Kifelé az elavult módszerekkel és befelé az újjal! – avagy hogyan segíthet egy felhős megoldás az ÖSSZES dokumentum tárolásában?

Kifelé az elavult módszerekkel és befelé az újjal! – avagy hogyan segíthet egy felhős megoldás az ÖSSZES dokumentum tárolásában?

Írta Ricardo Álvarez, az OpenKM csapat tagja 2020. október 16

A felnőtt kornak megvannak a maga előnyei … és hátrányai. Amíg fiatalok vagyunk, egyfolytában arról a pillanatról álmodozunk, amikor saját házunk vagy autónk lesz, vagy éppen arról, hogy addig maradhatunk ébren ameddig csak akarunk, de arra senki nem gondol, hogy vannak kevésbé szórakoztató dolgok is, mint például adófizetés, foghúzás vagy más olyan kötelezettségek, mint pl. a jogosítvány megújítása. Korábban hagytuk, hogy ezek a dokumentumok felhalmozódjanak, de a modern technológiának köszönhetően ezen változtathatunk. Szóval, kitalálta már, hogy hogyan tudja biztonságosan rendszerezni azokat a fájlokat, amelyeket meg kell őriznie? Még nem? 

Akkor tárolja őket, PAPÍR NÉLKÜL az OpenKM csapata segítségével!

Először is, kategorizálnia kell a dokumentumokat annak érdekében, hogy könnyedén megtalálja majd őket. Egy dokumentumkezelő rendszer képes növelni a hatékonyságot, azáltal, hogy rendszerezi a fájlokat, így segít bárkinek könnyedén megtalálni azokat, akár Önről, akár a szervezet más tagjairól legyen szó. A rendszer előnyei:

Időmegtakarítás

A manuális dokumentumkezeléssel értékes ÓRÁKAT pazarolhat el, amelyeket sokkal sürgetőbb üzleti tevékenységekre is fordíthatna. Mivel a DMS rendszer a dokumentumkezelés számos aspektusát képes automatizálni, ezért képes levenni ezt a terhet az Ön válláról is.

Skálázhatóság

Egy dokumentumkezelő rendszer sokkal rugalmasabb, mint a hagyományos papír irattárolási rendszer. Könnyen illeszkedik vállalkozása növekedéséhez, és ennek megfelelően az indexelő rendszere is néhány kattintással módosítható. Ne feledkezzünk meg arról sem, hogy csökkentheti a fájlok és papíralapú dokumentumok fizikai tárhelyigényét.

Fokozott dokumentumbiztonság

A világ egyre inkább a digitális megoldások felé halad, ezért, elengedhetetlen, hogy az Ön adatai (ügyféladatok, üzleti titkok és információk stb.) biztonságban legyenek. A dokumentumkezelő rendszerek beépített biztonsági és hozzáférési ellenőrzésekkel rendelkeznek, így Ön határozhatja meg, hogy ki férhet hozzá bizonyos dokumentumokhoz. Ezen felül láthatja az összes tevékenységet is, amit egy adott dokumentumon végrehajtottak.

Jogi megfelelőség biztosítása

Az üzleti dokumentumokra vonatkozó jogszabályi megfelelőségek rendkívül összetettek és megterhelőek lehetnek. A DMS rendszerek segítenek elkerülni a bírságokat és a büntetőjogi felelősséget, ha a legfontosabb dokumentumokat hajlandó a követelményeknek megfelelően automatizálni.

Használhatóság

Minden szoftver legfontosabb eleme a használhatóság. A világ összes funkcióját kínálhatja egy szoftver, de ha nem felhasználóbarát, akkor sajnos semmi előnnyel nem szolgálhat az Ön részére. Számos dokumentumkezelő szolgáltató teszi lehetővé az ingyenes próba verziót, mielőtt megvásárolná a terméket. Engedje meg a csapatának, hogy a próba verzió ideje alatt kipróbálják a szoftvert, majd vitassa meg velük a visszajelzéseket, hogy mi tetszett és mi nem tetszett a rendszerben.

Elektronikus aláírás

A dokumentumkezelő rendszerben számos olyan fájl található, amely igényel vezetői jóváhagyást/aláírást, például megrendelés. A legtöbb DMS rendszerbe alapból integrálva van valamilyen e-aláírást biztosító eszköz, mint például a DocuSign. A szoftver segítségével könnyedén küldhet elektronikus aláírásra vonatkozó kéréseket.

Folyamatok automatizálása

A folyamatok automatizálásának köszönhetően, a feladatok automatikusan hajtódnak végre. Vegyük az előbb említett megrendelést példáját: létrehozhatunk olyan workflow-t, amely, ha a megrendelés létrejött, automatikusan továbbítja a dokumentumot a megfelelő vezetőhöz az aláírási kérelemmel együtt. A vezető kap egy automatikus értesítést és amikor végzett a feladattal, az a következő releváns csoporttaghoz (pl. valakihez a számviteli osztályon, vagy a menedzser főnökéhez) kerül. Amennyiben további lépésekre van szüksége, ezt is könnyedén beépítheti a folyamatba. A legjobb DMS rendszerek ugyanis lehetővé teszik a folyamatok testre szabását az üzlet működésének megfelelően.

Felhasználói jogosultságok

A dokumentumkezelő szoftverek alapvető elemei közé tartozik az a képesség, hogy az adminisztrátorok egyéni felhasználói engedélyeket állíthassanak be. Az engedélyek lehetővé teszik bizonyos felhasználók számára a fájlok megtekintését vagy szerkesztését, míg mások megakadályozhatják azok megtekintését a rendszerben. Ez nemcsak a hatékonyság szempontjából hasznos, hanem egyben fontos biztonsági intézkedés is. A legjobb dokumentumkezelő szoftverek lehetővé teszik az adminisztrátorok számára, hogy meghatározott csoportok szerint állítsák be az engedélyeket, valamint, hogy menet közben módosítsák azokat, ha kivételt kell tenniük, úgy, hogy mindeközben az alapértelmezett engedélyek beállításai változatlanul megmaradnak.

Az OpenKM csapata bármikor a rendelkezésére áll! Kezelje könnyedén digitális tartalmait, egyszerűsítse a munkaterhelést és érjen el nagyobb hatékonyságot a munkája során. Látogassa meg weboldalunkat, vagy kérjen bemutatót.