A távkezelés dokumentumkezelésének előnyei

Hogyan alakítható ki megfelelően a távmunka

Írta Ana Canteli 2021. január 29-én

Kétségtelen, hogy az utóbbi időben a távmunka átalakította a legtöbb szervezet munkamódszereit, legyen szó akár magán, akár állami vállalatról. Különösen igaz ez azokra a területekre, illetve részlegekre, ahol a dokumentumok kezelése és létrehozása meglehetősen intenzív. A távmunka, amely korábban csak egy lehetőségként merült fel, mára sokak számára megszokottá vált, azon problémák ellenére is, amelyekkel szembe kellett nézniük az ilyen jellegű munkavégzés során.

A távmunka kihívásai

A távmunkának nem kellene kihívást jelentenie, azonban azok a körülmények, amelyek során ezt a munkaformát megtapasztalhattuk annyira kivételesek, hogy valószínűleg sokkal több hátrányát láttuk, mint előnyét.

• Biztonság: A vállalatnak biztonságos módon kell tudnia a felhasználók (munkavállalók, ügyfelek, beszállítók, adminisztrátorok stb.) rendelkezésére bocsájtani az erőforrásokat. Meg kell győződniük róla, hogy a rendszerhez hozzáférni kívánó felhasználó valóban az, akinek állítja magát és a biztonsági politikának ésszerű védelmet kell nyújtania a nem kívánt hozzáférések, illetve kibertámadások ellen.

• Jogszabályi megfelelőség: a legtöbb személy rendkívüli gyorsasággal lendült bele a távmunkába, ez azonban nem mentség arra, hogy nem születtek olyan jogi intézkedések, amelyek garantálják a felelősséget és a jogokat meghatározó minimumfeltételeket. Valószínűleg az ilyen esetekben, nem tudtak választ adni arra, hogy hogyan lenne érdemes a távmunkát megközelíteni, ezért a kezdeti bizonytalanságot és hiányosságokat improvizációval fedték el.

• Üzleti kultúra: Manapság az emberek minden eddiginél jobban képben vannak a távmunka mellékhatásaival. Például a fizikai és intellektuális távolság eredménye a megszokott irodai környezettől, hogy azok az információk, melyeket eddig non-verbális úton cseréltünk szinte láthatatlanná válnak.

• Képzések: a távolról történő munkavégzés más dinamikával, szervezéssel, és bizonyos esetekben más protokollokkal is jár. Éppen ezért, a vállalatnak figyelembe kell vennie a valós igényeket és tájékoztatnia vagy képeznie kell a munkavállalókat az új munkamódszerről.

• Informatikai igények felmérése: egy távmunkára alkalmas pozíció kialakítása során, figyelembe kell vennünk a szükséges hardver és szoftverelemeket is. Amennyiben, a munkavállaló által hazavitt laptop megfelelően van konfigurálva, és a távoli használatához szükséges programcsomag hozzáférhető, a távmunka megalapozottá válik.

Online dokumentumkezelő szolgáltatás

Most, hogy a távmunka inkább megszokott, semmint kivételes alkalomnak mondható, el kell gondolkodnunk azokon a lehetőségeken és eszközökön, amik a távmunkát épp olyan hatékonnyá tudják tenni, mint az irodai munkát. A legtöbb esetben, a távmunka teljes folyamata egy dokumentumkezelő rendszer köré szervezhető, éppen ezért kiemelten fontos egy ilyen rendszer megléte.

• Digitalizáció: A legtöbb szervezet még ma is kezel papír alapú dokumentumokat, ezek azonban távmunkára nem alkalmasak, hiszen nem érhetők el távolról. A dokumentumkezelő rendszer segít a papírmentes iroda kialakításában, a papír alapú dokumentumok digitalizálásával. Azt is figyelembe kell venni ilyenkor, hogy a digitalizált fájl valószínűleg része lesz egy másik folyamatnak vagy feladatnak, ezért a kiválasztott dokumentumkezelő rendszernek támogatnia kell az ilyen jellegű tevékenységeket, mint például a dokumentumok aláírását.

