Hogyan csökkenti a papíralapú folyamat a termelékenységét?

Hogyan csökkenti a papíralapú folyamat a termelékenységét?

Írta: Lillie Jenkins 2022. augusztus 8-án

Hadd tippeljünk, Ön is keresi annak a módját, hogy hogyan optimalizálhatná a vállalatát, illetve annak eredményeit? Tételezzük fel, hogy Önnél dolgoznak a világ legjobb szakemberei, akik a valaha volt legjobb terméket fogják létrehozni. Továbbá azt is, hogy odafigyel az ügyfeleire, és még új ügyfeleket is tud szerezni, de ennek ellenére, egyik sem növeli a vállalkozása sikerét?

Nézzük meg kicsit közelebbről a papírmunka és a dokumentumkezelés szűk keresztmetszetét. Talán, nem tűnik kézenfekvő megoldásnak, mégis, ha még mindig nyomtatott dokumentumokat használ, akkor ez okozhatja az optimalizálás lassulását. Hogyan lehetséges ez? Az alábbiakban bemutatjuk, hogy miért jobb, ha a nyomtatott papírokat a múltban hagyjuk, ha a termelékenységet szeretnénk felgyorsítani. Olvasson tovább, hogy bepillantást nyerjen a részletekbe!

Szeretnénk megmutatni, hogy a nyomtatott példányok használata és a dokumentáció-ellenőrzése a munkavégzés mely területeit érinti. Látni fogja, hogy a munkatársak miként vélekednek a kérdésről, és hogyan tehetik jobbá a munkafolyamataikat.

Munkafolyamat

Kezdjük onnan, hogy a papíralapú folyamat gyakran akadályozza a munkafolyamatokat. Ha valakinek kisvállalkozása van néhány szakemberrel, akkor ez jól működhet, azonban, ha már több száz alkalmazottja van, lehetetlenné válik minden papíron bejegyzett változás nyomon követése.

A dokumentumkezelő rendszerek három fő pillére a sebesség, a felhasználóbarát működés és a testreszabhatóság. Egy vállalkozás számára alapvető fontosságú, hogy a rendszer úgy lássa el az üzleti feladatokat, hogy közben könnyen karbantartható és bővíthető legyen, és ne váljon indokolatlanul nagy teherré a vállalat költségvetése számára. A teljes értékű ügyviteli rendszereknek rendelkezniük kell a dokumentumok előkészítésének és koordinálásának funkcióival, beleértve a szkennelést és a dokumentumfelismerést is. Emellett rendelkezniük kell ellenőrzési, könyvelési és tárolási funkciókkal is.

Nyomon követés

Sokszor nem könnyű gyorsan megtalálni bizonyos részletes információkat tartalmazó dokumentumokat. Amikor egy adott személy módosításokat tesz hozzá, egy másiknak az irattárba kell mennie, és meg kell keresnie a szükséges papírokat. Ez a művelet általában 10 percet vehet igénybe, de ez azt jelenti, hogy addig más feladatok várakoznak. Ez időt és erőfeszítést igényel, és akár arra is ösztönözheti ügyfelét, hogy emiatt egy másik céget válasszon.

Az is segítene, ha tovább dolgoznának a jegyzékeken és a szabályok megvalósításán. Egyes nyomtatott dokumentumok olyan személyes információkat tartalmaznak, amelyeket nem lehet megosztani másokkal. Ha van egy digitalizált változat és másolat, akkor egy kattintással megkeresheti és megszüntetheti a dokumentum használatát. Ellenkező esetben az iratok biztonságos tárolása érdekében el kell mennie értük és vissza is kell hoznia őket.

Új munkavállaló oktatása

Megkérhet egy harmadik féltől származó szakembert az egyik legjobb szerzőirodától, hogy dolgozza ki az új munkavállaló oktatási stratégiáját. Mégis, ha kinyomtatná az így kapott dokumentumokat, nehéz lenne számára, hogy átmenjen a munkavállalói betanításon, és mindent megtanuljon. 

A tartalomkezelés minden szinten elengedhetetlen, mégis, a digitális dokumentumkezelő szoftverben sokkal kényelmesebb.

Multitasking – egyszerre több feladat végzése

Nem hatékony, ha a munkavállalónak egyszerre kell egy ügyféllel beszélnie és válaszolnia a kollégája kérdésére, például néhány lényeges dokumentumot illetően, ez ugyanis szükségtelen multitaskinggá válhat. Egy ilyen esetben sokkal nagyobb kihívást jelent a gondolatok összegyűjtése és a lényegtelen információk kiszűrése, ami így kihathat a munka minőségére és hatékonyságára.

Amikor az agy több feladatot végez el, akkor a kortizolszint (a stresszért felelős hormon) folyamatosan emelkedik. Ez nagyon fárasztó és mentálisan kimerültnek érezheti magát miatta, még akkor is, ha a munkanap elején tart. Mennyivel egyszerűbb, például a mobilalkalmazásban megkeresni a szükséges információkat, elektronikus aláírásokat írni, és a számítógépen egy dokumentumtárat kezelni.

