Mi az a dokumentumkezelő rendszer és mire való?

Mi az a dokumentumkezelő rendszer és mire való?

Írta Mario Zules 2020. Január 31-én 

A kérdésre a válasz röviden, hogy a Dokumentumkezelő rendszer (DMS) egy módfelett hatékony eszköz, amely segít az elektronikus dokumentumok kezelésében. Gondolhat rá egy rendkívül fejlett irattartó szekrényként is.

Az vitatható, hogy a DMS rendszerek fő célja csakis a papírmentes iroda digitális tartalmainak tárolása volna, ugyanis a dokumentumkezelők használatának lényege ennél sokkal szerte ágazóbb. Például, az aktív dokumentumkövetéssel, tárolással, adatgyűjtéssel és a külső kollaborációs eszközök biztosításával lehetővé teszik az üzleti erőforrások optimalizációját. A fájlok kezelésére szolgáló felhőalapú megoldások pedig segítik a szervezet termelékenységének és biztonságának javítását. Továbbá a DMS rendszerek elősegítik, hogy a szervezet a jogszabályoknak megfelelősen tudjon működni.

Mint láthatjuk tehát, rengeteg potenciál rejlik egy dokumentumkezelő rendszer használatában és nagyszerű lehetőséget ad a szervezet dokumentumkezelési megoldásainak és biztonságának javítására. Ugyanakkor rossz tapasztalattá válhat egy ilyen rendszer beszerzési folyamata, ha nem tudjuk, hogy milyen tulajdonságait kell megvizsgálnunk és hogy hogyan lehet azt implementálni az adott szervezetbe.

Mire való a DMS?

A dokumentumkezelő rendszer használatának célja az egyes felhasználókat tekintve eltérő lehet. Vannak, akik hatalmas mennyiségű munkavállalói adat rögzítésére, tárolására és nyomon követesére használják, megint mások, üzleti elemzés céljából szeretnének nyilvántartást vezetni benne a számlákról vagy ügyfél felmérésekről. Íme a hét legfőbb szolgáltatás, amellyel a legtöbb dokumentumkezelő rendszer rendelkezik és amelyet mindenképpen érdemes megvizsgálnia ahhoz, hogy megtudja, használatuk miként hozhat előnyt a vállalkozása számára.

1. Tárolás

A DMS rendszerek, olyan repository-val (tárolóval) rendelkeznek, ahol a fájljait tetszőleges mappa struktúrába rendezve tárolhatja és egy egységes felhasználói felületen keresztül tekintheti meg újra azokat.

Érdemes megjegyezni, hogy a dokumentum bármilyen elektronikus tartalom lehet (PDF, sima szöveges dokumentum, kép, videó, audio fájl stb.), valamint, hogy e-mail csatolmányokat is menthet a rendszerben. Ezen tartalmak egy egyszerű keresési funkció által érhetők el újra.

Az egyik legnagyobb előnye annak, ha dokumentumait és e-mailjeit rendezetten tárolja, hogy képes lesz gyorsan és pontosan megválaszolni az ügyfélszolgálati kérdéseket. A legtöbb DMS megoldás E-mail integrációs lehetőséget is biztosít, ezáltal a már megszokott „Fogd és vidd” technika segítségével tárolhatja el beérkező üzeneteit a repository-ban.

2. Keresés & Szervezés

A dokumentumkezelő rendszerek egyik legkritikusabb pontja a fájlok visszakeresése. A keresés hatékonyságát az úgynevezett meta tagek (leíró adatok, címkék) segítségével növelhetjük. A meta adatok testre szabhatók, ezáltal különböző információ kategóriákat tudunk a fájlokhoz rendelni. – Pl.: a számlához, a számlát jellemző adatokat: számlaszám, nettó, bruttó stb. – Ezáltal sokkal egyszerűbben és hatékonyabban tudjuk a keresett dokumentumokat megtalálni, majd rendezni a létrehozó személy, a tartalom típusa, a létrehozás vagy módosítás dátuma vagy akár az egyedi kategória szerint. A DMS tehát kényelmes megoldást nyújt, különösen akkor, ha különböző célok szerint kell a dokumentumait rendeznie.

