Hogyan válasszuk ki a vállalkozásunknak megfelelő dokumentumkezelő rendszert?

Hogyan válasszuk ki a vállalkozásunknak megfelelő dokumentumkezelő rendszert?

Írta: Ashley Halsey, 2020. Február 14-én 

Dokumentum menedzsment: Az Ön vállalkozása, hogyan teljesít?

Az üzleti életben Ön valószínűleg arra törekszik, hogy a mindennapi munkafolyamatokat és műveleteket a lehető leghatékonyabbá és leginkább eredményessé tegye. Kérem szánjon egy percet a következő kérdésre és gondolja végig, hogy vállalkozása egy átlagos napon hány dokumentumot és fájlt kezel, valamint, hogy ez a tartalom mennyire hozzáférhető, könnyen elérhető, esetleg újra felhasználható? Ezért elengedhetetlenül fontos egy dokumentumkezelő szoftver használata az üzleti életben.

Ez még fontosabbá válik, ha figyelembe veszi: az összes alkalmazott adatának és dokumentumának nyilvántartását, a pénzügyi dokumentumokat, munkafolyamatokat, blogtartalmat, közösségi médiával kapcsolatos bejegyzéseket, SEO kutatásokat stb.

A fentebb felsorolt példák csak a jéghegy csúcsa, de alátámasztja a tényt, hogy a szervezés, mint olyan elengedhetetlen. Éppen ezért ebben a rövid útmutatóban segítünk az Ön számára leginkább megfelelő dokumentumkezelő rendszer kiválasztásában.

Lista összeállítása

Ha Ön megnyitja a Google keresőt és beírja a „Dokumentumkezelő rendszer” kifejezést, biztosan számos weboldalt talál. Az első és legfontosabb dolog ezen eredmények áttekintése és egy olyan lista elkészítése, amely az Ön számára legmegfelelőbb alkalmazásokat tartalmazza. Vegye figyelembe a szoftver tárhelyigényét, az internetkapcsolat típusát és az üzleti folyamatok komplexitását.

Tegye fel magának a kérdést, hogy az adott vállalkozó mióta fejleszti a talált alkalmazást és mennyire támogatja azt a mai napig.

Natalie Dobrik a Writinity és Last Minute Writing digitális technológiáért felelős újságírója szerint, ha az alkalmazás támogatása napra kész és a program már évek óta aktív, akkor ezek alapján megállapítható, hogy az alkalmazás megbízható. Ezen felül vizsgálja meg az ügyfelek véleményét is és szűrje ki azokból a legjobbat és megbízhatóbbat.

Végig gondolva az alábbi kérdéseket és lépéseket összeállíthat egy olyan listát, amely már az Ön számára legjobb dokumentum és tartalomkezelő rendszereket fogja tartalmazni.

Támogatott fájlformátumok

A dokumentumkezelő rendszernek képesnek kell lennie azon fájlok és fájl formátumok kezelésére, amelyekkel az Ön vállalkozása foglalkozik. Ne feledje, hogy a fájlformátumok időről időre változhatnak, ami ma még releváns és közkedvelt, lehet, hogy az évek múlásával már elavulttá válik.

Ezt szem előtt tartva tehát egy olyan DMS rendszert érdemes keresni, amely olyan fájlformátumokat használ, mint például a TIFF. A TIFF világszerte ismert, optimalizált és rendkívül kompatibilis digitális archiválási formátum, amely a nyílt szabványon alapszik.

Valószínűleg az Ön vállalkozása által használt vagy előállított tartalmak, olyan modern, széleskörben elfogadott és támogatott megoldásokon nyugszanak, mint a Microsoft Office dokumentumok, még akkor is ha ez egy nagyon régi tartalom, egészen addig, míg elérhető TIFF formátumban és megjeleníthető ASCII szövegformátumban, addig Ön képes lesz ezen dokumentumok megnyitására.

A dokumentumkezelő szoftverek különféle típusai

Mivel egy modern korban élünk és a dokumentumkezelő szoftverek már jóideje megjelentek, fontos megjegyezni, hogy különböző fajtái alakultak ki. Ezek megismerésével lehetősége lesz, hogy az Ön vállalkozása számára megfelelő típust válassza ki.

