Megéri-e dokumentumkezelő rendszert használni?

Megéri-e dokumentumkezelő rendszert használni?

Írta Jane Travis 2021. augusztus 6-án

A dokumentumkezelő rendszerek lényege, hogy lehetővé teszik a vállalat által kezelt értékes dokumentumok és információk könnyed tárolását, kényelmes keresését, megfelelő biztonságát és gyors hozzáférését. Ezek a dokumentumok lehetnek szerződések, levelezések, multimédiás tartalmak, tudásbázisok, közösségi média fájlok, archívumok, személyes információk stb.

Mire való a dokumentumkezelő rendszer?

A vállalatok által kezelt információk volumene elérheti a tíz vagy akár a százezret is, a cég méretétől, illetve tevékenységi körétől függően. Ebből következik, hogy előbb-utóbb minden vállalat szembesül a dokumentumok szervezéséből és automatizálásából adódó nehézségekkel. Erre a legjobb megoldást egy dokumentumkezelő rendszer bevezetése nyújthatja.

A DMS rendszer bevezetésének szükségességét indokolhatja a vállalat növekedése, a struktúrában bekövetkezett változások, az irányítási gyakorlatok vagy akár a versenyképességet akadályozó munkamódszerek korszerűsítésének igénye. A dokumentumkezelő rendszer segít az előbb említett problémák kiküszöbölésében és megoldásában és ezáltal az üzleti folyamat felügyeletére és analizálására alkalmas eszközzé válhat.

Különbségek és előnyök

A dokumentumkezelő rendszerek és a hagyományos e-mail küldő megoldások között az egyik legfőbb különbség az, hogy az előbbi lehetővé teszi a formálisabb munkavégzést. Természetesen az is egy megoldás, ha a munkavállalóknak emailen keresztül küldjük el a feladatokat, de ez időigényes és nem túl kényelmes megoldás. Továbbá arról sem szabad megfeledkeznünk, hogy a levelezőrendszerek nem tudják garantálni sem a levelek kézbesítését, sem pedig az üzenet elolvasására vonatkozó visszaigazolások megküldését.

Az EDMS rendszerek az ilyen eseteket folyamatok formájában kezelik. A folyamatok jellemzően egymással párhuzamos vagy egymást követő feladatok sorozata. Minden egyes feladat tartalmazza az elvégzendő feladat leírását, határidejét, kitöltendő űrlapot vagy döntést.

Egy jó dokumentumkezelő rendszer általában rögzíti a dokumentummal való interakciók előzményeit is, például azt az időpontot, amikor a felhasználó megnyitotta a feladatát vagy elküldött egy jelentést. A vállalati EDMS jobban védett a rosszindulatú szoftverekkel és vírusokkal szemben, illetve titkosítva tárolja a lemezen lévő összes fájlt.

Az EDMS másik hatalmas előnye, hogy lehetővé teszi a strukturált adatokkal való munkát. Például programozási tudás nélkül is könnyedén hozhatunk létre különböző dokumentumokat sablon alapján.

Dokumentumkezelő legfőbb jellemzői

Az EDMS rendszerek segítenek a termelékenység növelésében:

• a gyors információbeviteli lehetőség által;
• az egyszerű keresés biztosítása által;
• a papíralapú és digitalizált fájlok könnyebb összehasonlíthatósága által;
• lehetővé teszik a bizalmas információk biztonságos tárolását;
• fenntartják az adatok relevanciáját;
• megelőzik a dokumentumok sérülését vagy elvesztését;
• illetve, leegyszerűsítik a fióktelepekkel és partnerekkel folytatott elektronikus levelezést.

Mint látható, az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek számos feladatot látnak el, és könnyen hozzáigazíthatók az adott vállalkozás sajátosságaihoz.

