Miért érdemes beszkennelni és digitalizálni a fizikai dokumentumokat?

Miért érdemes beszkennelni és digitalizálni a fizikai dokumentumokat?

Írta Gregory V. Chapman 2021. február 5-én

 A legtöbb vállalat szélsebesen halad olyan digitalizált megoldások felé, amelyek segítenek a hatékonyság és a termelékenység növelésében. A digitális fájlok fokozatosan ugyan, de egyre inkább átveszik a papíralapú dokumentumok helyét. Miért? Mert, a szkennelés és a dokumentumok digitalizálása szignifikánsan csökkenti azt az időt, amelyet a munkavállalók azzal töltenek, hogy iratszekrényről iratszekrényre járnak és egy adott dokumentumot keresnek. Ezzel a megoldással rengeteg költséget megspórolhat és számos egyéb előnyét is élvezheti.

Mi a szkennelés és hogyan digitalizáljuk a dokumentumainkat?

Definíció: A szkennelési folyamat a különböző típusú papíralapú fájlok digitális képének rögzítését jelenti.

A dokumentumok beolvasásának és digitalizálásának folyamata meglehetősen egyszerű. Miután az összes nyomtatott példányt rendszerezte, egy szkenner segítségével rögzítse azokat a rendszerben. Fontos megjegyezni, hogy a választott szkenner típusa függhet a szkennelendő dokumentumok jellegzetességeitől, illetve azok mennyiségétől.

A szkennelést követően válassza ki az Ön számára leginkább megfelelő digitális formátumot és mentse el a dokumentumokat. Ezen a ponton szüksége lesz egy dokumentumkezelő szoftverre is, amely segít az összes beolvasott dokumentum kezelésében és nyomon követésében. Hogy miért érdemes ezeket a lépéseket elvégezni? Mert a digitalizálási folyamat végén az alábbi előnyöket élvezheti:

Gyors visszakereshetőség

A papíralapú iratok rendezése és kezelése mindig is kihívást jelentett. Képzelje el, hogy egy, olyan dokumentumot kell visszakeresnie, amelyet két évvel ezelőtt tárolt el valamely iratszekrényében. Olyan, mint tűt keresni a szénakazalban. A Gartner Group jelentése szerint egy átlagos munkavállaló évente több, mint 400 órát tölt el papíralapú dokumentumok keresésével.

Ezzel ellentétben a digitalizált dokumentumok esetén a keresési funkció sokkal hatékonyabb ugyanis segítségével másodpercek alatt megtalálhatja a keresett fájlt. Ez különösen igaz akkor, ha megfelelően kezeli és rendszerezi digitális dokumentumait, ugyanis a releváns kulcsszavak megadásával még gyorsabban keresheti vissza a fájlt.

Távoli hozzáférés és veszteségvédelem

Azon szervezetek számára, ahol bevett szokás a távmunka, illetve több olyan munkavállaló is található, aki munkaköréből adódóan folyton úton van, a legfontosabb tulajdonság a rugalmasság. A papíralapú dokumentumok folyamatos cipelése, hordozása nem csak hogy nehézkes, de magában hordozza az iratok megrongálódásának esélyét is. Az ilyen jellegű veszteségeket és károkat pedig a legegyszerűbben a digitalizáció segítségével csökkenthetjük.

Példaként képzeljük el azt az esetet, mikor egy fontos találkozón kell részt vennünk, de otthon felejtettük a szükséges dokumentumokat. Ilyenkor jól jön, ha a dokumentumnak van digitalizált változata, igaz? Bárhová megy, a telefonján keresztül mindig könnyedén elérheti dokumentumait és megoszthatja azokat másokkal is.

Fizikai terek felszabadítása

Amennyiben fizikai tér felszabadításán gondolkodik, a legjobb út a fájlok digitalizálása. Minden olyan doboz vagy szekrény tartalmát, amelyet eddig az alagsorban, az irodában vagy a folyosón stb. tárolt egy kis digitális formába sűrítheti. Képzelje el, ahogy 30 iratszekrénynyi anyagot egyetlen egy pendrive-ra helyez.

A papíralapú dokumentumok digitalizálásának egyik leglátványosabb előnye, hogy az iratszekrények eltávolításával megnyílik az iroda tere. Ez lehetőséget ad a csapat bővítéséhez és az üzlet növeléséhez, oly módon, amire talán eddig nem is gondolt.

Költséghatékonyság növelése és fokozott produktivitás

A papíralapú dokumentumok digitalizálásának további előnye, hogy a nyomtatással, fénymásolással vagy papírvásárlással járó költségek drasztikusan csökkennek. Ezenfelül az igényelt tárhely és a karbantartási költségek is redukálhatók. És ami a legfontosabb, hogy azokat az órákat, amelyeket ezidáig a munkavállalók a dokumentumok keresésével töltöttek, optimalizálhatja és sokkal kritikusabb feladatok megoldásához használhatja fel.