Vizsgáljuk meg tehát ezeket a típusokat kicsit részletesebben.

Felhő alapú dokumentumkezelő rendszer

Ahogy a cím is sugallja, a felhőalapú dokumentumkezelő szoftver az, ahol az abban tárolt információkat és dokumentumokat az interneten tárolják. Ez nagyszerű lehetőség, ha nem áll rendelkezésre sok tárterület a saját szervereken vagy számítógépen, remek lehetőség azok számára, akik a világ bármely pontjáról szeretnének hozzáférni a dokumentumaikhoz az Interneten keresztül. Ehhez azonban stabil internetkapcsolat szükséges.

Web alapú dokumentumkezelő rendszer

Hasonlóan a felhőalapú dokumentumkezelő rendszerekhez, a web alapú dokumentumkezelő szoftver nagymértékben kompatibilis a népszerű szoftveralkalmazásokkal, mint például a Microsoft Office Suite. Ezekhez az alkalmazásokhoz böngészőn keresztül fér hozzá, azaz szintén igaz, hogy a világ bármely pontjáról hozzáférhet a dokumentumokhoz internetkapcsolat révén.

Ezek a dokumentum és tartalomkezelő rendszerek sok esetben nyílt forrás kódúak, vagyis, ha szeretné személyre szabni és az Ön üzleti igényeihez igazítani megteheti.

Szerverre telepített dokumentumkezelő rendszer

Amennyiben egy olyan dokumentumkezelő rendszert keres, amely az Ön saját üzleti helyiségében futtatható, akkor ez a rendszertípus az Ön számára leginkább megfelelő. A saját szerveren telepített megoldás lehetővé teszi a dokumentumok védelmét és biztonságát, hiszen nem szükséges internet kapcsolat, továbbá jellemzően gyorsabban töltik be a tartalmat. Körülbelül ugyanolyan tárhelyigénye van, mint a többinek.

Ellenőrizze a költségvetését

Természetesen vállalkozásként, vezetőként meg kell győződnie arról, hogy olyan dokumentumkezelő szoftvert talál, amely illeszkedik az Ön költségvetésbe. Fontos, hogy ellenőrizze a szoftver hosszútávú költségét és megtérülését, valamint informálódjon, olyan lehetőségekről, mint pl. a havi vagy éves finanszírozási megoldás.

„Fontos felismerni, hogy mennyi időt és pénzt tud megtakarítani egy jó dokumentum és tartalomkezelő rendszer és hogy ez mekkora beruházást jelent a jövőben az Ön vállalkozásának.” - Hayley Glass, a Draft Beyond és Research Papers UK. üzleti újságírója.

A legnagyobb megtakarítást az idő, és a vállalkozása számára az a képesség teszi lehetővé, hogy munkavállalói gyorsan és könnyedén férhetnek hozzá szükséges dokumentumokhoz. Ezáltal a korábbinál produktívabb és hatékonyabb módon végezhetik munkájukat, ami által Ön és munkatársai értékes időt takaríthatnak meg.

Összegzésül tehát, az Ön igényeinek megfelelő dokumentumkezelő rendszer kiválasztásához vegyen figyelembe minden tényezőt – internetkapcsolat erőssége, kapcsolódó költségek, az üzlet mérete és a támogatott dokumentumfajtákat (mint pl. a Microsoft Office suite dokumentumok vagy egyéb formátumok.)

Győződjön meg róla, hogy a kiválasztott rendszer tárhelyigénye megfelel az vállalkozása számára és hogy illeszkedik az Ön által használt közösségi média megoldásokhoz. Egy jó dokumentum és tartalomkezelő rendszer évekig támogatni fogja az Ön vállalkozását a profit és az üzleti folyamatok hatékonyságának növelése által.

Szerzőről: Ashley Halsey a Luckyassignments.com és Gumessays.com hivatásos újságírója, aki segít a vállalkozásoknak a modern technológia lehető legjobb kihasználásában. Két gyermek édesanyja, aki szeret utazni, új eszközökkel ismerkedni és innovatív üzleti kurzusokon részt venni.