Hogyan tudunk tartalmat megosztani és terjeszteni egy ECM rendszerrel?

Hogyan tudunk tartalmat megosztani és terjeszteni egy ECM rendszerrel?

Írta Ana Canteli 2020. március 6-án

Az információk és az adatok felhalmozódása, amely napjainkban minden szervezetet érint, szükségessé teszi annak meghatározását, hogy ezek az információk naprakészek és érvényesek-e, illetve, hogy meddig maradnak azok. Innentől tehát meg tudjuk határozni, hogy mire nincs szükségünk és hogy hogyan semmisítsük meg azokat. Az érvényes információk azonosításán túl a vállalatoknak tudniuk kell, hogy mikor és hogyan kell felhasználni azokat. Kezelje helyesen azokat információkat, amelyek javíthatják a kapcsolatot az ügyfelekkel, sőt az alkalmazottak munkatapasztalatait is jobbá teszik, mert ezáltal minden értintett számára előnyös helyzetet tud kialakítani.

Az eredmények javítása érdekében sok vállalat valamilyen tartalomkezelő, vagyis röviden ECM megoldásba fektet.

Mi az ECM?

A vállalati tartalomkezelő rendszer olyan szoftver, amely strukturált vagy strukturálatlan információkhoz való hozzáférést és azok kezelését biztosítja a szervezet céljainak elérése érdekében, természetesen a jogszabályoknak megfelelően. A vállalati tartalomkezelés magában foglalja a dokumentumkezelést, a webes tartalmak kezelését, az üzleti folyamatok menedzselését és a kollaborációs lehetőségeket. Kezdetben a vállalati tartalomkezelés csak a weboldalakra korlátozódott. Az idő múlásával azonban egyre nagyobb funkcionalitása lett, amely egy új dimenziót nyitott az ECM-ek számára. Így mára már a vállalati tartalmak kezelése olyan szolgáltatások, technológiák és funkciók összességeként határozható meg, amelyek a tartalom teljes életciklusát irányítják és kezelik. Ez a körforgás létrehozással és rögzítéssel kezdődik, majd szerkesztés, felülvizsgálat, jóváhagyással folytatódik és végül helyreállítással, terjesztéssel, megőrzéssel vagy törléssel zárul.

A vállalati tartalom jól strukturált rendszerezéséhez szükség van egy céleszközre, enélkül ugyanis az információáramlás stagnálhat, vagy akár komolyabb problémák forrásává is válhat. Az ECM rendszernek teljes mértékben kezelnie kell a dokumentumok életciklusát, különben előfordulhat, hogy az elavult dokumentumok zavart okoznak és a jövőbeli problémák forrásává válnak.

Íme néhány eset, amelyben érdemes a szervezethez ECM-et bevezetni:

• Az alkalmazottak nem rendelkeznek kellő információval adott időben és adott helyen a hatékony munkavégzéshez.

• Jelentős időt fordítanak a tartalom keresésére különböző okok miatt (a dokumentum létezése ismert, de annak helye nem, és nincsenek egyértelmű besorolási kritériumok vagy megfelelő keresési eszközök).

• Sok féle tartalmat kezelnek: a dokumentumoktól kezdve az e-maileken, videókon, képeken, jelentéseken, űrlapokon keresztül egészen az aktákig, mindent.

• A meglévő tartalomkezelési megoldás nem nyújt kellő biztonságot: a hozzáférés, szerkesztés, törlés terén.

• A szervezet által kezelt tartalom mennyisége és státusza nem ismert, ami megnehezíti vagy ellehetetleníti azok validálását.

• A folyamatintegráció hiánya, amely közvetlenül befolyásolja az alkalmazottak koordinációját és együttműködését, valamint a tartalom megfelelő elosztását.

Milyen tulajdonságokkal rendelkezik a legjobb tartalomkezelő rendszer?

A vállalat számára megfelelő ECM megoldás kiválasztásához sok tényezőt kell figyelembe vennünk, néhány ezek közül környezeti, megint mások pedig a szervezet hatókörébe tartozó faktorok. Ugyanakkor, vannak olyanok is, amelyek nem tartoznak a szervezet hatókörébe és ezeket kell leginkább figyelembe venni, amikor az üzleti tartalom stratégiájáról dönt.

A vállalati tartalomkezelő rendszernek lehetővé kell tennie az alábbi hármas cél elérését:

• Maximalizálja a meglévő információk felhasználását. Ez közvetlenül javítja a vállalkozás fejlődését azáltal, hogy növeli a hatékonyságot, időt és pénzt takarít meg.

• Javítja az ügyfélszolgálat hatékonyságát, amely minden szervezet elsődleges célja, legyen az magánvállalkozás vagy közigazgatási szervezet.

• Beruházás megtérülése: A vállalati tartalomkezelő (ECM rendszer) bevezetését nem költségként, hanem befektetésként kell kezelni, amely a szervezet minden tagja számára előnyös.

Az OpenKM, mint ECM rendszer - vállalati tartalomkezelő - hozzájárulhat ezen hármas cél eléréséhez:

• Digitalizáció, fájlkezelés és digitális eszközök: Az OpenKM biztosítja a tartalom rögzítéséhez és digitalizáláshoz szükséges eszközöket, függetlenül a fájl formátumától vagy típusától. Az adminisztrátor szükség esetén frissítheti a rendszer által támogatott tartalom repertoárját. Az archiválási terv garantálja a tartalom teljes életciklusának ellenőrzését, a létrehozástól kezdve a tároláson át egészen a törlésig, követve az előírt protokollokat.

