Hogyan oldhatjuk meg a digitális készséghiányt a dokumentumkezeléssel?

Hogyan oldhatjuk meg a digitális készséghiányt a dokumentumkezeléssel?

Írta Michelle Thomas 2022 április 22-én

A digitális készségek elsajátítása egyre fontosabbá válik a mai világban. Mivel a koronavírus-járvány miatt sok vállalkozás átállt a távmunkára, ezért nyilvánvaló, hogy a digitális készségek jelentősége felértékelődött a modern munkahelyeken.

 A járvány okozta digitális átállás sok vállalkozás számára ideiglenes, átmeneti megoldásnak tűnt, amely 2022-ben azonban állandósult. Ugyanakkor általánosságban véve elmondható, hogy a munkaerő digitális készségének szintje nem éri a munkáltatók által elvárt szintet, ezáltal digitális készséghiány alakult ki a munkaerőpiacon. Sok vállalat a dokumentumkezeléshez fordult, hogy megoldja ezt a problémát.

 Ebben a cikkünkben Michelle Thomas, a Scanteam.pro digitális készségekkel foglalkozó szakértője határozza meg a digitális készséghiányt, és magyarázza el nekünk, hogy a dokumentumkezelés miként jelenthet megoldást annak megszüntetésére.

Mi jelent a digitális készséghiány?

Mielőtt elkezdenénk foglalkozni azzal, hogy a dokumentumkezelés hogyan segíthet a digitális készséghiány megszüntetésében, először is ki kell fejtenünk, hogy pontosan mi is az a digitális készséghiány. A digitális készségek fogalmának meghatározásával ezt a későbbiekben megtehetjük.

Mi a digitális készség?

Lehet, hogy korábban már hallotta a digitális készség kifejezést, mivel manapság ez a toborzók, illetve állásinterjúztatók egyik kedvenc szava, de nem biztos, hogy tisztában van azzal, hogy ez a kifejezés pontosan mit is takar?

A digitális készségek az információk megszerzéséhez és rendszerezéséhez szükséges digitális eszközök, alkalmazások és hálózatok működtetéséhez szükséges készségek összessége. Ez mindent magában foglal az online keresőmotorok ismeretétől, az e-mail technológián át a fejlesztés- és programozásig.

Íme egy rövid lista a digitális készségek körébe tartozó dolgokról:

• Adatbevitel.
• Számítógépes ismeretek.
• Közösségi média kezelése.
• E-mail és chat használata.
• Adattudomány.
• Digitális marketing.
• Programozás és alkalmazásfejlesztés.
• Tartalomkészítés.

A listánk nem teljes, de már ez is átfogó képet ad arról, hogy a digitális készségek milyen sokféle területre terjednek ki, és hogy milyen sokféle készségszintet foglalnak magukban.

Mi az a digitális készséghiány, és mit jelent ez a munkáltatók szempontjából?

Most, hogy tisztáztuk, hogy pontosan mi is az a digitális készség, már meg tudjuk határozni ennek hiányát is. A készséghiány a munkáltató által a munkavállalóktól elvárt készségek és a munkára jelentkezők meglévő készségei közötti eltérés. Ez az iparágtól függően különböző okok miatt alakulhat ki.

Az elmúlt évtizedekben például súlyos társadalmi megbélyegzés érte azokat a fiatalokat, akik úgy döntöttek, hogy nem tanulnak tovább egy felsőoktatási intézményben. Ennek hatására az elmúlt években egyre többen választották a továbbtanulás lehetőséget, hogy tudományos fokozatot szerezhessenek, ami viszont jelentős szakképzettségi hiányt okozott a kékgalléros szakmákban.

A digitális készséghiány tehát a munkáltatók digitális készségekkel kapcsolatos igényei és a potenciális munkavállalók jelenlegi digitális képességei közötti eltérésre utal.

Mi a dokumentumkezelés?

Mielőtt megvizsgálnánk, hogy hogyan segíthet a dokumentumkezelés a digitális készséghiány megszüntetésében, először határozzuk meg, hogy mit jelent a dokumentumkezelés?