Egy biztonságos dokumentumkezelő rendszer legfőbb jellemzőit az alábbi 5 fő kategóriába sorolhatjuk:

1. Metaadatok rögzítése. Az információk strukturálásakor felhasználói azonosítókat, dátumokat és egyéb jelöléseket is hozzá adhatunk az elektronikus dokumentumkezelő rendszerhez, amelyek segítik az automatikus információkeresést és -kiválasztást.
2. Integráció. Az EDMS lehet egyrészt önálló rendszer, másrészt egy olyan közös szoftverplatform része is, amelyet a vállalat a papíralapú dokumentumok tárolására és feldolgozására, a velük való közös munkára, a megalapozott vezetői döntések meghozatalára stb. használ.
3. Papíralapú dokumentumok digitalizálása. A dokumentumkezelő rendszer lehetővé teszi a papíralapú információ forrás digitális formába történő átalakítását, szövegfelismerését, felkészítve ezzel a dokumentumot a további automatizált feldolgozásra.
4. Indexálás. Az elektronikus dokumentumkezelés biztonságának hozzáértő megszervezése lehetővé teszi, hogy metaadatok és indexek alapján osztályozzuk őket, ami egyszerűsíti és felgyorsítja az információk keresését és a velük való munkát.
5. Tárolás. Sokkal kényelmesebb és biztonságosabb a dokumentumokat egy jól működő és biztonságos szoftveren keresztül tárolni, mint egy irodai szekrényben. Beállíthatjuk a hozzáférési jogokat, a biztonsági mentést, az adatmozgatást. Egy jól kialakított dokumentumkezelő szoftver gyorsan megtérül.

Gondolkodjunk folyamatokban

Elsőként vegyük figyelembe a munkafolyamatok megszervezésének kérdését, mivel ez a vállalatirányítás szempontjából egy kulcsfontosságú kérdés.  Egy DMS rendszer képes a fájlok és dokumentumok feldolgozási idejét csökkenteni köszönhetően a könnyedén használható sablonoknak, illetve az előre meghatározott és testre szabott útvonalaknak, amelyek mentén a dokumentumok feldolgozásra kerülnek. Az egyes munkafolyamatok változhatnak, mindazonáltal a komplexitásuk ellenére is biztonságosak és könnyedén átláthatók maradnak a végfelhasználók számára, hiszen mindenki csak a hozzá tartozó feladatokat és dokumentumokat látja.

Dokumentumkezeléshez kapcsolódó folyamatok:

• A bejövő és kimenő levelezés nyilvántartása;
• Dokumentumok szkennelése és rendszerbe való felvitele;
• Dokumentumok létrehozása sablon alapján;
• Dokumentumok jóváhagyása és elektronikus aláírása;
• Elektronikus dokumentumok elosztása;
• Elektronikus dokumentumok tárolása.

A szoftver az ISO 9001 nemzetközi szabvány és a CMMI 3 modell figyelembevételével készült.

Ami elengedhetetlen: távoli hozzáférés biztosítása a dokumentumokhoz

A dokumentumokhoz való távoli hozzáférés és az üzleti folyamatok ellenőrzése ma már szinte alapvető követelménynek minősülnek minden felhőalapú dokumentumkezelő rendszer esetén. Természetesen nem lehet és nem is kell egy nagy teljesítményű alkalmazás minden funkcionalitását egy mobil alkalmazásba sűríteni, de van néhány alapvető funkció, amelyre szükség lehet pl. megkezdhetjük a feladatok elvégzését, kijelölhetjük a feladatok végrehajtóit vagy megállapodhatunk egy adott dokumentum bizonyos verziójában, esetleg delegálhatjuk a feladatok végrehajtását és elolvashatjuk a sürgősen egyeztetendő szerződéseket.

Ezzel ellentétben a dokumentumok szerkesztését már egy jól látható, nagyobb eszközön pl. számítógépen kell elvégeznünk.

Hogyan optimalizáljuk a dokumentumkezelést?

A koronavírus nem fog örökké tarani. Igaz, hogy nagyon nagy kihívás jelent mindnyájyunk számára - az emberek és a vállalkozások számára is. De, mint minden kihívás, ez is új lehetőségeket rejt magában! Ezek közül az egyik az üzleti folyamatok hatékonyabbá tétele. Javasoljuk, hogy az ilyen jellegű fejlesztéshez vegye figyelembe a különböző menedzsment megoldásokat.

A menedzsment megoldások már a koronavírus előtt is aktuális témának számítottak, de ma már szinte elengedhetetlen, hogy a vállalatok áttérjenek valamilyen telekommunikációs megoldásra. Éppen ezért kiemelt fontosságú, hogy kellő tudással vértezzük fel magunkat a modern informatikai eszközökkel kapcsolatban.