• Dokumentumkezelés:Miután a tartalmat létrehoztuk vagy rögzítettük az OpenKM-ben, a felhasználók élvezhetik azokat a szerkesztési, együttműködési, kommunikációs és terjesztési eszközöket és funkciókat, amelyek lehetővé teszik számukra a különféle típusú dokumentumok, nyilvántartások és tartalmak kezelését, akkor és ott, ahol szükségük van rá.

• Üzleti folyamatkezelés:Manapság az ECM által kínált funkciók között ott vannak már a workflow és BPM motorok is. Az OpenKM egy olyan munkafolyamat-motort használ, amely lehetővé teszi a legkifinomultabb üzleti folyamatok létrehozását is.

• Iratkezelés:OpenKM egyben egy aktakezelő megoldás is. Azaz olyan technológiai platformot biztosít, amely alkalmas az ilyen jellegű, biztonsági, létrehozási, tárolási és keresési szempontból különleges elbánást igénylő fájlok kezelésére is.

• Keresés és helyreállítás:Az OpenKM keresőmotor lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy bármilyen tartalmat megtaláljanak, a fájl részét képező bármely szó felhasználásával, vagy egyéb attribútumokkal: kulcsszavak, mappák, dátum, nyelv, szerző, cím, leírás, kategória, MIME típus, jegyzetek vagy metaadatok.

• Kollaboráció:A felhasználók kapcsolatba léphetnek egymással a chat funkción vagy egyéb kollaborációs és kommunikációs eszközön keresztül, például jegyzetek, kulcsszavak, kategóriák beillesztésével, vagy akár a fórumon és wiki-n keresztül, ahol releváns és értékes információkat oszthatnak meg egymással.

• Tartalom közzététele és terjesztése:Az OpenKM KCenter platform, lehetővé teszi a rendszer testre szabását ahhoz, hogy webes tartalmakat hozzunk létre, tervezzünk, szerkesszünk, publikáljunk vállalati felhasználásra. Ezek a digitális tartalmak szolgálhatnak a kapcsolatok és a kommunikáció fenntartására ügyfeleinkkel, beszállítóinkkal vagy a csapatunk tagjaival.

• Biztonság, kockázatkezelés és információbiztonság: Az OpenKM 3 különböző biztonsági szintet különít el az entitás engedélyeit illetően: engedélyek, szabályok és politikák, amelyek meghatározzák a tartalmakhoz való hozzáférést és azok felhasználását.

• Integráció:Köszönhetően a Java, PHP és .NET API és SDK-nak az OpenKM tartalmazza a szükséges eszközkészletet ahhoz, hogy harmadik féltől származó szoftverekkel is integrálni lehessen.

• Súgó és támogatás:az ECM szolgáltató kiválasztása során mindig vegye figyelembe a szolgáltató által kínált támogatási feltételeket. Az OpenKM egy sajátos technológián alapuló dokumentumkezelő rendszer, melyet 2004 óta fejlesztünk. A szoftver fejlesztői pedig azóta is támogatják az ügyfeleket.

Hogyan terjesszük a digitális tartalmat?

A tartalom megosztását mindig mérlegelni kell, különösen akkor, ha keményen dolgozott a minőségi tartalom létrehozásán és nem szeretné, ha elfelejtődne. Ehhez érdemes egy tartalomkezelési tervet készíteni, amely nélkül egyébként a szervezeti marketing stratégia is nehezen tudná elérni céljait. Ez a terv segíthet Önnek a tartalom hatékonyabb és kreatívabb módon történő megosztásában és segít elérni céljait, mint például: a márka pozíciójának javítása, befolyásos kapcsolatok kialakítása, benchmarking, közönség elköteleződése a márka iránt és a szavahihető és megbízható digitális hírnév megteremtése.

Az OpenKM dokumentumkezelő rendszer alkalmazható olyan platformként, amely alkalmas a tartalom létrehozására és megosztására. A munkavállalók és a kollaborátorok a rendszerbe való bejelentkezést követően, saját tartalmat hozhatnak létre, formátumkorlátozás nélkül. Automatizáció segítségével minőségi protokollokat és jóváhagyási pontokat állíthatunk be az új tartalom létrejöttekor, így biztosíthatjuk, hogy a nagyközönség számára már csak is a végleges, elfogadott verzió jelenik meg. Az OpenKM Twitter integrációjának köszönhetően akár tweet-elhetünk is az új tartalomról és valós időben a közösségi hálón keresztül kommunikálhatunk közönségükkel róla.

A sales terület által létrehozott tartalom könnyedén megosztható a jelenlegi és potenciális ügyfelekkel. Ez a tartalom magas színvonalú információforrás lehet termékeinkről és szolgáltatásainkról, amelyek gazdagítják az értékesítési munkatársak üzleti érveléseit. Az ügyfeleinkkel fenntartott kapcsolat során ez a tartalom lehet tanító, nevelő jellegű és segítheti az elköteleződést, valamint segít elkerülni az esetleges félreértéseket. Az ügyfelekkel fenntartott kapcsolat nyomon követése a szervezet folyamatos fejlesztésének forrása is lehet.

A marketing és az értékesítési területek közötti szoros kapcsolat kialakításával, olyan kölcsönösen előnyös kapcsolatot hozhatunk létre, ahol a tartalmak előkészítése segíthet azonosítani a potenciális ügyfeleket.

A minőségi tartalom előállítása, sok esetben jelentős idő és más erőforrásbefektetéssel jár, ugyanis időbe telik amíg megszerezzük a releváns adatokat, amelyek megerősítik az általunk előkészített információkat. Javasoljuk a felhasznált források megemlítését, de akár megragadhatja az alkalmat arra is, hogy belső tanulmányok alapján beszámoljon következtetéseiről.

Az OpenKM dokumentumkezelő szoftver riportálási funkcióinak köszönhetően lehetővé teszi, hogy mindig megbízható és számunkra értékes információkat szerezzünk.