Hogyan vezesd be hatékonyan a papírmentes rendszert a munkahelyeden?

Hogyan vezesd be hatékonyan a papírmentes rendszert a munkahelyeden?

Írta Raymond Chiu 2022. január 14-én

Régen a vállalkozások papíralapú dokumentumokat használtak az információk rendszerezésére. Ez azonban nem mindig a legjobb megoldás.

A Xerox 2019-es tanulmánya szerint az amerikai vállalatok becslések szerint 460 milliárd dollárnyi bért költenek a papíralapú információk kezelésére. Ez a költség magába foglalja a dokumentumok létrehozását és formázását, valamint azok digitális másolatként való újra bevitelét.

Ha 15%-kal csökkentjük a papíralapú információk kezeléséhez szükséges időt, az egy 500 alkalmazottat foglalkoztató vállalat esetén akár évi 2 millió dollárt megtakarítást is jelenthet. Itt jön képbe a papírmentes rendszer létrehozása.

5 előny a papírmentes iroda mellett

A milliós megtakarításon túl a papírmentes irodák a következő előnyökkel is járhatnak:

Gyors tárolás és adatmegosztás

A digitális transzformáció azt jelenti, hogy nem kell kinyomtatnod a dokumentumokat. Ehelyett gyorsan elmentheted, megoszthatod és tárolhatod őket egy exkluzív irodai digitális fájlkezelő rendszerben.

Egyszerűsített dokumentumkezelés

Amikor úgy döntesz, hogy megszűnteted a papíralapú folyamataidat és áttérsz a digitálisra, akkor ezzel együtt le is egyszerűsíted a fájlok kezelésének folyamatait. Ezt gyakran hangsúlyozzuk ügyfeleink számára a Maid Sailors Office Cleaning Service NYC-nél. Semmi szükség arra, hogy kinyomtass egy dokumentumot, mappába tedd, majd eltárold egy irattárban. Ehelyett inkább, a még ki nem nyomtatott dokumentumról készíts egy másolatot a számítógépedre, vagy tárold el egy felhő alapú fájlkezelőben és így könnyedén hozzáférhetsz.

Hatékony együttműködés

Mivel dokumentumaid online elérhetőek, a munkahelyi együttműködés sokkal egyszerűbbé válik. Képzeld el, hogy nem kell minden hitelesített dokumentum verzióját kinyomtatnod!

Idő- és pénzmegtakarítás

Ha papírmentes rendszert alkalmazol a cégedben, akkor nem kell mappákat és iratszekrényeket vásárolnod. Ráadásul a digitális fájl is könnyebben megtalálható az adatbázisrendszerben.

Digitális Audit Trail

A papírmentessé válás azt jelenti, hogy ragaszkodnod kell az új digitális felügyeleti rendszer irányelveihez. Ez az, ahol a DMS-eszközök, például az OpenKM hasznosak lehetnek. Ennek az az oka, hogy az ilyen kezelőszoftverek digitális nyomot hagynak a dokumentumhoz való hozzáférésről és a frissítésről.

5 lépés a papírmentes rendszer hatékony bevezetéséhez

Most, hogy ismered a papíralapú dokumentumok digitalizálásának előnyeit, itt az ideje, hogy felfedezd, hogyan alkalmazhatod ezt a rendszert a Te saját cégedben.

1. lépés: Mindenki a fedélzetre!

Ha eddig papíralapú fájlokat használtál, győződj meg arról, hogy az irodában mindenki egyetért az új dokumentumkezelő rendszerrel. Íme három gyors tipp, hogyan teheted ezt meg:

• Jelentsd ki, hogy papírmentessé kell válni. Ha csökkenteni szeretnéd az ellenállást, akkor először is világosíts fel mindenkit arról, hogy miért érdemes papírmentesen működni és ez milyen előnyökkel jár majd a számukra is.
• Mutasd meg nekik a papírmentes rendszer előnyeit. Ez egy kiváló módja annak, hogy érvelj az ügyed mellett.
• Vedd figyelembe a megfelelőséggel kapcsolatos aggályokat. Ez a biztonságtól, a hozzáférhetőségtől és a törvényességtől kezdve bármi lehet. Győződj meg arról, hogy átgondoltad ezeket a dolgokat, mielőtt továbblépsz.

