Miért érdemes dokumentumkezelő rendszert használni?

Miért érdemes dokumentumkezelő rendszert használni?

Írta Mario Zules 2020.március 27-én

A digitális korszak teljesen megváltoztatta az iparágak működését és teljesítményét. Már könnyedén nyomon követhetjük az adatok létrehozását, szerkesztését, hatalmas méretű statisztikákat és előrejelzéseket érhetünk el, valamint soha nem látott gyorsasággal tudunk dokumentumokat létrehozni.

Ma már a különféle iparágakban működő nagyvállalatok sikerét az igényeknek megfelelő gyors változási képesség és a minőségi információk határozzák meg. Ezért olyan fontos, a digitális tartalom megfelelő kezelése. Számos dokumentumkezelő rendszer közül választhatunk, de fontos, hogy ezek típusait meg tudjuk különböztetni:

• Saját üzemeltetésű: A saját üzemeltetésű, helyileg telepített szoftver egy remek beruházási lehetőség. Előnye, hogy hosszútávon alacsonyabb költségekkel jár, hiszen egyszeri díja van, amely a felhasználók számától, illetve egy egyéb megrendelt szolgáltatásoktól függ. Ebben az esetben a szoftver az Ön szerverein fog üzemelni.

• Felhő alapú: A felhőalapú rendszer bérlése esetén egy third-party (harmadik fél) szolgáltatja a szoftver futtatásához szükséges architektúrát és egy Internetes weboldal segítségével teszi azt elérhetővé a felhasználók számára. Az ilyen jellegű rendszer előnye, hogy nem kell informatikai infrastruktúrát kiépíteni, vagy bővíteni és nem szükséges specialistákat sem alkalmaznia, akik telepítik és futtatják a szoftvert. A weboldal bármikor, bárhonnan elérhető megfelelő Internet kapcsolat birtokában, továbbá rendszeres biztonsági mentése lesz fájljairól, ami megvédi dokumentumait egy esetleges katasztrófa bekövetkezése esetén. -A felhő alapú rendszereknek jellemzően havi vagy éves költsége van.- 

Természetesen számos oka lehet annak, hogy az üzleti tevékenységét egy digitális repository-val szeretné fejleszteni. Nézzünk meg 4 okot, amiért érdemes dokumentumkezelő szoftvert használni.

Papírmentesség

Manapság nagyon ritka eset (ha még létezik ilyen), hogy egy papíralapú üzleti vállalkozás működtetése kifizetődőbb, mint egy teljesen digitális megoldás.

A vállalat számára jelentős költségcsökkenést eredményezhet, ha a fizikai dokumentumkezelés helyett a digitális dokumentumokat részesítjük előnyben. A papírmentesség kialakításával és egy elektronikus dokumentumkezelő rendszer használatával az olyan költségek, mint például: a nyomtatás, nyomtató karbantartás, tömeges levél küldés, irodabővítés (a fizikai dokumentumok tárolása miatt) redukálhatók.

Vizsgáljuk meg Észtország esetét, akik a termelékenység növelése érdekében a kormányablakok, hivatalok és a polgárok közötti kommunikációra digitális eszközöket és rendszereket vezettek be. Ma már több mint 600 e-kormányzati szolgáltatás érhető el az ország teljes lakossága számára. Az adóbevallástól a szavazásig minden, digitalizálva. Figyelemre méltó javulást mutat a hatékonyság terén, miközben növeli az információk biztonságát is.

A digitalizáció további előnye, hogy esetleges katasztrófa esetén pl. tűzvész, áradás, árvíz, vagy emberi hibából adódó dokumentumvesztés esetén is ad egyfajta biztonságot. A felhőalapú dokumentumkezelő rendszer használata egy lehetséges katasztrófaelhárítási forgatókönyv, mivel segítségével a korábbi adatok visszaállíthatók.

Jobb erőforráskihasználás

Az IDC 2012. évi hivatalos kiadványa szerint számos olyan munkavállalót és informatikai szakembert találtak, akik napi 2,5 órát töltöttek dokumentumok keresésével. - Ez a munkaidő kb. 30%-a - Az ebből fakadó termelékenység-veszteséget még súlyosbítja, hogy a munkavállalók motiválatlanná válnak, hiszen feleslegesen ismétlődő tevékenységeket kell ellátniuk. Az IDC kutatása szerint azok a vállalatok, akik több, mint 1000 alkalmazottal rendelkeznek akár évi 5 millió dollárt is elpazarolhatnak azzal, hogy a vállalkozáson belül már meglévő tudást és információt duplikálják.

A lassú dokumentumkeresési vagy jóváhagyási folyamatok megakadályozzák az erőforrásokban rejlő potenciál megfelelő kihasználását. Számos pszichoanalitikus tanulmány kimutatta már, hogy az emberek inkább összetett, értelmes feladatokat szeretnek végezni, semmint unalmas és monoton tevékenységeket ismételni, még akkor is, ha az összetett feladat nehezebb vagy időigényesebb.

