vállalatok mozgatórugóivá egyértelműen az adatok és információk váltak. Az ügyfelek szokásainak ismerete és azok egységes rögzítése, releváns információkkal szolgál az üzlet vezetői számára és segítenek a cég fejlődésében. Ennek köszönhető az, hogy a legtöbb vállalkozás elképesztő mennyiségű adatot képes előállítani egyetlen nap alatt. De a titok kulcsa nem az adatok mennyiségében rejlik. Minél több adatot termel ugyanis a vállalkozása, annál hatékonyabb dokumentumkezelési megoldásra lesz szüksége annak megfelelő felhasználásához.

Mi a dokumentumkezelő rendszer?

Leegyszerűsítve, a dokumentumkezelő rendszer automatizált megoldást nyújt az adatok rögzítésére, a dokumentumok és feladatok biztonságos digitalizálására, valamint azok címkézésére és jóváhagyására.

Miért fontos egy dokumentumkezelő rendszer megléte a szervezetnél?

A felhős tárolási megoldásokról és dokumentumkezelő rendszerekről szóló legfrissebb statisztikák szerint, 2020-tól, a dokumentációkat tekintve összességében 86%-os megtakarítást érhet el az ilyen jellegű szoftverek használatával.

Ez a szám tehát egyértelműen bebizonyítja, hogy a digitális dokumentálás elengedhetetlen egy modern vállalatnál. Ezzel nem csak, hogy költségeket és időt takaríthat meg, de kevesebb erőfeszítéssel is járnak, továbbá elmondható, hogy amint a szakemberek nem tekintik többé munkájuk részének a papíralapú dokumentumkezelést, az összes üzleti folyamat sokkal hatékonyabbá válik.

Mi a célja egy dokumentumkezelő rendszernek?

A dokumentumkezelő rendszerek legfontosabb célja a hatékonyság növelése. Sok vállalkozás nem veszi észre, hogy az a kemény munka, amelyet a munkavállalók feladatainak természetes velejárójának tekintenek, tulajdonképpen időpazarlás. A készségalapú munkaerő-felvétellel jobban megtervezheti az üzleti tevékenységek stratégiáját. Ez pedig sokkal többet jelent annál, mint hogy valaki csak ott üldögél és papírokat dolgoz fel. A faxolás, a keresés, az iktatás és az egyes dokumentumok kézi kezelésének fáradságos folyamata ugyanis egy hatékony dokumentumkezelő szoftver hatáskörébe tartozik. Egy ilyen rendszer több, mint pusztán egy felhő alapú tároló vagy az üzleti folyamataink automatizálására alkalmas eszköz.

Egy fejlett dokumentumkezelő rendszer ugyanis hatalmas mennyiségű ki és beáramló papíralapú dokumentumot képes kezelni. Így a fennmaradó értékes időt a munkakörének megfelelő tevékenységek elvégzésével töltheti, amelyek inkább készségalapúak, semmint adminisztratív feladatok.

Milyen előnyökkel jár egy dokumentumkezelő rendszer?

Az adatok és információk megfelelő kezelése nem könnyű feladat. Mivel a dokumentumok a vállalat alapvető elemei, nem lehet csak úgy elhanyagolni őket, később szükség lehet ezek visszakeresésére, ezért következetes módon kell őket tárolni. A vállalkozása jellegétől függően egy DMS termék számos előnnyel járhat a vállalata számára. Íme tehát egy dokumentumkezelő rendszer legfontosabb előnyei:

1.     Kisebb tárhelyigény

Minél több papíralapú dokumentumok kezel a vállalata, annál nagyobb tárhely kapacitásra lesz szüksége azok megőrzéséhez. Ha jobban belegondolunk a papíralapú dokumentumok tárolása bár egy extra költség, ezt a terhet meglehetősen könnyen ki lehet iktatni. Ehhez mindössze egy olyan szoftverre van szüksége, amely képes digitálisan kezelni a dokumentumokat, ahelyett, hogy iratszekrényekben vagy dobozokban tárolná őket. Ezzel egyidőben rengeteg irodaterületet is felszabadít, melyeket sokkal fontosabb tevékenységek elvégzésére használhat fel. Bár léteznek olyan dokumentumok, amelyeket tömegesen és papíralapon kell megőrizni, ezekhez igénybe vehet egy off-site (irodán, telephelyen kívüli) raktárt vagy szolgáltatást.

2.  Fokozott biztonság

Rengetek vállalat tárol szenzitív információkat papíralapon. Egy dokumentumkezelő rendszer ennél sokkal jobb biztonsági szabályozást kínál, amely csökkenti a releváns és létfontosságú információk elvesztésének kockázatát. További előnye, hogy több távoli helyről is hozzáférhet dokumentumaihoz, valamint szabályozhatja azon felhasználók körét is, akik jogosultak azt szerkeszteni, vagy megosztani. Sőt mi több, a DMS-ek audit trail (naplózási) funkcióval is rendelkeznek, ami azt jelenti, hogy ha tudni szeretné, hogy ki tekintette meg, szerkesztette vagy módosította az adott dokumentumot, azt könnyedén megteheti.

