Intelligens információkezelés

Intelligens információkezelés

Írta Ana Canteli 2022 április -én

Az intelligens információkezelés azon stratégiák, módszerek, folyamatok és technológiai megoldások összességét foglalja magában, amelyeket egy szervezet az információ, különösen annak tartalma és adatainak kezelésére használ. Nem szabad elfelejtenünk, hogy a vállalatok strukturált és strukturálatlan információkat is gyűjtenek, amelyek különböző forrásokból származnak, és ezáltal különböző kezelést és különböző szintű biztonságot igényelnek. 

Ne feledkezzünk meg arról sem, hogy a vállalatok olyan informatikai örökséget halmoznak fel, amely idővel elősegíti az informatikai silók kialakulását. Az ilyen esetekben előfordul, hogy senki nem tudja milyen információkkal rendelkezik a vállalat és hogy azok hol vannak. Ez eléggé megnehezíti az adat vezérelt döntések meghozatalát, ami rengeteg kockázattal és káosszal jár együtt.

Szintén fontos szempont, hogy a legtöbb vállalat most megy keresztül a digitális átalakuláson. Ezenen az úton a szervezetek jobban megérthetik, megelőzhetik és újra definiálhatják a munkavállalók és ügyfelek által megosztott tapasztalatokat. Természetesen ez az átalakítási erőfeszítés függ az üzlet vagy ágazat agilitásától, az innovációtól, a kapacitástól, az automatizálás mértékétől és a vállalat által alkalmazott információirányítási szabályozástól.

Az információ az az üzemanyag, amely mozgatja és egyben finanszírozza is a vállalat digitális átalakulását. Mert, ahogy a múlt heti bejegyzésünkben is említettük, az információk mennyisége, sebessége és sokfélesége néha meghaladja a vállalat információkezelési kapacitását.

Miért fontos az intelligens információkezelés?

A vállalatok többé nem elégedhetnek meg a termékeikhez, illetve szolgáltatásaikhoz kapcsolódó információk létrehozásával, rögzítésével, automatizálásával és átadásával.

A lehető leghamarabb el kell sajátítaniuk és meg kell érteniük az általuk létrehozott és kapott információkat, hogy mindezt a sebesség és a minőség csökkenése nélkül be tudják vezetni a üzleti folyamatokba. A mennyiség és a sebesség olyan kihívások, amelyeket csak a gépi tanulás és a mesterséges intelligencia segítségével lehet leküzdeni.

Amennyiben csökkenteni kívánjuk az információirányítással kapcsolatos feladatokra fordított emberi erőforrások számára, úgy megoldást jelenthet, ha az összes formátumot digitális formára konvertáljuk, ez ugyanis megkönnyíti az automatizmusok bevezetését.

A hardvert struktúrát az új igényekhez és követelményekhez kell igazítani, és ehhez a piacon elérhető. on-premise, felhős tárhely, hibrid megoldások stb. kiváló lehetőséget biztosítanak.

Az intelligens irányítási rendszer összetevői

Manapság a vállalatok előtt álló kihívások arra késztetik őket, hogy új információkezelési gyakorlatokat vezessenek be, amely egyúttal magukban foglalják a:

• Tartalmi szolgáltatásokat:egy moduláris és rugalmas megközelítés, amely lehetővé teszi a tartalmak és információk használatát bárhol és bármikor.

• A folyamat kapacitásokat a legegyszerűbben egy alkalmazás segítségével koordinálhatjuk, amely mindeközben tiszteletben tartja azt az üzleti struktúrát, amely az erőforrások koordinálásért felel.

• Analitikai képesség: strukturált és strukturálatlan információk előkészítése automatikus feldolgozásra.

Ezeket a szolgáltatásokat és képességeket a vállalatoknak folyamatosan fenn kell tudnia tartani, hogy alkalmazkodni és reagálni tudjanak a folyamatos piaci változásokra.

Mint láthattuk, az információk digitális formába történő átalakítása és az intelligens információkezelés kéz a kézben járnak, ugyanis mindkét megközelítés célja ugyan az: jobb ügyfélélmény és munkakörnyezet biztosítása.

Az intelligens információkezelés előnyei

Az intelligens információkezelés megkönnyíti a vállalatok tartalmának és adatainak rendszerezését és az azokhoz való hozzáférést. Ehhez azonban minden magára valamit is adó szervezetnek rendelkeznie kell egy tartalomkezelő rendszerrel. Az OpenKM, amelyet általában dokumentumkezelő szoftverként szoktunk bemutatni, egy elektronikus dokumentum- és iratkezelő rendszer. Nem árulunk el semmi újat; ez egy dokumentumkezelő rendszer. Ugyanakkor szoftverünk számára nem okoz problémát a dokumentációs szemlélet, a nyilvántartások és az üzleti tartalom, valamint a tudásmenedzsment alkalmazása és biztosítása sem.

Az OpenKM különböző indexelési és archiválási elemekkel is rendelkezik, így a keresés elsősorban a tartalom alapján történik, nem pedig a tárolási hely alapján (bár ez is lehetséges). Az OpenKM könnyedén integrálható más rendszerekkel, ami által egyszerűsítheti a munkafolyamatokat. A dokumentumkezelő rendszer nyomon követési és elemzési lehetőségeket is kínál, például feliratkozási és jelentési szolgáltatásokat, amelyek révén megmutathatja, hogy milyen adatokat hol, ki és mikor használ.

Az OpenKM segítségével az Ön vállalata arra összpontosíthat, hogy jobban megértse a szervezeten belül lévő adatokat és információkat. Ezen új ismeretek megszerzésével pedig optimalizálhatja a szervezet által kezelt tartalmakat, miközben némi időt is megtakarít. Az OpenKM üzleti tartalomkezelő szoftvert úgy tervezték meg, hogy a céggel együtt alkalmazkodjon az új információs- és adatkezelési kihívásokhoz és lehetőségekhez. Emellett nagy figyelmet fordítunk arra is, hogy a szervezeten belüli munkavállalók könnyen elsajátíthatónak és kezelhetőnek találják. Az OpenKM Akadémián minden szükséges képzést, tananyagot és erőforrást biztosítunk ehhez.

Az OpenKM dokumentumkezelő rendszer a következő funkciókat kínálja:

• Tartalomkezelés helyileg vagy a felhőben.
• Belső és külső együttműködési platformok.
• Önkiszolgáló fejlesztési platform.
• Tartalomintegrációs és migrációs eszközök.
• Szervezeti folyamatok digitalizálása.
• Folyamatok automatizálása.
• Üzleti folyamatmenedzsment (BPM)
• Többcsatornás intelligens rögzítés.
• A folyamatok optimalizálása.
• Iratkezelés és digitális megőrzés.
• eDiscovery és jogi dokumentáció.
• Analitikai képességek és gépi tanulás.
• Tartalomelemzés és szemantika.
• Az adatok felismerése, kinyerése és szabványosítása.
• Metaadat-kezelés és taxonómia.
• Dokumentumok osztályozása.

Amennyiben szeretne még többet megtudni arról, hogy az OpenKM miként segíthet az Ön vállalatának egy intelligens irányítási rendszer bevezetésében, forduljon hozzánk bizalommal!