Hogyan egyszerűsítheti a dokumentumkezelés az oktatási intézmények adminisztratív folyamatait?

Hogyan egyszerűsítheti a dokumentumkezelés az oktatási intézmények adminisztratív folyamatait?

Írta Rob Talley  2022. December 23-án

Hogyan egyszerűsítheti a dokumentumkezelés az oktatási intézmények adminisztratív folyamatait? A DMS-esek használatának számos előnye van az oktatási intézményekben. Ezek közé tartozik az adatbiztonság, a dokumentumok verziókezelése és az adminisztratív folyamatok racionalizálása. A dokumentumok hatékony kezelése javítja az adminisztratív folyamatok hatékonyságát és csökkenti a hibák számát. Emellett a megfelelő DMS megoldás segít az oktatási intézményeknek elkerülni az adatsilókat. Ez a jelenség akkor fordul elő, amikor bizonyos felhasználható adatok egyénenként vagy részlegenként elkülönülnek.

Dokumentumkezelés

Egy dokumentumkezelő rendszer bevezetésével racionalizálható az oktatási intézmények működése, valamint költségek takaríthatók meg. Ily módon, ugyanis az oktatási intézmények ahelyett, hogy a papíralapú nyilvántartások kezelésével töltenék idejük nagy részét, a felhőben tárolhatják azokat, ezzel pénzt és időt takarítva meg, amelyet az iskola fejlesztésére fordíthatnak. Az oktatási intézményeknek progresszívnek kell lenniük, amelyet az elektronikus rendszerre való áttéréssel tudnak elérni, ugyanis az elektronikus dokumentumok kezelése sokkal kényelmesebb és a környezet megóvásából is kiveszik a részüket. Éppen ezért az oktatási intézmények ahelyett, hogy a papíralapú nyilvántartások kezelésével töltenék az idejüket, célszerűbb, ha azokat a felhőben tárolják, így pénzt és az iskola fejlesztésére fordított időt takaríthatnak meg.

A dokumentumkezelési megoldások segíthetnek az információáramlás, az együttműködés és a megfelelőségi kérdések javításában is. Az ECM-ek a nagy mennyiségű dokumentumok kezelésében is jeleskednek, ami rendkívül fontos, hiszen a felsőoktatásban kivételesen nagy mennyiségű dokumentum keletkezik. A BCG legutóbbi, felsőoktatási intézmények körében végzett felmérése szerint az intézmények vezetőinek többsége a helyhez kötött informatikai rendszerek felhőbe történő áthelyezését, az adatok központosítását és a fejlett analitika alkalmazását tartotta a legfontosabb prioritásoknak.

A dokumentumkezelési folyamatok racionalizálása proaktív tervezést igényel. A felvételi csapatok például a jelentkezési szezonban valószínűleg a szokásosnál is nagyobb mennyiségű jelentkezést kapnak, ami nagyfokú hatékonyságot igényel. Ezért a dokumentumkezelésnek létfontosságúnak kell lennie egy átfogó digitális átalakulási út során. Ez magában foglalja a biztonságos platform kiválasztását, a rendszerek korszerűsítését és a proaktív tervek kidolgozását.
Az imént említett nagy mennyiségű dokumentumhalmaz mellett az oktatási intézményekben számos egyéb nyilvántartás is van, amelyeket tárolni kell. Egy hatékony dokumentumkezelési megoldás segíthet az egyes osztályok dolgozóinak az előírások betartásában és a dokumentumokhoz való hozzáférés biztosításában. Ebből kifolyólag, az intézmények időt és pénzt takaríthatnak meg egy ilyen jellegű oktatási dokumentumkezelő rendszer integrálásával. A dokumentumok papíralapú tárolása drága, időigényes és kockázatos helyzeteket teremthet az intézmény számára. Ezért nem ajánlott.

A korábban említett előnyök mellett egy DMS bevezetése javíthatja a beiratkozási folyamatot, a megfelelőség ellenőrzését is, valamint biztosíthatja a nagyfokú átláthatóságot. Képes értékes helyeket felszabadítani az intézményekben, valamint irattároló helységekben és az iratszekrényekkel ellentétben magasabb szintű biztonságot nyújt