2. lépés: Keresd meg a számodra megfelelő digitális kezelőrendszert

Természetesen az irodai papíralapú dokumentumkezelés csökkentésének legjobb módja egy megfelelő DMS megtalálása. A lehetőségek tárháza mellett azonban meg kell vizsgálnod, hogy melyik megoldás felel meg vállalkozásod igényeinek és költségvetésének.

Gyűjtsd össze azokat a funkciókat, amelyeket elvársz egy DMS-től. Ez a biztonságtól és a hozzáférhetőségtől a tárolásig és az adatok biztonsági mentéséig terjedhet. Keress olyan szoftvert, amely képes biztosítani azt, amire szüksége van, majd nézd meg, hogy melyik felel meg a leginkább a költségvetésednek.

Mindig a legjobbat keresd, amit megengedhetsz magadnak.

3. Tanulj!

Nem minden DMS ugyanolyan. Egyes cégek jól működhetnek a Google Suite használatával, míg mások saját szoftvert igényelnek.

Ettől függetlenül a cég minden tagjának tudnia kell, hogyan kell használni a kívánt eszközt.

A termékbemutatóhoz a szolgáltató műszaki támogatásért felelős csapatának segítségét is kérheted. Ezenkívül hagyd, hogy az alkalmazottak teszteljék a szoftvert. Azt javasoljuk, hogy kezdd el a vállalkozásod kritikusabb embereinek oktatását, míg a többiek felkészülnek a fájlok digitalizálására.

Miután megszokták a rendszert, elkezdhetik csapataik képzését.

4. lépés: Állítsd be a folyamatot

Most, hogy a vállalatnál mindenki hozzászokott a rendszerhez, a következő lépés a folyamat kialakítása.

Először is meg kell határoznod, hogyan digitalizálják az összes papíralapú dokumentumot. Másodszor, ki kell dolgozni egy papírmentes rendszert, amelyet a jövőben is be tudsz vezetni.

Ez biztosítja, hogy hatékonyan és eredményesen valósítsd meg a digitális átalakulást.

5. lépés: Kezdd el a dokumentumok digitalizálását

Itt következik az igazi piszkos munka, ugyanis a hatékony végrehajtásához be kell tartanod a korábban meghatározott összes irányelveket.

Az lenne a legjobb, ha az előzően kívül a következőket is megtennéd:

Határozd meg, milyen dokumentumaid vannak, és kezdd el őket rendszerezni.

Minden osztály legyen felelős a fájljaiért.

Határozz meg egy célt, hogy az egyes részlegek mikorra helyezzék el a fájljaikat a rendszerben.

Semmisíts meg minden olyan dokumentumot, amelynek lejárt az előre meghatározott ”lejárati ideje”.

Ha ezt megteszed, akkor a papíralapú dokumentumokat pillanatok alatt digitalizálhatod és tárolhatod a kívánt dokumentumkezelő rendszerben.

Rajtad a sor!

A papíralapú dokumentumok kezelésével eltöltött idő felhasználható üzletfejlesztésre. Ez megmagyarázza, hogy a papírmentes rendszer bevezetése miért teszi lehetővé a megtakarítást és a vállalkozás bővítését.

Ha szeretnéd kihasználni ezeket az előnyöket, feltétlenül kövesd a bejegyzésünkben felsorolt lépéseket. Így probléma nélkül digitalizálhatod üzleti folyamataidat.

A szerzőről: Raymond Chiu a Maid Sailors Office Cleaning Service NYC, a legjobb besorolású irodatakarítási szolgáltató operatív igazgatója. Megfizethető árakkal párosítva a legnehezebb takarítási igényeket is képesek vagyunk kezelni, és egészséges, biztonságos és dolgozóbarát környezetté varázsolhatjuk munkahelyét.