3.       Törvényi megfelelőség

Gyakran előfordul, hogy egy dokumentum nem örökre szól, hanem bizonyos időszakban érvényes. Például, mint egy működési engedély, melyet évente ellenőrizni kell és ennek hiányában bírságot szabhatnak ki, vagy akár visszavonhatják üzleti lehetőségeinket és elvehetik a működési engedélyünket.  Éppen az ilyen megfelelőségi előírások miatt nem lehet csak úgy az egyes dokumentumokat egyszerűen eltárolni, majd elfelejteni. A dokumentumkezelő rendszerek az előírások betartásának érdekében, figyelemmel kísérik az aktákat és ennek megfelelően emlékeztetnek minket arra, hogy az esedékesség napjáig frissítsük azokat. Ezek az ütemtervek könnyedén automatizálhatók és testre szabhatók annak érdekében, hogy megfeleljenek ezeknek a követelményeknek.

4.     Dokumentumok könnyed visszakereshetősége

Képzelje el, hogy egy hatalmas irattárban, ahol halmokban állnak a dokumentumok kell tudnia megkeresnie egyetlen egy dokumentumot, mert abban a fájlban található az a létfontosságú információ, amelyet be kell mutatnia a következő órában zajló megbeszélésen. Frusztrálóan hangzik, nem igaz? A vállalkozások nagy része még mindig inkább egy szorgalmas munkaerőt tesz ki ennek a hosszú tortúrának, pedig ez a feladat egyetlen egy gombnyomással megoldható volna. Egy dokumentumkezelő rendszer a kulcsszókeresési programnak köszönhetően könnyedé mutatná be Önnek másodpercek alatt a keresett fájlt.

5.     Jobb kollaborációs lehetőségek

Nem csak egy dokumentumkezelő rendszer képes a dokumentumokat tárolni, viszont ez teszi lehetővé az azonnali hozzáférést, szerkesztési lehetőséget, továbbá sokkal jobb kollaborációs lehetőségeket tartogat a csapat számára. Egy értekezlet során a csapat minden tagja könnyedén hozzáférhet ugyanahhoz a dokumentumhoz, így mindenki pontosan tudni fogja, hogy miről beszélnek és mivel ugyanazt az oldalt fogják megnézni, ezért jobban megértik a feladatot is. Ez a megoldás nem csak hogy a csapat összes tagját azonos szintű információáramlásban részesíti, de kiváló menedzsment megoldás is és megszabadítja Önt attól, hogy egy csomó példányt kelljen kinyomtatni és szétosztani.

6.       Biztonsági mentés és helyreállítás

Képzelje el, hogy minden fontos fájlt és dokumentumot elveszít egy munkahelyi tűzvészben, vagy a földrengésben leomló tető temeti maga alá a dokumentumokat, esetleg egy áradás áztatja el a papíralapú fájlokat. Ezek nem lehetetlen események, ugyanis katasztrófák mindennap történnek. Nincs az a biztosítás, amely képes lenne fedezni ezeket a károkat, éppen ezért van szükség megbízható biztonsági másolatra ezekről a fájlokról. Ezért fontos egy dokumentumkezelő rendszer megléte, ugyanis lehetővé teszi az összes fontos dokumentum továbbfejlesztett biztonsági mentését, valamint a katasztrófa utáni helyreállítását.

7.     Immateriális előnyök

A fent említett összes elszámolható előny mellett van néhány olyan immateriális előny is, amelyek az üzleti folyamat szempontjából a DMS-t igen értékessé és az üzleti folyamat szerves részévé teszik. Az akadémiai írási szolgáltatásoktól elkezdve, az e-kereskedelmi üzletekig, egy jó DMS minden vállalkozást képes szabályozottabbá tenni. Íme az 5 legfőbb érv a tudásmenedzsment mellett:

• Rugalmasság
• Versenyképesség
• Szellemi béke
• Szabadság
• Szakmai fejlődés

Milyen funkciókkal rendelkezik egy dokumentumkezelő rendszer?

Egy hatékony dokumentumkezelő rendszer a fent említett előnyöket, az alábbi funkciók révén képes teljesíteni:

1.     Dokumentumok tárolása

A papíralapú dokumentumok iratszekrényekben, kijelölt raktárakban vagy egy speciális részlegen történő tárolása helyett, válasszuk inkább az elektronikus dokumentumok tárolását. Ezeket egy központi szerveren keresztül a DMS egy dedikált dokumentumtárhoz fogja csatlakoztatni. Egy jó dokumentumkezelő rendszertől elvárható, hogy jelezze, hol tároljuk a dokumentumot, hogyan lehet hozzáférni, sőt parancs alapján elő is állítja nekünk azt.