Fáradtság

Látott már mappákkal és papírhalmokkal teli asztalokat? Látott már fáradt embert az egyik asztalnál ülni? A munkahelyen lévő dokumentumok mennyisége negatívan befolyásolja a munka hatékonyságát.

A munkahelyi rendezési előírásoknak köszönhetően minden szükséges dolgot és dokumentumot könnyen elérhet, és ugyanilyen gyorsan a helyükre is teheti őket. Mindezt anélkül, hogy fel kellene állnia az asztaltól. Ugye Ön is szeretné, ha alkalmazottai mással töltenék az idejüket, mint néhány papírdarab keresésével?

Kognitív funkciók

A multitaskingnak viszonylag magas az ára, mert károsítja az agyat. Ezt akkor teszi, amikor a munkavállaló egy sor feladat egyidejű elvégzésével akarja behozni a lemaradását. Ez történik például akkor, amikor valaki folyamatosan valamilyen információt keres különböző papírokban.

Amikor az emberek azt hiszik, hogy egyszerre több dolgot csinálnak, valójában nagyon gyorsan váltanak egyik feladatról a másikra. És minden alkalommal, amikor ezt teszik, bizonyos kognitív erőforrásokat pazarolnak el. Jó lenne például, ha az emberek időt tölthetnének a dokumentumkezelő rendszerrel támogatott vállalkozásuk felépítésével anélkül, hogy figyelmet szentelnének a biztonsági szabályok betartásának és a dokumentumkezelésnek.

Archívum

Ha egyszer már lefolytatott egy papíralapú folyamatot, akkor megfelelő archívumot kell létrehoznia, hogy ezeket a dokumentumokat biztonságosan megőrizze. Ezen kívül rendelkeznie kell felelős alkalmazottakkal is, ami további pénzeszközöket igényel. Bizonyos szférák valóban nem kerülhetik el ezeket az eljárásokat, például a kórházak, a könyvvizsgálati osztályok stb. Mégis, az egyszerű automatizálás és a digitalizálás jobb megoldásokkal jár, például egy informatikai startup vagy egy online áruház számára.

Az automatizálás további jelentős hatásai közé tartozik az üzleti folyamatok felgyorsítása és a szolgáltatások vagy a piaci jelenlét bővítése a dolgozók létszámának növelése nélkül. Ráadásul, amikor a munkafolyamatok digitalizálása miatt felszabadulnak az alkalmazottak, elkerülhetik a rutinmunkát, és sokkal több szellemi munkával foglalkozhatnak.

Számlák

Van mód arra, hogy segítsen a számlavezető osztályoknak a nehézségektől megszabadulni. Úgy tűnhet, hogy a papírmunka terhe örökké tart. Ez azonban nem helytálló mindaddig, amíg figyelembe veszi az üzleti szoftverfolyamatok automatizálását és az irányítási rendszerek bevezetését. Így a könyvelői meg tudják keresni a programban a dokumentumokat, számlákat, elektronikus űrlapokat és beszerzési igényléseket, és továbbíthatják azokat az összes érintett félnek.

A folyamat csökkenti a termelékenységet, mivel a nyomtatott dokumentumok különböző személyek jóváhagyását igénylik. A feladatok elvégzése még nagyobb kihívást jelent, ha mindig az irattárba kell menni a szükséges dokumentumokért. Ezzel szemben az automatizálással időt takarít meg. Minden percek alatt történik, nem órák vagy napok alatt. Az üzleti folyamatokra fordított idő nagy része "köztes" idő, várakozás. Az automatizálás azonnal megszüntetheti az időveszteséget.

Elveszett fontos papírok

Amikor egy csapat papíralapú dokumentumokkal dolgozik, átadhatja azokat egymásnak. Mi történik, ha valaki kivesz egy napot betegség vagy szabadság miatt? Ez kellemetlenséget okozhat másoknak. Az is lehet, hogy a távollévők sok hívást fognak kapni az irodából, hogy az ottlévőknek segítségre van szükségük. Ennek nem szabadna megtörténnie.

Mi van akkor, ha nem lehet visszaszerezni egy másolatot? Az egy helyreállítási katasztrófa lenne! Ezért alkalmazottainak az egypéldányban aláírt dokumentumokat hozzá kell adniuk az elektronikus űrlapokhoz.

Reméljük, hogy szükségét látja egy olyan dokumentumkezelő rendszer bevezetésének, amely megfelel az Ön-, dolgozói- és ügyfelei igényeinek is.

Bio: Lillie Jenkins kreatív szövegíró és tartalomíró. Iskolás kora óta szövegíróként dolgozik, így írói képességei kiforrottak. Szövegíróként tevékenykedik a híres BestWritersOnline íróközpontban és lektorként a TrustMyPaper egyedi írással foglalkozó cégnél. Marketing, üzleti, oktatási és magánéleti témájú kiadványokat ír. Az íráson kívül Lillie szeret utazni és szakirodalmat olvasni.