Hogyan profitálhat egy DMS rendszer bevezetéséből?

Hogyan profitálhat egy DMS rendszer bevezetéséből?

Írta Jane Travis 2021 május 7-én

Ahogy a hatóságok felé történő adatszolgáltatási kötelezettség növekedni kezdett, egyre több ügyirat és papíralapú dokumentáció kapott elektronikus formát. Ma már a szerződő felek jelentős része kizárólag elektronikus dokumentumok cseréjére alkalmas platformon keresztül kívánja átküldeni a jogilag fontos információkat. Ahhoz, hogy vállalata továbbra is versenyképes és ígéretes piaci szereplő maradjon, valamint, hogy ne veszítse el a stabil helyzetét és a hosszú távú fejlődés szempontjából kritikus előnyöket, időben kell tudnia reagálnia a változásokra.

Ezért nem meglepő, hogy az elektronikus dokumentumkezelés kulcsfontosságúvá vált az üzleti életben. A belsős dokumentumok áramlására a riportálási és az irányítási tevékenységek minőségének javítása érdekében van szükség; a külső dokumentumcserére viszont a partnerekkel való azonnali, garantált és hatékony kommunikáció miatt, illetve a jogilag jelentős információk biztonságos továbbítása érdekében.

Az elektronikus dokumentumkezelés előnyei

A legfőbb előnye az időtakarékosság: a dolgozó ugyanis kevesebb időt kell, hogy fordítson például a riportálási tevékenységekre és több ideje marad a hatékonyság növelésére. További előnyei:

• A számítási sebesség növelése (ez különösen fontos az orvostudományban, ahol orvosi eszközöket használnak);
• A fájlok feldolgozására fordított idő csökkenése;
• Dokumentumok könnyed elkészítése;
• A számlák már a keletkezésük pillanatában elérhetők a rendszerben;
• Akták és fájlok egyszerű és kényelmes tárolása, valamint visszakeresése;
• Adó és bírságkockázatok csökkentése, mivel az ehhez kapcsolódó fájlokat, azonnal megerősített módon küldjük el. Ezáltal elkerülhetjük a bírságokat és büntetéseket;
• Gyorsabb elszámolások és kifizetések;
• Szervezettebb és hatékonyabb munkamódszer;
• Nem veszhetnek el többé dokumentumok;
• Nem kell kinyomtatni a dokumentumokat;
• A feldolgozási és tárolási költségek jelentősen csökkenthetők.

Egy dokumentumkezelő szoftver bevezetése tehát számos előnnyel járhat a vállalat számára. Egy átlagos munkavállaló a munkaidejének 30%-át spórolhatja meg, melyet korábban jóváhagyásra vagy az információk keresésére fordított. A fogyóeszközök költsége a harmadára csökkenthető, a produktivitás akár 25%-al is megnövelhető, ami pedig a tárolási költségeket illeti, akár 80%-al is csökkenthetjük ezen kiadásokat.

Az elektronikus dokumentumkezelés fogalma

Az elektronikus dokumentum valójában elektronikus formában megjelenített adat vagy információ, amely az ember által elektronikus eszköz vagy menedzsment szoftver segítéségével tekinthető meg és dolgozható fel. Bármely iparágban használhatók elektronikus dokumentumok.

Az elektronikus dokumentumkezelő szoftver egy automatizált (programon vagy szolgáltatáson alapuló) többfelhasználós rendszer, amely támogatja a szervezet irányítási folyamatát. Feltételezzük, hogy az irányítási folyamatot ember által olvasható fájlok kísérik, amelyek utasításokat jelentenek a szervezet alkalmazottai számára.

Az elektronikus aláírás célja, hogy meggátolja az elektronikus dokumentum meghamisítását. Az alábbi aláírási típusok alkalmazhatók:

• Egyszerű - (kódok és jelszavak segítségével kifejlesztett megoldás);
• Megerősített, minősítéssel nem rendelkező- az aláíró azonosítóját tartalmazó fájlokhoz (elektronikus aláírási kulcsot használó kriptográfiai adattranszformációs megoldás);
• Megerősített és minősítéssel rendelkező: minősítő központok által hitelesített. (a számlák jóváhagyására és a hatóságoknak szóló jelentéshez szükséges minősítéssel rendelkezik).

Az elektronikusan aláírt dokumentum tehát olyan, mint egy sajátkezűleg aláírt fizikai dokumentum, csak digitalizálva.