2.     Dokumentumok osztályozása

Nincs többé manuális válogatás, vagy a dokumentumok különböző részlegeken történő tárolása a relevanciájuk szerint. Ma már egy DMS segít Önnek kiválogatni és kategorizálni a dokumentumokat, a legapróbb részletekig, amivel egyszerűen megkülönböztetheti őket egymástól. Könnyen létrehozhat egy hierarchikus rendszert is, amely megkönnyíti a böngészést, és elősegíti a dokumentumok hatékonyabb visszakeresését is a keresőprogram által.

3.     Dokumentumok létrehozása sablon alapján

Különböző sablonok alapján hozhat létre dokumentumokat a szoftver platformon belül. Ezután végig mehet a dokumentumkezelési folyamaton és beállíthatja, hogy ki tekintheti meg, férhet hozzá, vagy szerkesztheti. Ez ilyen jellegű funkció segít Önnek biztonságban tartani a dokumentumokat és megakadályozni a jogosulatlan hozzáféréseket és az információszivárgást. Könnyedén felügyelheti és megfigyelése alá helyezheti a dokumentumot, megakadályozva ezzel azokat, akik vissza akarnak ezzel élni.

4.     Üzleti folyamatok kezelése

A dokumentumkezelő rendszernek figyelmeztetnie és ütemeznie kellene azokat az eszközöket, amelyek azonosítják azokat a konkrét dokumentumokat, amelyek jóváhagyásra, szabályozásra vagy bármilyen más előfeltétel teljesülésére várnak. Ezen túlmenően a DMS figyelmezteti az érintett személyt a dokumentumhoz való visszatérésre, és nem osztja meg a felesleges részleteket az összes megtekintővel. A megoldás egyébként képes minden érintett személynek bejelentéseket vagy riasztásokat küldeni.

5.     Meghatározott archiválási irányelvek

Ez a funkció lehetővé teszi, hogy az üzleti tevékenységeinket egy ellenőrzött környezetben folytassuk. A dokumentumkezelő rendszer szigorú irányelvek és előírások szerint működik, amelyeket egy vezető, egy magasbeosztású menedzser, vagy egy adminisztrátor határoz meg. A dokumentumok archiválásra kerülnek, ellenőrzött hozzáféréssel rendelkeznek és amennyiben azok már használhatók fel, akár véglegesen törlésre is kerülhetnek.

6.     Gyors visszakeresési lehetőségek

A vállalatoknál a DMS bevezetésének elsődleges oka az időmegtakarítás, illetve a termelékenység növelése, amely, mint már tudjuk minden dokumentumkezelő alapvető célja. A különböző visszakeresési lehetőségek (amelyek segítenek Önnek hatékonyan megtalálni a dokumentumokat) alapján tehet különbséget a különböző típusú DMS rendszerek között. A legjobb, keresőmotort és kulcsszókeresési lehetőségeket is biztosít Önnek a nap bármely szakaszában.

7. Továbbfejlesztett biztonsági eljárások az illetéktelen hozzáférés megakadályozására

Az eddig említett funkciókon kívül, amelyek az üzleti folyamat irányításához és biztonságos, nyomon követhető környezet biztosításához kellettek, vannak még olyan továbbfejlesztett biztonsági eljárások és szolgáltatások, amelyek lehetővé teszik a szabályozott üzleti tevékenységek gyakorlását. Az audit trail (napló) funkció képes visszavezetni Önt, a legutolsó felhasználóig és pontosan megmondani, hogy melyik felhasználó, melyik fájlhoz fért hozzá.

Konklúzió;

Összességében elmondható, hogy a dokumentumkezelő rendszer értékes erőforrásokat, időt és pénzt képes megtakarítani számunkra. Nem csak a működési költségeket képes csökkenteni, de nagyobb munkavállalói elköteleződést és jobb ügyfélkapcsolatokat eredményez, illetve papírnélküli irodát biztosít számunkra. Sok kis- és világméretű vállalkozás már sikeresen elindította a hatékony DMS programját. És Ön?

Szerzőről: Claudia Jeffrey jelenleg az MHR writer digitális elemzőjeként és az Assignment Assistance oktatójaként dolgozik; ami egyébként egy kiváló platform tanfolyamok megvásárlásához. A menedzsment szoftverek terén tapasztalt szakembernek számít. Miután jelentős ideig dolgozott nagyobb vállalatoknál, olyan szakértelemre tett szert, amelyet a blogján tekintélyes közönséggel oszt meg.