Hogyan válhat hasznára egy DMS rendszer a szerződéskötések során?

Hogyan válhat hasznára egy DMS rendszer a szerződéskötések során?

Írta Charles Ambrose 2020 július 10-én

A szerződések létrehozása során egy hatékony dokumentumkezelő rendszer (DMS) megléte kulcsfontosságú, különösen az előkészítési, tárgyalási és jóváhagyási folyamatokat illetően. Egy erre alkalmas DMS nélkül, időt és pénzt veszíthet, ami végül rossz szerződéskommunikációhoz vezet. Ezzel ellentétben, egy hatékony DMS fellendíti, elősegíti az értékes információcserét, ami jövedelmezőbb ügyletek megkötéséhez vezet majd.

Számos vállalatnál az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek már kiváltották a papír alapú rendszereket. Ily módon a vállalkozások kihasználhatják a modern számítástechnika nyújtotta előnyöket a jobb és gyorsabb szerződés érdekében.

Íme a 7 legfőbb módja annak, hogy hogyan használhatunk egy DMS rendszert a szerződés-tárgyalások támogatására:

Biztonságos hozzáférés

A vezetőknek és a támogató személyzetnek gyakran azonnali hozzáférésre van szükségük az információkhoz. Egy elektronikus portál vagy szerződéskezelő szoftver képes nyomon követni, hogy ki férhet hozzá a kritikus dokumentumokhoz. A portál korlátozhatja, hogy milyen típusú dokumentumokat lehet kinyomtatni, és hogy milyen eszközökről lehet a tartalmat megjeleníteni.

A hozzáférések szabályozása megőrzi a dokumentumok integritását a szerződés teljes életciklusa alatt. Egy elektronikus portál létrehozásával ún. audit trail (előzménykövetési) funkciót köthetünk a szerződés teljes életciklusához. Igény szerint a rendszer előállítja egy dokumentum felügyeleti láncát is. A tárgyalások sokkal gördülékenyebbé válnak, ha láthatjuk, hogy mikor, ki és milyen módosításokat végzett a szerződésen.

Tervezzen sablonokat

A szétszóródott szerződések valódi kihívást jelentenek az idő és az erőforrás életciklus-kezelés szempontjából. Amennyiben már van egy DMS rendszere, úgy javaslom, kezdjen el kialakítani egy olyan könyvtárat, amelyben az előre elfogadott dokumentum sablonok és szerződés záradékok vannak.

Az ilyen jellegű sablonkönyvtár egyszerűsítheti a szerződések életciklusának követését, illetve javíthatja a szerződések teljesítését. 

A tárgyalási tréningen szerepjátékok beiktatása által, a csapata azonosíthatja azokat a gyakori szerződéselemeket, amelyeket érdemes felvenni és beépíteni ezekbe a sablonokba.

Egy ilyen könyvtár négy módon is javíthatja a szerződéssel kapcsolatos tárgyalásokat:

• Csökkenti az ajánlatok és megállapodások elkészítéséhez szükséges időt.
• Érvényesíti a belső szabályokat, például az előre jóváhagyott nyelv használatát.
• Gyorsabb szerződés-felülvizsgálatot és testre szabást tesz lehetővé.
• Nyomon követhetővé válnak az előre jóváhagyott szabványoktól való eltérések.

Automatizálja a folyamatokat

A szerződéskezelési platform integrációja egy back-office menedzsment alkalmazással felgyorsíthatja a szerződések létrehozásának procedúráját. Például: ha az Ön vállalata rendelkezik ilyen rendszerrel, akkor automatikusan átirányítja az erőforrásokat a megállapodás aláírásakor. Automatizálás célja:

• Az alkalmazottak megbízása a szerződés életciklus-menedzsment funkcióinak ellátására.
• Költségvetési javaslatok küldése a pénzügyi és számviteli csoportoknak.
• A műveletek végrehajtásához szükséges eszközök elosztása.
• Időszerű és pontos logisztikai támogatás biztosítása.

Kövesse az előzményeket

A tárgyalások során lehet, hogy a szerződés egy korábbi változatára kell utalnia. De az is lehet, hogy a jelenlegi verzión szeretne módosításokat végezni és nyomon követni az új dokumentumverzió fejlődését. A tárgyalási tanfolyamokról tudhatjuk, hogy az átláthatóság, letisztultság kulcsfontosságú a pozitív üzleti kapcsolatok megtartása érdekében, hiszen a szerződés elbírálói pontosan tudni szeretnék, hogy mi változott a két szerződés verziója között.

