Hogyan kerüljük el a leggyakoribb dokumentumkezelési hibákat?

Hogyan kerüljük el a leggyakoribb dokumentumkezelési hibákat?

Írta Beatriz Potter 2020. október 9-án

A leggyakoribb dokumentumkezelési hibák elkerülése érdekében elengedhetetlen, hogy a vállalkozások hatékonyan és biztonságosan kezeljék a fájlokat. Egy átfogó dokumentumkezelési terv hiányában mindez idő- és költségigényes lehet, mitöbb, jogi problémákhoz is vezethet. A vállalkozásának növekedése és virágzása érdekében, kerülje el az alábbiakban felsorolt tévedéseket: 

 Nem központosított dokumentumkezelő rendszert alakít ki

A katasztrófa utáni helyreállítás és az érzékeny adatok védelme érdekében, alapvető feltétel, hogy a digitális dokumentumokat szabványos módon szervezzük. Ehhez azonban elengedhetetlenül fontos egy központosított dokumentumkezelő rendszer megléte, amely segít elérni ezt a célt. Ennek leghatékonyabb módja, egy automatizált dokumentumkezelő rendszer kialakítása, esetleg egy DMS szolgáltatással foglalkozó cég fájl szerverének felhasználása.

Szintén sarkalatos pont, hogy mindenki tisztában legyen vele, hogy hol és hogyan tárolódnak a dokumentumok, ezzel ugyanis megelőzhető a fájlok többszörös feldolgozása vagy feltöltése a rendszerbe. Az ilyen jellegű megoldás további előnye, hogy lehetővé teszi az automatikus kéréseket és értesítéseket, ezzel rengeteg időt takarítva meg Önnek

Nincsenek megőrzése vonatkozó ütemtervek

“Bár mindenki úgy véli, hogy a cégek számára teljesen nyilvánvaló, hogy mely dokumentumokat és meddig kell megőrizni, illetve mikor és hogyan kell azokat megsemmisíteni, az igazság az, hogy nagyon sok szervezet nincs ezzel tisztában.” – állítja Tony Rogers az Assignment Help és az Essayroo újságírója. "Egy megőrzési ütemterv elkészítése lehetővé teszi az előbb említett eljárások formalizálását, és biztosítja, hogy vállalkozása megfeleljen a vonatkozó jogi és jogszabályi követelménynek."

Ezen gyakori hiba elkerülése érdekében, létrehozhat akár saját megőrzési szabályokat is és frissítheti a meglévőket is. Mindazonáltal, ha egy szakképzett dokumentumkezelő céghez fordul, azzal biztosíthatja, hogy minden szükséges követelménynek megfelelő megoldást alakít ki. Az egyéb üzleti folyamataink mellett, nagyon is fontos a dokumentumok lejáratáról nyilvántartást vezetni. Egy automatizált rendszer használata ebben az esetben nagyon kézenfekvő lehet.

Nem, vagy nem minden dokumentumot digitalizál

Az olyan automatizált rendszerek, mint például a dokumentumképalkotás vagy a fájlszerverek használata egyre nő és ez nem csak annak köszönhető, hogy hozzájárulnak a dokumentumok biztonságos megőrzéséhez, de csökkentik annak elvesztésének valószínűségét is. A számos egyéb jól bevált dokumentumkezelési gyakorlat mellet, az egyik legfontosabb, hogy a beszkennelt digitális dokumentumokat egy merevlemezen, fájl szerveren vagy egy vállalati tartalomkezelő rendszerben (ECM) tároljuk. Miért? A fájlok digitalizálásának előnye, hogy lehetővé teszik számunkra, hogy gyorsabban és könnyebben férjünk hozzá a keresett információkhoz, továbbá biztonságosabban kezelhetjük azokat.

Az archivált fájlokat kizárólag helyben (on-site) tárolja

A lejárt vagy szükségtelen dokumentumokat is biztonságos rendszerben kell tárolni.

 “Habár költségesebb menedzsment megoldásnak tűnhet, az off-site, azaz a telephelyen vagy vállalaton kívüli tárhely, valójában sokkal biztonságosabb” – magyarázza Stephen Lusk, a TopCanadianWriters és a Studydemic technológiai írója. “Ezek általában kifejezetten erre a célra létrehozott központok, amelyeket hosszú távú tárolásra terveztek, vagyis nagyobb biztonsággal is rendelkeznek. Normál esetben, ezek a létesítmények 24 órás személyzettel, megfigyelő rendszerekkel, beléptetési rendszerekkel, tűzérzékeléssel, valamint annak elfolytására alkalmas technológiával rendelkeznek. Az azonosító nyilvántartásokat biztonságos dobozokban, vonalkóddal ellátva tárolják és feljegyzik a nyomonkövetésért felelős adatbázisba is. Az iratnyilvántartásokkal foglalkozó szakemberek lesznek azok, akik az adatbázist kezelni fogják. Az off-site (telephelyen kívüli) archiválás tehát, még az érzékeny adatok esetén is sokkal biztonságosabb, akár a belső, akár külső kockázatokat tekintve."

Nem készít biztonsági mentéseket

Minden esetben rendelkeznie kell egy dokumentumkezelési tervvel, amely segít Önnek megbirkózni a váratlan vészhelyzetekkel, mint például a katasztrófa utáni helyreállítással. Fontos, hogy mindig megőrizze a biztonsági mentési adatokat. Ennek egyik módja lehet a data tape rotation (adatszalag rotációs) szolgáltatás. A vonalkód technológiát, illetve ezt a speciális szalagkezelési megoldást a médiaelemek nyomon követésére, valamint kezelési és megőrzési célokra használják. Adatvesztéssel járó vészhelyzet esetén, az adatszalagokról könnyedén és gyorsan visszaállíthatja a fájlokat.

Nem megfelelően semmisíti meg a dokumentumokat

Amennyiben a dokumentumokat nem helyesen, biztonságosan vagy akár időben semmisíti meg, úgy ennek elmulasztása jogi következményekhez, vagy biztonsági kockázatokhoz vezethet. Iratmegsemmisítési szolgáltatást igénybe véve ezeket a hibákat elkerülheti. A megsemmisítéssel foglalkozó cég kihelyez egy hatalmas, biztonságosan lezárt iratgyűjtő rendszert, amelyet ezután elvisznek és a dokumentumokat biztonságos, de végleges módon megsemmisítik. A folyamat végén egy tanúsítványt kapunk, amely a jövőben is igazolja ezen fájlok biztonságos megsemmisítését.

Konklúzió

A fentebb felsorolt dokumentumkezelési hibák, negatívan befolyásolhatják vállalkozását. Ennek elkerülése érdekében, győződjön meg róla, hogy a dokumentumokat minden esetben digitalizálja, továbbá, hogy központi dokumentumkezelő rendszerben tárolja-e azokat és hogy minden archivált fájlt vagy bizalmas információt biztonságos helyen tárol-e. Bizonyosodjon meg arról is, hogy az iratokat megfelelően semmisíti-e meg, illetve, hogy van-e megbízható és biztonságos helyreállítási terve.

Beatrix Potter az Australian Reviewer és a Top Australian Writing Services írója. Rendszeres témái között szerepel a dokumentumkezelés, illetve az IT szolgáltatások. Bea írói pályája mellett, oktatásokat is tart különböző tanulmányi szakaszokban lévő hallgatók számára a  Student Writing Services weboldalon keresztül.