IT protokoll az olasz közigazgatás számára

IT protokoll az olasz közigazgatás számára

Írta: Carlo Olivieri – OpenKM Olaszország 2022. május 27-én

Ebben a cikkben megpróbáljuk bemutatni a közigazgatás digitális protokolljának szabályozását és az OpenKM-en belül annak kezelésére kifejlesztett funkciókat.

A protokoll általános szabályai

1998. október 20-án Olaszországban a 428. számú elnöki rendelet megállapította a protokoll érvényességét az informatikai menedzsmentben. 2015 márciusában pedig az AGID (Agency for Digital Italy), azaz a Digitális Olaszországért Felelős Ügynökség meghatározta ennek irányelveit.

A protokollkezeléssel általában egy külön hivatalt, az úgynevezett Protokoll Irodát bízzák meg. Ez a hivatal fogadja a gyártó szervezet kimenő és bejövő dokumentációs anyagát (a belső dokumentumok nem tartoznak ide), és bejegyzi azt a nyilvántartásba. Elektronikus jegyzőkönyv esetén az adatok nem lehetnek adaptálhatóak.

Ennek a nyilvántartásnak négy, a törvény által előírt eleme van, amelyek a következők:

• Az egyes elemek progresszív száma, mind a bejövő, mind a kimenő dokumentumokra vonatkozóan
• A beérkezés dátuma (kérésre órák és percek is)
• Feladó vagy címzett
• A tartalom összefoglalása (nyilvántartás)

A papíralapú vagy számítógépes nyilvántartás általában kétoldalas: az egyik a beérkező, a másik a kimenő dokumentációt rögzíti. A bejövő és kimenő dokumentumokat is megszámolva kell a folyamatos számot a növekedéshez hozzárendelni. Minden számnak egyetlen dokumentumnak kell megfelelnie, még az azonos témához vagy vállalkozáshoz kapcsolódó válaszok esetében is.

Ezekhez az elemekhez további kiegészítők tartoznak: a mellékletek száma, az illetékes hivatal, a kategória (vagy cím), a rovatszám, valamint levelezés esetén az előző referenciadokumentum és az azt követő válasz progresszív száma.

Papíralapú regisztráció esetén a négy szükséges elemet a szervezet bélyegzőjével és a jegyzőkönyvvezető aláírásával együtt rögzítik az irathoz.

A számítógépes protokoll viszont a dokumentum beszkennelése után hozzárendel egy kódot az összes szükséges információval.

Amint ezek a regisztrációs műveletek befejeződtek, a dokumentumokat eljuttatják a területért felelős egyes hivatalokhoz.

Az osztályozás tulajdonosa

A minősítés tulajdonosa a jegyzőkönyv-nyilvántartás ötödik eleme: adminisztratív és jogi szempontból nem szükséges (hiánya vagy helytelen elrendezése nem teszi érvénytelenné a nyilvántartást), de az archiválási kötelezettségek teljesítéséhez már elengedhetetlen.

A tulajdonoson keresztül, amely egy intézmény "kategóriáinak" vagy "címeinek" listája, "osztályokra" vagy "szakaszokra" bontva, a dokumentáció rendezése és újbóli összeállítása történik az aktuális archívum lezárása során.

A protokoll lezárása

A naptári év végén a jegyzőkönyvi nyilvántartást le kell zárni. Elektronikus protokollok esetén a lezárás automatikusan megtörténik; az új naptári évvel a számozás 1-től újraindul.

Nem megengedett és a gazdasági szereplők büntetőjogi felelősségre vonását vonhatja maga után, ha december 31-e után üresen hagyják a kitöltendő rovatokat az eddig az időpontig keletkezett, vagy beérkezett okiratokra, vagy dokumentumokra vonatkozóan.

Bizalmas protokoll

A jegyzőkönyv-nyilvántartás egy nyilvános cselekmény. Az összes olyan dokumentumra vonatkozóan, amelyek különlegesen bizalmas jellegűek, az egyes szervezetek egy "bizalmas jegyzőkönyv" elnevezésű nyilvántartást is készítettek, amelyet közvetlenül a szervezet legmagasabb szintjein dolgozók kezelnek, anélkül, hogy a Jegyzői Hivatalon keresztül mennének. Például egy önkormányzatnál csak a polgármester vagy esetleg a tanácstagok férhetnek hozzá a fenntartott jegyzőkönyvhöz.

A személyes jellegű dokumentumokat, például az alkalmazottaknak címzett fegyelmi leveleket, vagy az egyéb érzékeny jellegű vagy szakmai titoktartás által védett adatokat tartalmazó dokumentumokat általában a bizalmas jegyzőkönyvben rögzítik. Ennek a számozását követi a fenntartott protokoll.

A jegyzőkönyv jogi érvényessége

Minden vizsgálati alanynak csak egy protokollal kell rendelkeznie (kivéve a fenntartott regisztert), mivel ez az alapvető kapcsolat, amelyen a memóriája áthalad, miközben kialakul.

A nyilvántartásba vett dokumentumot vagy fájlt egyedi kódok és ujjlenyomatok kísérik, hogy jogilag érvényesek legyenek és ezt a törvény minden közintézményben megköveteli. Nélkülözhetetlen, hogy a regisztrációhoz szükséges mind a négy elem (progresszív szám, dátum, feladó vagy címzett, nyilvántartás) jelen legyen, és hogy azt rendszeresen és pontosan az új naptári év elején zárják le és nyissák meg.  Ha ezeket a szabályokat tiszteletben tartják, a jegyzőkönyv különleges bizalmi közokirat tulajdonságát szerzi meg, azaz nemcsak gyakorlati vagy adminisztratív szükségletekre, hanem bármilyen bizonyítási szükségletre felhasználható az igazságszolgáltatás területén, és abszolút érvényességgel rendelkezik ("hitelesség”, mint bizonyíték), kivéve, ha a hamisítás egyértelműen bizonyított.

A jegyzőkönyv által a bíróság előtt biztosított védelem azt eredményezte, hogy egyes magánszemélyek is rendelkeznek jegyzőkönyvhivatallal, amely teljes egészében hasonló a közszemélyekéhez.

Az OpenKM megfelelő funkciókkal rendelkezik ahhoz, hogy az AGID által meghatározott szabályoknak megfelelően biztosítsa a dokumentum-nyilvántartási igények betartását. Nem utolsósorban az OpenKM rugalmassága lehetővé teszi, hogy bármilyen összetettségű vállalat szervezeti igényeinek megfelelően testre szabja és automatizálja a protokolleljárásokat.

Az OpenKM biztonsági funkciói, a dokumentumok közötti kapcsolat, a dokumentumautomatizálások és a metaadat-kezelés kontextusérzékeny mezőkkel betartják a törvényi előírásoknak megfelelően az adatok bizalmas kezelésének és megváltoztathatatlanságának logikáját.

Regisztrált dokumentumok keresése

Az OpenKM segítségével a dokumentum- és fájlkeresési műveletek nagymértékben egyszerűsödnek azáltal, hogy az informatikai protokollhoz rögzített adatokat kombinálja a dokumentum tartalmának elemzéséből származó adatokkal. A "figyelmeztetéseknek" és a "híreknek" köszönhetően a kép teljessé válik a vállalat információs tőkéjének jobb kezelése érdekében.

Amennyiben szeretne többet megtudni az IT protokollokról, keressen minket bizalommal!