3. Verziókezelés

Azt gondolná, hogy ha az összes fájlt egy központi repository-ban tárolja, akkor annak hatalmas méretűnek kell lennie, hogy képes legyen mindent egy helyen tárolni, de köszönhetően a gépi tanulásnak a DMS rendszerek különböző storage-okat tudnak létrehozni, ahol a teljes dokumentum előzmény elérhető, ideértve a korábbi verziókat is. Ez a megoldás különösen hasznos tud lenni, ha olyan dokumentumokat kezel, amelyeken különböző személyek dolgoznak és Önnek pontosan tudnia kell, hogy mi a jelenlegi verzió, vagy ha esetleg egy olyan információt szeretne megtalálni, amelyet a feldolgozás egy adott pontján állítottak be.

4. Hozzáférés

Az előző pontban említett verziókezelés az email értesítő rendszerrel párosítva nagy mértékben javíthatja a teljesítményt. Ez biztosítja ugyanis a felhasználók munkájának folyamatos mentését és tárolását, miközben a kollaborációs partnerek továbbra is értesülhetnek a frissítésekről. Néhány DMS szolgáltató web-alapú megoldásokat is kínál, ezáltal akár távolról is kollaborálhatnak a felhasználók.

5. Biztonság

A központi tárolóban elhelyezett fájlokhoz ún. biztonsági csoportokat állíthat be. Más szavakkal élve, Ön ellenőrizheti, hogy ki rendelkezik írási, olvasási, törlési jogokkal, illetve, hogy ki képes a biztonsági beállításokat módosítani. Szükség esetén ezek frissíthetők. További előnye, hogy mappa és dokumentum szinten is meghatározhatja ezeket a csoportokat, azaz nem szükséges minden objektumra egyesével beállítania őket. Továbbá, a biztonság fokozása érdekében minden dokumentum titkosítható és dekódolható az életciklusa bármely szakaszában.

6. Automatizáció

Az automatizálási technológiák a DMS rendszerek elengedhetetlen részévé váltak, hiszen lehetővé teszik a szervezet számára, hogy a mindennapi munkafolyamatokat minimális emberi beavatkozással legyenek képesek elvégezni. Hatékony megoldást nyújt a jóváhagyási folyamatok, a digitális aláírások, az automatikus sorszám vagy névkiosztás, a vonalkód olvasás és a speciális metaadat hozzáadás terén, sőt még az OMR (Optical Mark Recognition) az optikai jelek felismerésére szolgáló megoldás terén is, amely lehetővé teszi az ember által megjelölt dokumentumokból (pl.: kérdőívekből, riportokból, tesztekből) való adatkinyerést. Az automatizáció legfőképp olyan területeken alkalmazható jól, ahol az emberi erőforrás jelenléte nem kötelező, ezáltal lehetővé teszi azok hatékonyabb elosztását.

7. Adatkinyerés

Az adatokból való információkinyerés egy jól bevált technika, amely segít a szervezeti statisztika felállításában, a sikerek, az ügyfélelégedettség és a munkavállalói tapasztalatok mérésében. A dokumentumkezelő rendszer számos lehetőséget ad az adatok különféle módon való szűrésére, és ezáltal által rendkívül értékes adatkészletet gyűjthet. A kinyert információk alapján pontosabb előrejelzéseket tehet és további célokat tűzhet ki a projekt sikerének érdekében.

Összegzés

Ha még nem sikerült meggyőzni a régi papíralapú vállalatról való áttérésben, vagy esetleg már használ különböző adatbázis vagy kollaborációs eszközöket, mint pl. Google Drive, akkor van még egy jó hírünk, a DMS rendszerek API integrációt is biztosítanak, amely által a már létező és használt alkalmazásaiban tárolt adatait (legyen az bármilyen típusú) könnyedén átviheti az új rendszerbe.

A DMS rendszer segít a munkaterhelés elosztásban, a dokumentumok hatékony előállításában, tárolásában és kezelésében, valamint a konzisztencia növelésében.

Mint láthatja rengeteg lehetősége van, ha többet szeretne kihozni gazdasági vagy humán erőforrásaiból, illetve fizikai infrastruktúrájából. A DMS rendszer használatával a szervezete végre a következő szintre