Elektronikus dokumentumkezelés bevezetésének előnyei és hátrányai

Ahhoz, hogy a külsős felekkel való elektronikus dokumentumcserét meg tudjuk szervezni először a saját belső dokumentumforgalmunkat kell kialakítanunk és elindítani egy modern elektronikus dokumentumkezelő rendszer segítségével. A megvalósítás előkészítésekor gondosan mérjük fel a projekt összes lehetséges kockázatát, előnyét és hátrányát.

Egy új rendszer bevezetésének sikertelenségét elsősorban az emberi tényező okozhatja. Az alkalmazottaknak meg kell mutatni a bevezetni kívánt rendszer előnyeit és értékeit, hogy miben lesz a segítségükre, ellenkező esetben ugyanis szabotálhatják a szoftver sikeres bevezetését. Az új rendszer megismeréséhez és használatához képzéseket is kell végezniük, esetleg bizonyos szakképesítést szerezniük, amely szintén visszatetszést okozhat egyeseknél.

A dokumentumkezelő rendszerekben való munkavégzéshez olyan kompetens támogató és karbantartó csapatra is szükség van, akik képesek minden felhasználói kérdést azonnal megválaszolni, a felmerülő problémákat gyorsan elhárítani és az üzemeltetési dokumentációkat - szabályzatokat, utasításokat, emlékeztetőket - naprakészen tartani.

Az elektronikus dokumentumkezelő szoftver bevezetése a szervezeten belül

A fent leírt problémák elkerülése érdekében, mindig fordítsunk kellő figyelmet és időt a projekt alapos megtervezésére, készítsük fel és képezzük ki a projektcsapatot, vonjuk be a tervezésbe az elektronikus és papíralapú rendszerek szakértőit, valamint biztosítsunk hatékony és rugalmas informatikai környezetet és kommunikációs csatornákat.

Mert csak egy jól megtervezett projekt lehet sikeres. Ellenkező esetben ugyanis a projekt során elkövetett hibák kijavítása nagyon magas költségekkel járhat, az irányítási rendszerek nem fognak megfelelően működni, és ezek állandó problémák és belső konfliktusok forrásává fognak válni.

A HR anyagok elektronikus kezelésének előnyei

A HR-munkafolyamatok minden szervezet belső munkafolyamatának szerves, igencsak terjedelmes és jogilag szabályozott részét képezik. Az ilyen jellegű dokumentációkban vagy azok feldolgozásában keletkezett hibák súlyos bírságokhoz és büntetésekhez vezethetnek. Egy megfelelő rendszer bevezetésével ez elkerülhető. Ezen kívül milyen egyéb előnyei vannak még a HR anyagok elektronikus kezelésének? A HR munkafolyamatok automatizálása és digitalizálása minimalizálja az előbb említett fő kockázatokat és biztosítja a szükséges titoktartási szinteket, valamint az adatokhoz való hozzáférések kezelését, ugyanakkor a szükséges információkat mindvégig elérhetővé teszi az arra jogosultak számára.

A HR-munkafolyamatok digitalizálásának segítségével:

• Karbantarthatja az alkalmazottak személyes aktáit;
• Dokumentálhatja és nyomon követheti az alkalmazottak interakcióit;
• Nyilvántartást vezethet az elbocsájtott alkalmazottakról;
• Menedzselheti a humánerőforrási tartalékokat;
• Kezelheti az alkalmazottakat és az általuk betöltött pozíciókat tartalmazó aktákat;
• Könnyedén kezelheti a jelentéseket és az űrlapokat.

A külső EDM rendszer létrehozásának szakaszai

Az elektronikus dokumentumkezelési rendszer kiépítése egy adott szervezeten belül a számviteli politika változásával és a megfelelő megbízás kiadásával kezdődik.

Ezután megállapodást kell kötni minden olyan partnerrel, akivel dokumentumcserét tervezünk. A megállapodásnak tartalmaznia kell a papíralapú fájlok létrehozásának, átadásának és tárolásának szabályait (ha papíralapon keletkezik és ezután alakítják át), valamint a cserére szánt digitális fájlok teljes listáját.

A partnerekkel és az üzemeltetővel kötött szerződések után a rendszer készen áll a munkára: Ön biztonságos kommunikációs csatornákon keresztül alakíthat ki, írhat alá és küldhet el egy fájlt. Ezt követően a szolgáltatás továbbítja a fájlt (esetleg roamingon keresztül), a partner felé.

Szerzőről: Jane Travis öt éve dolgozik tartalomíróként egy informatikai vállalat marketingosztályán. Huszonhét évesen szerezte meg második diplomáját újságírásból. Jane gyakran ír különböző témákról, és szívesen osztja meg tudását és munkatapasztalatait, hogy ezzel képezze a jövő szakembereit.