Hogyan egyszerűsíthetjük az iratkezelést az iskolákban?

Hogyan egyszerűsíthetjük az iratkezelést az iskolákban?

Írta Jennifer Broflowski, 2020. December 4-én

Az gondolnánk, hogy az iskola szívét és lelkét kizárólag az ott tanuló diákok, illetve a tanárok teszik ki, pedig a róluk szóló nyilvántartások legalább olyan fontosak. Minden hallgató, aki oktatási intézménybe jár, legyen az állami iskola, magániskola, főiskola vagy egyetem, bizony papírmunkával jár. Nem csak a diákok, de a személyzet, valamint az iskola oktatási tanácsa is rengeteg iratot, nyilvántartást és dokumentumot állít elő, ezeket mind megfelelően kell tárolni, és kérésre az érintett személy számára rendelkezésére kell tudni bocsátani. Mivel a tanulók nyilvántartásai folyamatosan változnak (jönnek újabbak és távoznak a régiek), ezért a hatékony és eredményes információmenedzsment létfontosságú. Ez a cikk rávilágít a hallgatói nyilvántartások egyszerű és összehangolt kezelési megoldásának szükségességére, valamint arra, hogy az iskolák hogyan korszerűsíthetik meglévő hallgatói információs rendszereiket.

A tanulói nyilvántartás tartalmazza az összes olyan dokumentumot, amely egy adott diákról az iskolai tanideje alatt keletkezett. Ide tartoznak a jelentkezési űrlapok, a portfóliók, a vizsga eredmények és az orvosi leletek, amelyeket az iskolának meg kell őriznie, és könnyen hozzáférhetővé kell tenni a hallgatók, a szüleik és tanáraik számára, hogy szükség esetén megtekinthessék azokat. Számos magán-, és állami iskolában, valamint az egyetemeken is ezeket az iratokat hatalmas irattárakban tárolják, amelyek tele vannak tetőig érő polcokkal és telített dobozokkal.

A nyilvántartások nyomtatott példányainak megőrzése rengeteg kérdéssel és problémával jár. A fizikai dokumentumok tárolása nagyon munka-, és személyzetigényes. Tegyük fel, hogy az iskolának bizonyítékokat kell szolgáltatnia az önkormányzat részére a diákok jövedelmét illetően, hogy pénzügyi támogatást kaphassanak. A legjobb esetben is ez azt jelenti, hogy valakinek el kell mennie az irattárba, felkeresni a tanuló aktáját, másolatot készíteni az önkormányzat számára, majd visszahelyezni a dokumentumot a megfelelő aktába. Még ez az egyszerű feladat is legalább 20 percet vesz igénybe, feltéve, hogy a kérdéses dokumentum nem veszett el vagy sorolták rossz helyre, ami órákig tartó keresést eredményezhet, hiszen minden egyes aktát végig kell nézni. A papíralapú nyomtatott akták tehát számos kockázatot rejtenek magukban (például lehet, hogy valaki, olyan fájlt keres, amit más éppen kivett), de fel kell készülnünk előre nem látható katasztrófákra is, például tűzre vagy áradásra, esetleg betörésre és lopásra. Ha a létfontosságú dokumentumot a lejárati idő előtt ellopják vagy megsemmisítik az borzalmas következményekkel járhat mind az iskolára, mind a tanulóra nézve. Bár az ilyen jellegű problémák viszonylag ritkák, mégis a papíralapú irattárolás velejárójának tekinthető.

Szerencsére a mai modern világban nem a papíralapú dokumentumkezelés az egyetlen létező megoldás. Az oktatási szektor számos szempontból már a digitalizációs megoldások felé halad. Például, az intelligens/interaktív táblák már kezdik kiszorítani a hagyományos táblákat; a tanulók mára már egy egész könyvtárat képesek a tabletjeiken tárolni. Ezeket figyelembe véve, nem csoda, hogy az oktatási intézmények is vásárolnak olyan aktakezelő és nyilvántartó szoftvereket, mint amilyen az OpenKM is. Az OpenKM lehetőséget nyújt a hallgatói nyilvántartások kezelésével kapcsolatos folyamatok automatizálására.

Az aktakezelő szoftver nyújtotta automatizációs lehetőségekkel elkerülhetjük a fizikai dokumentumok okozta problémákat és számos más egyéb előnnyel is jár. Kevesebb emberi erőforrást igényel a dokumentumok kezelése és archiválása; egész tantermeket szabadíthatunk fel, melyeket korábban akták leptek el; az elektronikus dokumentumokról könnyedén készíthetünk biztonsági mentéseket, ezzel megakadályozva, hogy véletlen események megsemmisítsék azokat. A Pennsylvaniai Műszaki Főiskola egy kiváló példa arra, hogy a folyamatok automatizálása miként tudja felgyorsítani a dokumentumkezelési rendszerünket. Ez a főiskola nem csak, hogy digitalizálta az összes oktatással kapcsolatos nyilvántartását, de sikeresen kiürítette az emberi erőforrás részleget (20x30 négyzetméteres területet, amelyet korábban iratszekrények leptek el) és ezek tartalmát mindössze néhány merevlemezre helyezték át. Ezzel rengeteg területet és időt spóroltak meg, továbbá a szokásos 5 archiváló személyzet helyett elegendővé vált csupán 2 részmunkaidős kolléga. Ez csak egy példa arra, hogy az elektronikus dokumentumkezelés hogyan teheti egyszerűbbé az oktatási folyamatokat. Ha keresett már valaha egy digitális katalógusban könyvet, akkor bizony már megtapasztalhatta, hogy milyen hatékony megoldást tud nyújtani egy tartalomkezelő szoftver a szakmai tanuláshoz.