Verziókezelés

A dokumentumok és adatok kezelése gyakran összetett feladat. A dokumentumok verziókezelése segít csökkenteni az ezzel járó erőfeszítéseket. Emellett javítja a lekérdezések teljesítményét is. A dokumentumok verziókezelésének megvalósítása egyszerű, és a meglévő rendszereken is elvégezhető. Fontos azonban figyelembe venni, hogy a verziókezelés nem helyettesíti a dedikált verziókezelő rendszert.
Az összes dokumentumváltozathoz való hozzáférés biztosítása sok oktatási intézmény számára komoly kihívást jelent, mivel az átdolgozások és megjegyzések nyomon követése rengeteg időt és erőfeszítést igényel. Egy DMS szoftver lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy központilag kezeljék dokumentumaikat, ami különösen hasznos, ha sokan dolgoznak ugyanazon a dokumentumon.
A pontosság biztosítása mellett a dokumentumok verziókezelése javíthatja a csapatok közötti együttműködést. A különböző verziók egyfajta ellenőrzési nyomvonalat képeznek az egyes csapattagok munkájáról, megelőzve ezzel az esetleges félreértéseket. Segíthet a problémák azonosításában és a jövőbeli munka racionalizálásában is. A dokumentumverziók javítják a munkafolyamatokat azáltal, hogy csökkentik a hibákat és garantálják, hogy minden dokumentum naprakész legyen.

A dokumentumok verziókezelésének másik nagy előnye, hogy vissza lehet térni a dokumentum korábbi verziójához. A verziókezelés a dokumentumkezelés kulcsfontosságú eleme. Javíthatja az átláthatóságot, és segíthet tisztázni az érdekelt felek közötti félreértéseket. A legtöbb modern EDMS olyan funkciókat is tartalmaz, amelyek megakadályozzák, hogy az adatok rossz kezekbe kerüljenek, és minimalizálják a véletlen módosítás vagy törlés esélyét.

Az adminisztratív folyamatok racionalizálása

A dokumentumok az oktatási intézmények működésének szerves részét képezik, a felvételi irodáktól a pénzügyi támogatási osztályokig. Az egyetemi adminisztrációs csapatok számos dokumentummal foglalkoznak, többek között felvételi kérelmekkel, lakhatási és egészségbiztosítási információkkal, valamint átiratokkal. Fontolja meg egy dokumentumkezelő rendszer használatát, ha javítani szeretné egyeteme adminisztratív folyamatait. Segít kiküszöbölni a nem hatékony munkavégzést és javítani az elszámoltathatóságot.

Az oktatási intézményekben számos adminisztratív folyamat időigényes és hibaérzékeny. Ezek a problémák frusztrációt okozhatnak az alkalmazottak számára, és negatívan befolyásolhatják az oktatási folyamatot. Egy automatizált dokumentumkezelő rendszer nélkül a személyzet értékes időt pazarolhat el a hibásan vagy hanyagul létrehozott dokumentumok újra gépelésével. Ezek a problémák a beiratkozások elvesztéséhez vezethetnek, és csökkenthetik a hallgatók felsőoktatás iránti lelkesedését.

A dokumentumkezelés a kézi dokumentumfeldolgozás kiküszöbölésével az emberi hibák számát is csökkentheti. A munkafolyamatok segítségével a dokumentumok automatikusan a megfelelő helyre, a megfelelő időben továbbíthatók. Ez egyszerűsíti a folyamatokat és csökkenti a stresszt. A dokumentumkezelési megoldások javíthatják a biztonsági és megfelelőségi kérdéseket is. A szabályalapú útválasztás például lehetővé teszi a rendszergazdák számára, hogy üzleti szabályokat határozzanak meg és csökkentsék a hibákat, mielőtt a dokumentumokat a következő lépésre továbbítanák. Ez a funkció hasznos lehet olyan intézmények számára, amelyekben sok a diák, vagy amelyeknek bizalmas információkat kell különböző részlegeknek elküldeniük.

A dokumentumkezelési megoldások csökkenthetik az adminisztratív terheket és növelhetik a termelékenységet az oktatásban. Ezek a megoldások könnyen használhatók, és automatizálhatják a hétköznapi feladatokat, így a tanárok több időt tölthetnek a diákokkal.

Adatbiztonság

A dokumentumkezelési megoldások segíthetnek az oktatási intézményeknek a tanulói nyilvántartások, az adminisztratív dokumentumok és a back-office fájlok kezelésében és karbantartásában. Segítenek továbbá a különböző állami és szövetségi szabályozásoknak való megfelelés fenntartásában. Ezek a rendszerek lehetővé teszik a fájlok megosztását az egyetemeken és a hálózatokon belül is. Ily módon javíthatják az együttműködést és növelhetik a személyzet hatékonyságát.

A dokumentumkezelés egyik legfőbb előnye, hogy garantálni tudja a diákok érzékeny információinak biztonságát. Ezenkívül csökkenti a fájlok keresésével és visszakeresésével töltött időt. Miután a fájlok digitálisan tárolódnak, a felhasználói azonosítókkal és egy biztonságos jelszóval bármikor és bárhol visszakereshetők.