A dokumentumkezelés a digitális dokumentumok, például szövegszerkesztési fájlok (Word, Excel, PPT), PDF-ek stb. kezelésére használt folyamatokra vagy rendszerekre utal. A dokumentumkezelés használata számos előnnyel jár. Nemcsak központosított tárolást és könnyű visszakeresést biztosít, de garantálja a dokumentumok biztonságát, a tevékenységek naplózását és a hozzáférések-szabályozást is.

A dokumentumkezelő rendszerek a papíralapú tárolással szemben jelentenek hatalmas előrelépést. A fizikai dokumentumok, ugyanis fizikai tárhelyet is igényelnek, amely, ha sok dokumentumot tárol igencsak jelentős mennyiségű területet emészthet fel! Továbbá, amint azt már az előbb említettük a dokumentumkezelő rendszerek garantálják a dokumentumok biztonságát és az információk könnyed visszakeresését.

Hogyan segít a dokumentumkezelés a digitális készséghiány megszüntetésében?

Most, hogy definiáltuk a dokumentumkezelés fogalmát, és felsoroltuk néhány fő előnyét nézzük meg, hogy a dokumentumkezelés miként oldhatja meg a digitális készséghiányt.

Mint láthatjuk a dokumentumkezelés és a digitális készségek között van némi átfedés. A digitális dokumentumok létrehozása, elérése, szerkesztése és megosztása rendkívül fontos készség mind az adminisztratív szerepkörökben, mind a tervezői és marketing feladatokban.

Ezért lehet fontos egy dokumentumkezelő rendszer bevezetése a vállalatnál, ugyanis bármilyen képzettségi szinttel rendelkező alkalmazott képes lehet gyorsan alkalmazkodni ezekhez a rendszerekhez, ezáltal csökkentve a digitális készséghiányt. Nézzünk meg még néhány példát arra vonatkozóan, hogy miként segíthet a DMS a probléma megszüntetésében.

Digitális dokumentumok egy helyen történő tárolása

A dokumentumkezelő rendszerek egyik legnagyobb előnye, hogy egyetlen egy tárhelyet hoz létre az összes üzleti fájl tárolása számára. A dokumentumok kezeléséhez nem kell folyton megnyitnia és bezárni különböző programokat, hiszen natívan és alkalmazásprogramozási interfészen (API-n) keresztül is tud kapcsolódni a dokumentumkezelő szoftver az Ön által használt alkalmazásokhoz. Azzal, hogy a dokumentumait egy közös tárban helyezi el a munka megszakítás szintjét az abszolút minimum szinten tudja tartani.

Pontosság fokozása

A dokumentumkezelő rendszerek csökkentik az emberi hibák kockázatát is, amelyek hatással lehetnek az Ön vállalkozásának működésére. A nyomtatott dokumentumokra támaszkodva a munkáltatók gyakran küzdenek azzal, hogy a papírok elkeverednek vagy elvesznek. Egy dokumentumkezelő rendszer használata esetén azonban gyorsan és egyszerűen kereshet dokumentumai között.

Vállalkozása munkafolyamatainak automatizálása

A dokumentumkezelő rendszerek azért is hasznosak, mert segítenek automatizálni a munkafolyamatokat, és a fájlok automatikusan megoszthatók a felhasználók között. Olyan kritériumokat is beállíthat, hogy a dokumentumok cseréje szükség esetén automatikusan szüneteljen vagy átirányításra kerüljön.

Konklúzió

Remélhetőleg ez a cikk segített megérteni, hogy a dokumentumkezelés miként segíthet a digitális készséghiány megszüntetésében. Függetlenül munkavállalói képzettségi szintjétől, az automatizált dokumentumkezelési folyamatok biztosítják, hogy fájljait hatékonyan tudja tárolni és kezelni.

Szerzőről: Michelle Thomas marketing elemző és blogger a Scanteamnél. 7 éve foglalkozik webanalitikával, adatgyűjtéssel és elemzéssel. A Big Data területén is dolgozott. Tapasztalata segíti abban, hogy a marketing és az ehhez kapcsolódó iparágak kiváló szakemberévé válhasson.