Miért a papírmentes iroda a jövő?

Miért a papírmentes iroda a jövő?

Írta: Mario Zules 2019. Április 26-án 

A modern világ kényelméhez hozzátartoznak az okos otthonok, mobil alkalmazások és az okos autók. Miért lenne kivétel ez alól az Ön irodája? A papírmentesség növeli az iroda ”intelligens/zöld” tényezőjét és fejleszti az üzleti folyamatokat.

Képzelje el, hogy egy olyan irodában dolgozik, ahol egyetlen papír sincs. Képzelje el, hogy nem kell a papíralapú dokumentumokat irodáról-irodára szállítania az aláíráshoz. Nincsenek átfésülésre váró hatalmas dokumentumhalmazok és nincs szükség iratszekrényekre sem, melyek az iroda jó részét elfoglalhatják. Túl szépnek hangzik, hogy igaz legyen, ugye?

Bár távolinak tűnik, ez az üzleti jövő, sok vállalkozás már most a papírmentes iroda felé halad az olyan dokumentumkezelő szoftverek segítségével, mint például az OpenKM annak érdekében, hogy javítsák az üzleti folyamatokat, csökkentsék a költségeket és értékes időt takarítsanak meg.

Vizsgáljuk meg részletesebben, hogy miért lehet a papírmentes iroda a vállalkozása számára megfelelő stratégia:

1. Költséghatékony

Mivel a cégek olyan megoldásokat keresnek, amelyek által a költségeik csökkenthetők, miközben továbbra is jelentős profitot termelhetnek, a papírmentes iroda jó megoldásnak tűnik. A papíralapú dokumentációk egyre drágábbak, valamint az ehhez kapcsolódó problémák, mint például a lopás, helytelen tárolás és az ebből fakadó dokumentumvesztés vagy nehéz visszakereshetőség szintén károsak a vállalkozás számára.

A papírmentesség által megspórolhatja a nyomtatóra és a kellékanyagokra szánt összeget, valamint az egyéb jellegű, mint pl.: a nyomtató kezeléséért/karbantartásáért felelős személyzet bérköltségét és a dokumentum tárolására alkalmas szekrények vásárlásának vagy bérlésének költségét. Az OpenKM lehetővé teszi a dokumentumok elektronikus formában való tárolását, ezáltal az ilyen jellegű irodai költségek jelentősen csökkenthetők.

2. Fokozott biztonság

A papíralapú dokumentumkezelésnek számos sérülékenységi pontja van, még olyan biztonsági intézkedések bevezetése mellett is, mint például a zárak, vagy iratmegsemmisítők. A behatolók az iratszekrényeket könnyedén feltörhetik és ellophatják a dokumentumokat. A természeti balesetek által, mint például árvíz, vihar, villámcsapás vagy tűz az érzékeny dokumentumok elveszhetnek vagy megsemmisülhetnek. Időnként emberi hibából adódóan is előfordulhatnak ezek a problémák. Ezek nagy veszteséget jelentenek az üzlet számára.

Az elektronikus iratkezelő rendszer előnye, hogy a dokumentumot a titkosított szerveren tárolja és visszakövethető, hogy egy adott fájlhoz ki fért hozzá, mikor és milyen módosításokat/műveleteket végzett rajta. A digitális dokumentumokhoz való hozzáférés szabályozható, így csak az arra jogosult személyek tekinthetik meg.

A cloud computing (azaz a felhő alapú) technológiának köszönhetően az érzékeny dokumentumokat ma már felhő alapú platformokon is biztonságosan tárolhatja, mivel több biztonsági mentési pontot is lehetővé tesznek. Azt sem szabad elfelejteni, hogy az OpenKM felhő alapú rendszere különböző eszközökről is elérhető, mint például: asztali számítógép, tablet vagy okostelefon.

3. Mobilis munkavégzés

Az okos megoldások a huszadik században rendkívül fontosak. Már megszoktuk, hogy az okostelefonunk által az okos otthon egyetlen gombnyomásnyira van, ezért olyan fontos, hogy ugyanez igaz legyen a munkánkra is.