Az elektronikus DMS rendszerek mindig készítenek digitális naplót és rögzítik az összes jóváhagyást és módosítást. A szerződéskezelő szoftver előzménykövető funkciója támogatja:

• A piszkozatok elkülönítését a végleges dokumentumoktól.
• A dokumentum verziók kezelését és biztosítását.
• A standard mappák, almappák és könyvtárak létrehozását.
• A változások követését a különböző verziók között.
• Az egységes fájlelnevezési konvenciók kialakítását.

Kapcsolódó dokumentumok és irányelvek hozzárendelése

A legtöbb szerződés nem csupán önállóan létezik. Számos további dokumentáció és irányelv támogatja és egészíti ki az egyes megállapodásokat, szerződéseket. Egy aktív DMS-s képes a releváns dokumentumokat és irányelveket a szerződésmintához rendelni.

Ezek az irányelvek támogatják a dokumentumokat és bizonyosságot adnak a kellően gondos eljárásról. Az irányelvek nyilvántartásának hozzárendelése a szerződéshez biztosítja a következők betartását:

• Vállalati politika

• Jogi követelmények
• Harmadik féllel való megállapodások
• Belső munkafolyamatok

Hozzon létre terveket a lejáratra vonatkozóan is

Még a legjobb szerződések is előbb utóbb lejárnak vagy elavulttá válnak. Amennyiben a központi repository-jában a lejárt szerződések is láthatók, úgy az ügyfelek panaszt tehetnek vagy kétségeik támadhatnak az Ön által szolgáltatott információkkal kapcsolatban. A lejárt szerződések erősen ronthatják a márkahűséget és ügyfélvesztéshez vezethetnek.

Egy DMS rendszer segítségével létre hozhat lejárt szerződésekre vonatkozó archiválási terveket. A tárgyalási órák javaslata szerint a tárgyalók felelősége a szerződés idővonalának és határidejének meghatározása, biztosítva azt, hogy ezek nem mondanak ellent a vállalati politikának. Használja a megbeszélt ütemterveket a dokumentum felülvizsgálati ciklusok tervezéséhez is.

Gondoskodjon róla, hogy információi mindig elérhetőek és helyesek legyenek. Állítson fel egy dokumentum-elavulási tervet a régi szerződések törlésére. Korlátozza az archívumnál kiválasztható felhasználók listáját. Adjon meg egyértelmű azonosítókat, amelyek igazolják, hogy a szerződés, már nincs használatban.

Használja ki a technológia adta lehetőségeket

Egy elektronikus DMS rendszer számos lehetőséget rejt magában. Képes OCR – optikai karakterfelismerés segítésével rögzíteni a dokumentum tartalmát és nyomon követni a változásokat. A mesterséges intelligenciának és a gépi tanulásnak köszönhetően a rendszer képes felgyorsítani az adatok feldolgozását és osztályozását. Az MI alkalmas a hasonló témájú dokumentumok csoportosítására dátum, iparág vagy az érintett személyek szerint.

A DMS rendszer integrálható online tárhellyel és felhőalapú megoldással. Ezáltal a tárgyaló személyek képesek bármilyen eszközről hozzáférni a szükséges információkhoz, még akkor is, ha az irodán kívül tartózkodnak. A vezetők, bírálók és a támogató csapat így valós időben tud együttműködni a tárgyaló felekkel. A technológiát kihasználva a tárgyaló felek több értéket tudnak teremteni, ezáltal jobb szerződéseket tudnak kínálni is.

Összegzés

A megfelelő dokumentumkezelés javítja a szerződéssel kapcsolatos tárgyalásokat. Egy aktív DMS támogatja csapatát abban, hogy olyan ajánlatokat nyújtsanak be, amelyek végül elfogadásra lelnek. Ezen felül, gyorsabban megállapodásra juthat.

Egy elektronikus portál növeli a biztonságot azáltal, hogy korlátozza az érzékeny fájlokhoz való hozzáférést, továbbá audit trail funkciót is biztosít. A hitelesített felhasználók számára megkönnyíti a dokumentumok visszakeresését. Az új technológiák, mint amilyen az AI is, képesek csökkenteni az emberi részvételt a manuális feladatokat illetően. Ezáltal, a DMS lehetővé teszi az emberek számára, hogy több időt fordítsanak a tárgyalási stratégiák fejlesztésére.

Szerzőről: Charles Ambrose a mester diplomáját írásból szerezte, diplomamunkáját pedig konfliktuskezelésről írta. Tartalomalkotóként olyan cikkeket ír és szerkeszt, amelyek tárgyalási ismereteket közvetítenek a világ felé.