Hogyan növelheti egy dokumentumkezelő rendszer a munkavállalók hatékonyságát és elégedettségét

Írta Rosa Hemming 2021 április 9-én

 A személyügyi dolgozók élete nem egy sétagalopp. A HR részleg feladata a vállalat üzleti folyamatainak megszervezése és irányítása olyan módon, hogy azok folyamatosan és zavartalanul működjenek. A személyügyi dolgozók hamar felismerték, hogy ennek eléréséhez elengedhetetlen a munkavállalói tapasztalatok javítása. Ezt azonban egyensúlyban kell tudniuk tartani a munkavállalók termelékenységével és elköteleződésével.

Látható tehát, hogy a HR-esek élete több, mint pusztán munkavállalói nyilvántartások, akták és dokumentációk vezetése és kezelése. A fájlok és dokumentációk feldolgozásának egyik lehetséges megoldása a manuális feldolgozás. Ekkor a rengeteg beáramló papír alapú dokumentumot egy előre megvásárolt hatalmas iratszekrényben helyezzük el. A másik megoldás pedig a digitális folyamatok kezelése, amelyek digitális dokumentumokat dolgoznak fel. Ez az elfogadott módszer 2021-ben. A papír alapú feldolgozás már nem olyan vonzó megoldás, mint egykor volt. A világ digitalizálódik, ezért csak az lesz képes adaptálódni a körülményekhez, aki maga is a digitális HR megoldást választja. A Nehézkes és időpazarló dokumentumkezelési stratégiák korszaka lejárt.

Ezeket a digitális alternatívákat Dokumentumkezelő rendszereknek nevezzük, amelyek a vállalati tartalomkezelés előfutárai. A dokumentumkezelő rendszer elengedhetetlen ahhoz, hogy a HR részleg kapcsolatot tudjon létesíteni a munkavállalókkal. Az alábbiakban bemutatjuk, hogyan.

Mi a dokumentumkezelő rendszer? (DMS)

A legtöbb elképzeléssel ellentétben a DMS sokkal több, mint pusztán központosított tárhely, ahova elmenthetjük a dokumentumokat a könnyebb hozzáférhetőség érdekében. Ez egy dokumentumkezelési megoldás, amely magában foglalja a DMS szoftver használatát az elektronikus aktakezelés során is. Ez a folyamat érinti az összes digitális fájl tárolását, kezelését és nyomonkövetését még akkor is, ha szkennelt dokumentumról van szó. Összességében tehát a DMS a papíralapú fájlkezelés digitális tranformációját segíti elő.

Ilyen jellegű szoftver használatának előnyei:

• Biztonságosabbá teszi a dokumentumok kezelését.

• Időt takaríthat meg a dokumentumok feldolgozásának felgyorsításával.

• Segít a tartalom nyomon követésében.
• Segít a dokumentumok nyomon követésében és kezelésében.
• Megkönnyíti az információk helyreállítását.
• Lehetővé teszi a HR és a munkavállalók közötti kapcsolat kialakítását.

• Folyamatok automatizálását.

• Ösztönzi a munkavállalók közötti együttműködést.
• Javítja a csapat együttműködését a speciális projekteknél.
• Vásárlói és ügyfél visszajelzések összegyűjtésére is alkalmas.

Dokumentumkezelő rendszer legfőbb jellemzői

Az üzleti tevékenységéhez illeszkedő DMS rendszer kiválasztása során, mindig, olyan megoldást válasszon, amely az alábbi pontokat könnyedén látja el:

• DMS, amely lehetővé teszi a dokumentumok zökkenőmentes szerkesztését a HR és az alkalmazottak számára, akár egyszerre is.

• DMS, amely lehetővé teszi a verziókezelést, azaz a dokumentumok különböző verziói közötti különbségek megfigyelését.

• DMS, amely hiba esetén hozzáférést biztosít egy adott dokumentum előző verzióihoz, biztosítva annak visszaállíthatóságát.

• DMS, amely rendelkezik Audit Trail funkcióval, azaz pontosan visszakövetheti, hogy ki, melyik dokumentumon és milyen műveletet végzett el.

Hogyan képes javítani a dokumentumkezelő rendszer az alkalmazottak munkakörülményeit?

A Proessaywriting szakértői azt javasolják, hogy a munkavállalókat ne csupán digitális dokumentumoknak tekintsük és a DMS-re se úgy tekintsünk mintha csak egy fájlszerver lenne. A dokumentumkezelő szoftver lényege ugyanis, hogy hatékonyan tudjuk kezelni a munkavállalókhoz kapcsolódó dokumentumokat, ahol a cél az, hogy a HR részleget és a munkavállalót össze tudjuk kapcsolni és kölcsönösen tudják a dokumentumokat szerkeszteni.

Gyakorlatilag ők együtt dolgoznak. Fontos, hogy a munkavállalókra ne teherként tekintsünk, hanem vonjuk be őket, ezáltal a vállalat fontos részének érezhetik magukat és így produktivitásuk nőni fog.

Távmunka

A DMS rendszer használatának egyik legfőbb előnye az, hogy automatizált és távolról is elérhető dokumentumokkal dolgozhatunk. Azaz a munkavállalóknak nem kell többé a munkahelyre korlátozniuk a munkavégzésüket. Mindössze WiFi kapcsolatra és egy megfelelő eszközre van szükségük ahhoz, hogy hozzáférjenek a megfelelő dokumentumokhoz. Innentől kezdve nem jelenthet gondot, olyan esemény sem, amely megakadályozza a munkahelyi feladatvégzést és ennek köszönhetően az alkalmazottak is több időt tölthetnek a családtagjaikkal, melynek következtében elégedettségük növekedni fog. Vegye kezébe az irányítást és automatizálja folyamatait, jutalmul pedig figyelje meg, hogy alkalmazottai miként hálálják meg a kellemes munkakörülményeket. Létrehozhat akár egy vitafórumot is, ahol az alkalmazottak megoszthaják véleményeiket az egyes témaköröket illetően, elősegítve ezzel a közöttük lévő együttműködést.

Folyamat automatizáció

Az önműködő folyamatoknak köszönhetően automatikus értesítést kaphatunk a beérkező feladatokról, lejáró határidőkről, befejezendő tevékenységekről.

Koncentráció

A munkatársaknak nem kell többé, olyan zavaró tényezőkkel foglalkozni, mint például a fájlokról való riportálás stb. Egy DMS segítségével ugyanis automatizálhatjuk a folyamatokat, így az adatok és információk is automatikusan továbbítódhatnak a megfelelő személy számára. Ez segíti a munkavállalókat a feladatok priorizálásában és kevesebbszer kell az adott munkamenetet megszakítaniuk.

Szerzőről

Rosa Hemming hivatalos tartalomíró és szakérő blogger az Egyesült Államokból. Rosa a szabadidejét vagy prominens esszéírói szolgáltatásával és tanácsadással vagy filmek és sorozatok nézésével tölti. Blogbejegyzéseinek tartalmát leginkább a filmek iránti szeretete inspirálja, amelyekről rendszeresen ír a film hangulatának és műfajának megfelelően. Kövesse őt Twitteren.