Már elmúlt az az időszak, amikor a munkavégzés egy konkrét helyhez kötődött. A “home office” az új trend. A papír nélküli iroda lehetővé teszi, hogy az adatokat a világ bármely pontjáról elérhessük, következésképpen az üzleti folyamatnak soha nem kell megszakadnia és a munkavállalók is szívesebben dolgoznak távolról. A boldog alkalmazott produktívabb!

4. Üzleti folyamat fejlesztése

A megfelelő digitális dokumentumkezelő rendszerrel, mint például az OpenKM, munkatársai egyetlen kattintással áttekinthetik, delegálhatják, engedélyezhetik és továbbíthatják az információkat. Ez felgyorsíthatja a beszerzési folyamatot, a számla vagy hitel jóváhagyásokat, szerződéseket és még sok minden mást.

Például, az ingatlanokkal foglalkozó üzlet munkafolyamatai meglehetősen lassúak lehetnek a különböző szabályozások miatt. Éppen ezért az ingatlanügynököknek meg kell tanulniuk hogyan használják ki az automatizmusok előnyeit. Az automatizálás révén a dokumentumok digitálisan aláírhatók és valós időben elküldhetők az illetékes hatóságoknak, csökkentve ezzel az átfutási időt és a költségeket.

A digitalizáció lehetőséget ad az alkalmazottaknak a különböző projekteken való együttműködésre és a párhuzamos munkavégzésre. Elősegíti a kreativitást és lehetővé teszi a gyors visszajelzést, továbbá értékes időt szabadít fel, amely által a munkavállaló a vállalat egy másik területén tud hozzáadott értéket teremteni.

5. Vevői elégedettség

Az ügyfelek elégedettsége jelenti a vállalkozás alapját, ezért erre nagy figyelmet kell fordítani.

A dokumentumkezelő rendszerek használata lehetővé teszi, hogy munkatársaink könnyedén keressék vissza a releváns információkat, így az ügyfél által feltett kérdésekre gyorsan tudnak reagálni. A gyors válasz pedig garantálja ügyfeleink elégedettségét.

A megfelelő ügyfélkapcsolat-kezelő alkalmazás pedig segít az e-mailen, chat-en vagy a közösségi médián keresztül beérkező ügyféligények menedzselésében.

6. Gyorsabb kifizetés

Az elektronikus számla használata felgyorsíthatja a kifizetési folyamatot, mivel az ügyfelek azonnal megkaphatják a számlát, amint Ön rákattint a küldés gombra. Mi több, a legtöbb dokumentumkezelő rendszer képes számlákat létrehozni és nyomon követni, ezért szükség esetén könnyedén visszakeresheti az eddig kifizetetlen számláit is.

Az elektronikus számlázás további előnye, hogy megtakaríthatja azt az összeget, amelyet a papíralapú számlázás esetén papírlapra, nyomtatásra, borítékra és postaköltségekre fordítana.

7. Környezetbarát

A digitális tartalomra való átállás nem csak hogy javítja a vállalkozása termelékenységét, de még környezetbarát is. Az amerikaiak magánszemélyként évi 650 font (kb. 295 kg), az üzleti életben pedig közel 21 millió tonna papírt használnak fel. Vajon milyen mértékű hatást gyakorol ez a környezetre?
Mint láthatja éppen ezért, a papírmentesítés nemcsak az üzleti közösség, hanem az egész emberiség számára fontos. A papírmentesség világnapja arra buzdítja az embereket és az iparágakat, hogy papírmentesítsenek.

Záró gondolat

A papírmentes iroda sok előnnyel jár nem csak az Ön, de alkalmazottai, ügyfelei, vállalkozása, valamint a környezete számára is. Kiküszöböli a papíralapú dokumentumkezelésből adódó nehézségeket, melyek lassúak, nehezek és költségesek.

Az olyan dokumentumkezelő rendszerekkel, mint például az OpenKM a papírmentes iroda már nem csak egy jövőbeli álomkép, hanem valóra váltható lehetőség. Tapasztalt munkatársaink segítenek Önnek papírmentessé varázsolni irodáját. Vegye fel velünk a kapcsolatot a www.openkm.hu kapcsolatfelvételi űrlapján keresztül.