A dokumentumok digitális formában történő mentése kedvező hatással lesz a vállalati kommunikációra, a kollaborációra, az automatizációra, amelyek az üzleti tevékenység alapvető elemei. A digitalizáció pozitív hatással van a munkavállalók hatékonyságára is, ugyanis, ahogy az imént említettük, a keresésre, a feldolgozásra, valamint az információtovábbításra pazarolt idő nagy része megspórolható.

Fokozott biztonság

A fizikai dokumentumok több szempontból is kockázatot jelentenek, veszélynek vannak kitéve. Vegyük például a természeti katasztrófákat (pl. Áradás), emberi tévedéseket (pl. Létfontosságú dokumentumok beszennyezése, vagy rossz helyre tárolása), vagy a gyakori felhasználással járó károk pl. Kopás. A papíralapú dokumentumok tehát sérülékenyek.

A fizikai dokumentumok beszkennelésével lehetősége nyílik többféle biztonsági mentés készítésére pl. egy eszközre, a felhőben vagy egy dokumentumkezelő rendszerben.  Ez hosszú távon garantálja adatai biztonságát.

Környezettudatosság

Mindannyian tudjuk, hogy a papíralapú dokumentumok alapját az erdők fái képzik. Éppen ezért a tömeges papírfelhasználással meglehetősen nehéz egy környezetbarát irodát kialakítani. Gondoljon bele, hogy mi lenne, ha egy írói szolgáltatásokat biztosító weboldal pl.( Writing Judge) is nyomtatott példányban kívánná tárolni az általuk írt több milliónyi esszét vagy értékelést?

A dokumentumok digitalizálásával egy olyan környezetet alakíthat ki, amely kevesebb papírt használ, így a megsemmisítendő dokumentumok száma is csökkenthető. Ezenfelül csökkentheti a mérgezőnek számító nyomtató tinta felhasználását, a levélküldés redukálásával pedig az ökológiai lábnyomát.

Jobb projekt kollaboráció

A legtöbb üzleti folyamat manapság az együttműködésre épül. Éppen ezért, azok a folyamatok, amelyek nem elérhetők digitálisan rendkívül lassúvá és alacsony hatékonyságúvá válnak. Vegyük például azt az esetet, amikor a projekt egyik tagjának olyan dokumentumra van szüksége, amelyet minden további taggal jóvá kell hagyatnia. A végtelenségig fog tartani, míg a dokumentum az egyik asztalról a másikra vándorol. Egy ilyen folyamat akadályozza a termelékenységet.

További problémát okozhat az is, hogy esetleg nem minden projekt tag értesül a dokumentum új verziójáról, ezért ők tovább dolgoznak az elavult verzióval és amikor észreveszik a hibát kezdhetik elölről a munkát. Ellenben, ha digitalizálja a dokumentumokat, akkor minden projekt tag valós időben és egyszerre hozzáférhet a dokumentumokhoz. Így a munka gyorsabban halad és a termelékenység is javul.

A projekt csapat hatékonysága tehát jelentősen növelhető az elektronikus dokumentumok és kommunikációs eszközök használatával, mivel lehetőséget adnak arra, hogy visszajelzéseket nyújtsunk és ötleteket oszthassunk meg másokkal. Ezáltal, kevesebb idő megy kárba és növelhető a produktivitás, valamint a kollaboráció hatékonysága.

Továbbfejlesztett ügyfélszolgálat

Amennyiben Ön is vállalkozó, biztosan érzi annak súlyát, hogy mennyire fontos az ügyfél által igényelt információk mihamarabbi biztosítása. A dokumentumok beszkennelésével lehetővé teszi a munkavállalói számára, hogy gyorsan és könnyedén férjenek hozzá az igényelt információhoz és ezáltal gyors visszajelzést tudjanak biztosítani az ügyfeleknek.

Képzeljük el, például azt az esetet, hogy egy írói szolgáltatásokat biztosító weboldal ( Best Writers Online ) az ügyfelünk és kérvényezik, hogy a rájuk vonatkozó papírokat újra küldjük el nekik. Gondolja végig, hogy mennyi ideig kell az ügyfélnek várnia, ha a dokumentumokat iratszekrényekben tároljuk és keressük, nem pedig elektronikus fájlok formájában. A digitalizáció segít a szolgáltatási szint, az ügyfélelégedettség, az ügyfélmegtartás és az ajánlási számok növelésében.

Összegzés

Reméljük, hogy a cikk segített rámutatni, azokra az előnyökre, amelyek a dokumentumok beszkennelésével és digitalizálásával járnak.

A szerzőről: Gregory szenvedélyesen kutatja az új technológiák adta lehetőségeket mind a mobil, a web és a WordPress területén. Gregory imádja a történeteket és a tényeket is, ezért mindig igyekszik a lehető legtöbbet kihozni mindkét világból.