Az oktatási intézmények a dokumentumkezelés használatával megszüntethetik a papíralapú nyilvántartások szükségességét. Ez időt takaríthat meg a személyzetnek, amelyet a diákok segítésére fordíthatnak. A dokumentumok fizikai tárolása sok erőforrást igényel. Ezen túlmenően a dokumentumok fokozott biztonsága nagyobb bizalmat keltene a diákok és a családok körében. Ez különösen fontos, ha a diákok és családjaik magánjellegű és bizalmas információkat is megosztanak az intézménnyel.

Egy dokumentumkezelő rendszer használatával egyszerűsítheti a kérelmek rendezésének folyamatát. Emellett részletesebb betekintést nyújthat a leendő hallgatóknak a karról, és segíthet a pályázataik összehasonlításában. A dokumentumkezelő rendszer bevezetése hosszú folyamat lehet, de a szakértők segítenek a felhasználóknak az eligazodásban. Megoszthatják meglátásaikat és javaslataikat a dokumentumkezelő rendszer maximális hatékonyságot biztosító bevezetésével kapcsolatban.

Kommunikáció javítása

A megbízható dokumentumkezelő rendszer használatának, mint láthattuk számos előnye van. Biztosítja az átláthatóságot, a hozzáférhetőséget (minden felhasználó számára), és olyan megőrzési irányelveket, amelyek biztonságban tartják az információkat a törléstől vagy felülírástól - még akkor is, ha frissítésről van szó! Kényelmes csatornákat biztosít a dokumentumok átadására, valamint a szakmai készségek fejlesztésére az ezeket használó alkalmazottak körében; ezek az eszközök segítenek a termelékenység növelésében, mivel olyan időtakarékos funkciókat tesznek lehetővé, mint például a nagy mennyiségű adatkészletekben való azonnali keresés.

Azok a tanárok, akik három-tíz éve dolgoznak ugyanabban az oktatási intézményben, arról számoltak be, hogy elégedettebbek a szervezetük kommunikációjával, mint azok, akik két-három éve dolgoztak ott. Bár ez nem egy tudományos tanulmány, mégis jelez egy tendenciát. Az oktatási intézményeknek jobb kommunikációs technológiába kell beruházniuk, hogy mind a diákok, mind a személyzet számára pozitív élményt biztosítsanak.

A kutatók egy felmérés adatait elemezték, hogy megértsék, hogyan értékelik a tanárok az intézményük kommunikációs folyamatainak hatékonyságát. Emellett értékelték a tanárok elégedettségi szintjét az információáramlással és a szervezetbe való beilleszkedésükkel kapcsolatban. A tanulmány kvantitatív megközelítést alkalmazott, 296 kérdőívre válaszoltak a 25 és 64 év közötti tanárok. Az adatokat ezután SPSS statisztikai szoftver segítségével elemezték. A statisztikai kritériumok közé tartozott a független mintás T-próba, az egyutas ANOVA, a Kruskal-Wallis és a regressziós elemzés.

A dokumentumkezelő rendszerek egyik legfontosabb jellemzője, hogy képesek a meglévő rendszerekbe való zökkenőmentes integrációra. Ez lehetővé teszi az iskolák számára, hogy gyakorlatilag bármilyen dokumentumtípust tároljanak, és havonta több millió dokumentumot kezeljenek, miközben a végfelhasználó számára átláthatóak maradnak. Lehetővé teszi továbbá az intézmények számára a hallgatói információs rendszerek (SIS) zökkenőmentes integrálását.

Konklúzió

Ahhoz, hogy az oktatási intézmények lépést tudjanak tartani a technológiai fejlődéssel, és javítani tudják a személyzet, a tanárok, a szülők és a diákok közötti kommunikációt, fontolóra kell venniük egy dokumentumkezelő rendszer bevezetését. A dokumentumkezelő rendszerek lehetővé teszik a dokumentumok egyszerű szervezését és tárolását, valamint a dokumentumok verziókezelését, így elkerülhetők az esetleges érdekeltek közötti félreértések. Az olyan feladatok automatizálásával, mint például a tanári időbeosztás és a szülői kommunikáció nyomon követése, észszerűsített adminisztratív folyamat érhető el.

A szerzőről: Rob Talley - weboldalak, blogok, cikkek és közösségi média platformok -tartalomkészítője, aki érdeklődik az oktatási technológiák iránt, és szívesen oszt meg életmódbeli és személyiségfejlesztési tanácsokat és tippeket.