Az integrált aktanyilvántartások hatalmas előnye, hogy növeli az üzleti intelligenciát az iskolákban. A papíralapú dokumentumkezelést alkalmazó iskolák üzleti intelligenciája gyenge, mivel gyakran felesleges vagy redundáns fájlokat hoznak létre, esetleg releváns fájlokhoz nem lehet hozzáférni, mivel azokat már más kivette. A dokumentumkezelő szoftver fejlesztői úgy tervezték meg az ilyen jellegű alkalmazásokat, hogy az előbb említett hibákat elkerüljék. A legtöbb ilyen jellegű szoftver bármilyen típusú szkennerrel vagy nyomtatóval kompatibilis, így az iskola különböző részlegein, különböző eszközzel szkennelhetjük be a fájlokat, majd továbbíthatjuk a központi digitális archívum felé, amely rendszerezi és elérhetővé teszi a megfelelő programok számára ezeket a dokumentumokat. Az elektronikus aktákhoz bármely hitelesített személy, diák vagy szülő hozzáférhet és egyidejűleg akár több személy is megtekintheti ugyanazt a dokumentumot. Az ehhez hasonló dokumentumkezelő rendszerek a hallgatói információkat könnyen hozzáférhetővé és biztonságossá teszik, valamint azonnali másolást és visszakeresést tesznek lehetővé a dokumentum létrehozásától egészen a törlésükig.

Ha már a törlésről beszélünk, fontos megjegyezni, hogy az iskolák által létrehozott aktákra és dokumentumokra bizonyos megőrzési idők vonatkoznak. Ezek a szabályok meghatározzák, hogy mennyi ideig kell megőrizni egy dokumentumot, és mikor kell törölni vagy archiválni. A papíralapú dokumentumkezelésnél ezt a folyamatot gyakran iratmegsemmisítővel végzik. Ezt a folyamatot a legtöbb állami iskola esetében a Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) (az USA-ban a családi oktatási jogokról és a magánélet védelméről szóló törvény) szabályozza. A FERPA nem határozza meg kimondottan, hogy ezeket a dokumentumokat mikor kell megsemmisíteni, habár az ideiglenes tanulói akták, mint amilyen például a jelentkezési dokumentumok is, további 5 évig őrizhetők meg miután a tanuló elhagyta az oktatási intézményt. Ezzel ellentétben az állandó jellegű nyilvántartásokat, akár 60 évig is meg kell tudni őrizni. Mint fentebb említettük, ez nem kötelező érvényű jogszabály, és a magániskolákra, valamint az állami támogatásban nem részesülő iskolákra ez a rendelet nem vonatkozik. A különböző hallgatói dokumentumokra tehát különböző megőrzési szabályok vonatkoznak, különösen igaz ez, a speciális oktatában részesülő diákokra, ezért könnyű összezavarodni abban, hogy mely diákról, melyik fájlt, mennyi ideig kell megőrizni és mikor kell azt megsemmisíteni. Ezért programozható a dokumentumkezelő szoftver, hogy betartsa helyettünk ezeket a szabályokat, automatikusan törölve vagy archiválva azokat az iratokat, amelyek elérik a megőrzési határidejüket. Ez biztosítja a jogi előírások betartását és segít csökkenteni a felesleges vagy elavult információk okozta rendetlenséget.

Az elektronikus dokumentumkezelés elengedhetetlen ahhoz, hogy az iskolákban egyszerűsíteni tudjuk az iratkezelést. A profi szoftverfejlesztők elkötelezettek a szoftvert alkalmazó felhasználók felé és kiválóan végzik ügyfélszolgálati feladataikat. „Ha Ön nem biztos benne, hogy hogyan kellene ezeket a programokat implementálni az Ön intézményében, akkor számos fejlesztő szolgál hasznos útmutatóval (PDF) vagy akár élő webináriumon keresztül” magyarázza a CraftResumes egyik szakértője.  Az aktakezelő által megvalósított automatizációnak köszönhetőn költséghatékonyabbak lehetünk, és a különféle szoftverszolgáltatóknak köszönhetően egy ilyen szoftver bevezetése sosem volt még ilyen egyszerű. Szóval, miért nem tesz egy lépést előre és cseréli le az összes iratszekrényt és helyettesíti őket merevlemezekkel és szkennerekkel?

Jennifer Broflowski egy szabadúszó író, aki digitális marketingre szakosodott. Sokoldalú tehetség, aki nagy tapasztalattal rendelkezik a kreatív írástól elkezdve a cikkekig, valamint hasznos tippeket ad arról, hogy hogyan növelhetjük termelékenységünket. Jelenleg professzionális segítséget és szolgáltatásokat nyújt beadandók/szakdolgozatok írásához, olyan szolgáltatókon keresztül, mint amilyen a Paperleaf is.