Hogyan profitálhatnak az iskolák és egyetemek a dokumentumkezelő rendszer használatából?

Hogyan profitálhatnak az iskolák és egyetemek a dokumentumkezelő rendszer használatából?

Írta Bridgette Hernandez 2020 június 11-én

Megfelelő tudás birtokában a számítógép korunk legnagyobb áldása lehet. Ennek is köszönhető, hogy életünk minden területén jelen van, így a munkánkban is. A számítógépek régóta végeznek el monoton és rutinszerű feladatokat helyettünk, a technológia fejlődésével pedig az egyre több szellemi és kreatív tevékenységet igénylő feladatok támogatására is alkalmas. Így nem meglepő, hogy sokan vágynak arra, hogy az unalmas, monoton munkák legnagyobb részét a gépekre hárítsák, és ezáltal a felszabaduló idejüket az iktatásnál és az egyéb agyzsibbasztó papírmunkánál sürgetőbb feladatokra összpontosítsák.

A modern iskolák és egyetemek rengeteg aktával dolgoznak, ennek köszönhetően alakult ki az igény a folyamataik racionalizálására és az információk magasabb színvonalú támogatására alkalmas eszköz iránt. Amennyiben érdekli Önt, hogy milyen előnyökkel járna egy dokumentumkezelő szoftver bevezetése az iskolában, tartson velünk!

Miért érdemes bevezetni egy dokumentumkezelő rendszert?

A dokumentumkezelő rendszer egy olyan rendszer, amely lehetővé teszi a különböző típusú dokumentumok és információk kezelését. Azaz egy ilyen rendszer lehetővé teszi az összes olyan feladat kezelését, amelyen keresztül az oktatási és irányítási folyamatok teljesülnek, továbbá biztosítja az adatok átláthatóságát és jogosultságkezelt hozzáférését, kényelmes csatornákat biztosít azok megosztására, valamint lehető teszi a hatékony és biztonságos információtárolást.

Egy jó dokumentumkezelő rendszer segít az iskola vagy egyetem összes folyamatának kezelésében. Az oktatási intézmények a nagyságrendjükből fakadóan több feladatokban és funkcióikban eltérő részlegből állhatnak, ezért az információáramlási csatornákat úgy kell kiépíteni, hogy az az adott folyamat valamennyi résztvevőjéhez eljusson.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek bevezetésének célja:

• Egyetlen, központosított adatbázis létrehozása a szervezeten belül.
• A dokumentációval való könnyed és hatékony munka lehetővé tétele.
• Fájlveszteség minimalizálása.
• Dokumentumok hatékony tárolása.
• Az egész szervezet hatékonyságának növelése.

Gondoljon csak bele, hogy az egyes oktatási intézményekben hány diák tanul, és képzelje el, hogy ezek a diákok mennyi dokumentumot készítenek pl.: beadandók, esszék, dolgozatok, személyes akták stb. Ha a diákok számát megszorozza, az általuk létrehozott dokumentumok mennyiségével, akkor rájön, hogy megszámlálhatatlanul sok papírról van szó, amelyet meg kell tudni őrizni. Ezen a ponton válhat szükségessé egy dokumentumkezelő rendszer bevezetése.

A dokumentumkezelő rendszer előnyei

Az automatizálási folyamat mindig egy munkaigényes folyamat, amely bizonyos szellemi és pénzügyi befektetéseket igényel, ugyanakkor ez a befektetés meg is térül. Az elektronikus iratkezelésnek számos előnye van, ami miatt a legtöbb szervezet örömmel hagyja el a papíralapú dokumentumkezelést.

Előnyök:

• A teljes dokumentumáramlás megszervezésével rendet teremt az intézmény folyamataiban.
• Megszünteti vagy jelentősen csökkenti a rutinműveletek, valamint a manuális munkavégzés mennyiségét. Az automatizált rendszerek nagymértékben leegyszerűsítik az adatbevitelt, feldolgozást, ellenőrzést, importot és exportot stb.
• Biztosítja a dokumentumok védelmét és az adatok biztonságát.
• Lehetővé teszi a szükséges adatok gyors és hatékony keresését.
• Lehetővé teszi az adatok kompakt tárolását egy storge-on vagy akár távoli szervereken, így, ha tűz vagy más zavaró esemény következik be az egyetemen, nem kell aggódnia az információvesztés miatt.
• Megspórolja az alkalmazottak kézi iktatással és dokumentumkezeléssel töltött idejét és erőfeszítéseit.
• Megtakarítja a dokumentumok előkészítésére és keresésére fordított időt.
• Másodpercet alatt másolhat, módosíthat vagy küldhet el fájlokat emailben.
• Jogosultságkezelt hozzáférést biztosít az információkhoz a különböző alkalmazottak számára.
• Lehetővé teszi az alkalmazottak és a részlegek közötti interakció sebességének növelését, valamint elősegíti a kölcsönös felelősségvállalásukat az együttműködés keretében elkövetett vagy el nem követett cselekményekért.
• Minimálisra csökkenti a papíralapú dokumentumok mennyiségét, vagy teljesen kizárja azokat.
• Csökkenti a papírfogyasztást, ami nagy probléma az oktatási intézményeknél. A statisztikák, szerint ugyanis minden tanár naponta 25-75 papírlapot használ fel, így az iskola által egy év alatt felhasznált papírmennyisége: megközelítőleg 360 000 oldal.
• Csökkenti a papír-, tintaköltségeket.
• Csökkenti a nyomtató vagy más berendezések karbantartására fordított időt.
• Csökkenti az adatok kitöltésével kapcsolatos munkaintenzitást.
• Növeli az alkalmazottak és a tantestület tagjainak szakmai készségeit.
• Lehetővé teszi a technológiai, elemzési ismeretek felhalmozását, ami lehetőséget ad az intézményfejlesztéssel kapcsolatos szemlélet kialakítására.
• A legtöbb ilyen jellegű rendszer lehetővé teszi a programba korábban bevitt vagy újonnan létrehozott dokumentumsablonok használatát, amely felgyorsítja a dokumentumlétrehozási és adatkitöltési folyamatot.
• Megkönnyíti az intézmények irányítási rendszerének nyomon követését. A dokumentumkezelő rendszer által működtetett folyamatok teljesítményének elemzésével feltárhatjuk az irányítási folyamatok hiányosságait. A folyamatok nyomon követésével és ellenőrzésével feltárhatja azokat az eseteket, amelyeknél a határidő nem került betartásra.
• Leegyszerűsíti az audit folyamatokat.

Az oktatási intézmények tehát egy ilyen rendszer bevezetéséből közvetlenül is profitálhatnak. Ezek az erőforrásigények, költségek, valamint az időráfordítás csökkenésében nyilvánulnak meg. Továbbá, beszélhetünk közvetett előnyökről is, amelyek az irányítási folyamatok átláthatóságában, az adatátadás ellenőrizhetőségben, a dokumentumok biztonságában stb. nyilvánulnak meg. Tehát a rendszer bevezetésével elért hatás jóval túlmutat a hasznoson, egy teljesen új szintre emeli az adatkezelést.

Összefoglaló

Manapság egy elektronikus dokumentumkezelő rendszer használata célszerű, releváns és ésszerű minden olyan intézmény számára, amelynek nagy mennyiségű adattal kell dolgoznia. Az iskolák és egyetemek pontosan ebbe a kategóriába tartoznak, mivel nap mint nap állandó és bőséges dokumentumáradattal kell szembesülniük. Emiatt az intézmény képtelen a fontosabb folyamatokkal foglalkozni. Így tehát egy ilyen rendszer bevezetése logikus lépés, amelyet a legtöbb intézmény meg is tesz az adatkezelési stressz csökkentése, valamint az iratkezelési folyamatok megfelelő szervezése, automatizálása érdekében. Amennyiben Ön is gondolkodóba esett egy ilyen rendszer használatán, ne habozzon! Keressen fel minket még ma!

Szerzőről: Bridgette több éves szerkesztői tapasztalattal rendelkező író. Munkája lehetővé teszi, hogy a föld különböző pontjain lévő olvasókkal is kapcsolatba tudjon lépni, és kifinomult, valamint jól szervezett információkat tudjon nyújtani számukra a releváns témákat illetően. Bridgette arra törekszik, hog olyan cikkeket hozzon létre, amelyek egyszerre informatívak és könnyen olvashatóak, hogy az emberek könnyen emészthető tudást szerezzenek a cikkei által. Szereti megosztani ötleteit és meglátásait a világgal, megválaszolva azokat a kérdéseket, amelyek világszerte foglalkoztatják a szakembereket. Szabadidejében főzni és zongorázni szokott.