Pszichológiai szempontból a fizikai tér nagysága és telítettsége is befolyásolja az alkalmazottak hangulatát, hiszen senki nem szeret kicsi és zsúfolt közegben dolgozni. A munkahely zsúfoltságát a hatalmas iratszekrények eredményezik, amelyekre a fizikai dokumentumok tárolása miatt van szükség. Tegyük fel, hogy az Ön vállalkozása csak kis mennyiségű, mondjuk napi 50 dokumentummal dolgozik. Figyelembe véve, hogy ezeket közel 10 évig kell tárolnia akkor még ha csak a munkanapokat számoljuk is közel 130 000 fizikailag tárolt dokumentumról beszélünk. Egy felhőalapú dokumentumkezelő rendszer használatával ez a szám könnyedén nullára csökkenthető.

Óvja bizalmas adatait!

A következő legfontosabb szempont az információbiztonság. Időről-időre hallunk adatsértéssel kapcsolatos esetekről. A Varions Data Lab 785 véletlenszerű jelentésből (különböző cégek riportjai alapján) készített egy globális adatkockázati jelentést, amely szerint minden alkalmazott átalagosan több mint 17 millió fájlhoz férhet hozzá, és a cégek 53%-nál lehetett 1000 – nél is több olyan érzékeny dokumentumot találni, ami megfelelő jogosultságkezelés és biztonság hiányában adatsértési veszélynek volt kitéve.

Ezek között szerepelt számos olyan információ, amely a napi működéshez már szükségtelenné vált, vagy a felhasználókkal és fiókjaikkal kapcsolatos adatokat tartalmaztak és már az elemzés előtt el kellett volna őket távolítani.

Néhány kiemelkedő dokumentumkezelő rendszer a Spring keretrendszert használja. A Spring Security a dokumentumbiztonság legfontosabb rétege, mivel ez tartalmazza a felhasználók hitelesítő adatait és jogosultságait. Más szavakkal, ez teszi lehetővé, hogy bármikor (vagy akár bizonyos órákban) engedélyezze vagy letiltsa egy dokumentumhoz való hozzáférést az adott felhasználó számára.

Egy DMS rendszer biztonságért felelős alrendszerének képesnek kell lennie a dokumentumok elektronikus aláírására és a felhasználók hozzáférési joginak korlátozására a szenzitívként megjelölt dokumentumok alapján.

A biztonsági beállítások felelősek a biztonsági mentésekért is. A felhőalapú dokumentumkezelő rendszer egy alternatív tárolót biztosít a vállalatunk földrajzi helyétől függetlenül, amelynek előnye, hogy esetleges katasztrófa esetén nem érinti a fizikai és digitális dokumentumainkat egyaránt, így nem történik adatvesztés.

Készítsen saját alkalmazást!

Az egyik legizgalmasabb fejlesztés, amelyet a vállalat megtehet, saját alkalmazásának fejlesztése egy dokumentumkezelő szoftver szolgáltató segítségével.

Kezdetben ez egy befektetés, amely hamar megtérül, hiszen egy olyan eszközt hoz létre, amely segít Önnek egy vagy több probléma megoldásában, következésképpen növeli a vállalkozás nettó vagyonát.

A saját vállalati igényeihez igazított dokumentumkezelő rendszer, a saját üzleti logikájának megfelelően felépítve gyorsabban és hatékonyabban fogja Önt segíteni az adott probléma megoldásában. Az alkalmazás kinézetét tetszőlegesen alakíthatja, ami segít növelni a márka egyediségét és megkülönböztethetőségét.

De ne feledje, az applikáció fejlesztésekor a legjobb DMS szolgáltató által nyújtott technikai támogatás segíthet a tartalom megfelelő kezelésében, a munkafolyamatok egyszerűsítésében és a hatékonyság növelésében.

Összegzés

Információinak egy rendszerbe való integrálásával jobb döntéseket hozhat és növelheti a vállalat hatékonyságát.

Egy vállalkozás kiépítése számos kockázattal jár és a sikerét nagymértékben befolyásolhatják a változó igények. A megbízható üzletek pontosan ezt a tudásukat használják ki remekül, hogy képesek együtt változni az igényekkel. Tudják, hogy a kockázatokat elkerülni nem lehet és hogy ez az a tényező, amely a vállalatokat arra sarkallja, hogy előre nézzenek és fejlődjenek. Ennek ellenére egy jól irányított vállalat azt is tudja, hogy a kockázat csökkenthető a szervezés, az elemzés és az előrejelzés révén.

A helyi telepítésű vagy a felhőalapú dokumentumkezelő rendszer integrálása lehetővé teszi, hogy a siker elérése érdekében Ön is gyorsabban reagáljon az igényekre.