• Költségkontroll: A távmunka egyik legnagyobb előnye, hogy azok az üzleti folyamatok, amelyeket korábban szemtől-szemben végeztünk, most már online is elérhetőek. Ez lehetővé teszi számunkra, hogy az üzleti folyamat minden lépését nyomon követhessük. A folyamatok automatizálása és a legfontosabb eseményekről történő értesítések bevezetése különösen hasznosak lehet ebben az esetben.

• Kommunikációs eszközök: Az első kérdés, ami mindenkiben felmerül a home office kapcsán: „Hogyan fognak kapcsolatba lépni egymással a szervezet tagjai, ha mindenki otthonról dolgozik?” Éppen ezért, az elektronikus dokumentumkezelő szoftvernek tartalmaznia kell olyan funkciókat, amelyek lehetővé teszik az alkalmazottak közötti kommunikációt és koordinációt, például kommentek hozzáadása, kulcsszavak és kategóriák hozzárendelése a dokumentumokhoz, metaadatok megadása, vagy egy feladatkezelő, amely alkalmas egy meeting összehívására.

• Katasztrófa megelőzés: Ez az egyik legfontosabb szempont minden vállalat számára. A biztonsági mentések az IT projektek szerves részei. Mindig vizsgáljuk meg a vállalat rendszereihez csatlakozott felhasználók számának és az általuk létrehozott és kezelt tartalmak mennyiségének hatását. A választott dokumentumkezelő rendszernek különféle biztonsági mentési lehetőségeket kell biztosítania.

Hogyan alakítható tehát ki a megfelelő távmunka?

Ahogyan azt korábban említettük, a távmunkának nem kellene problémát vagy terhet jelentenie, sokkal inkább egy lehetőséget, mind a szervezet számára – toborzás, tehetségmegőrzés, költségcsökkentés, hatékonyságnövelés – mind a munkavállaló számára – munka és magánélet közötti egyensúly megőrzése, rugalmas időbeosztás, idő- és pénzmegtakarítás, valamint az ingázási kockázatok csökkentése. De a távmunka kialakítása nem egyszerű kérdés, íme néhány aspektus, amelyet érdemes figyelembe venni:

• Távmunka megtervezése: bár a szokatlan helyzet, amiben élünk sok embert kényszerített arra – mind, jogi és természetes személyt – hogy különösebb tapasztalat és felkészülés nélkül váltson erre a munkaformára, a folyamatos fejlődési vágy segíthet a kezdeti problémák kijavításában. Erre a linkre kattintva talál néhány ötletet arra vonatkozóan, hogy hogyan érdemes megszervezni az otthoni munkát.

• Folyamatoptimalizáció: ez egy olyan előny melyet érdemes kihasználni. Mivel az üzleti folyamatokat manapság az online térben végezzük, ezért a feladatok kezelése szempontjából végrehajthatunk bizonyos fejlesztéseket és automatizálhatjuk folyamataink egy részét. A dokumentumkezelő rendszernek tehát lehetővé kell tennie az integrációt más, harmadik fél által üzemeltetett alkalmazásokkal.

• Kommunikáció az ügyfelekkel: Ez minden üzleti vállalkozás alapja. Az ügyfeleink számára a termékeket biztonságosan kell tudnunk kínálni, mind egészségügyileg, mind informatikailag. Éppen ezért a dokumentumkezelő rendszer kiválasztásakor figyelmet kell fordítanunk arra, hogy a megoldás lehetővé tegye számunk a munkakörnyezet kiterjesztését és kibővítését minden felhasználó számára, beleértve az ügyfeleinket is.

• Akta kezelés: Az olyan szempontok, mint az időellenőrzés, az általános adatvédelmi előírások betartása, a dokumentumok életciklusának hatékony kezelése továbbra is fontos kötelezettségek és egy dokumentumkezelővel ez el is érhető. De az imént felsorolt lehetőségekhez képest egy izgalmas pluszt jelent a cég nyilvántartásainak hatékony kezelése, melyet az aktakezelés funkció valósít meg.

Az OpenKM elektronikus dokumentumkezelő rendszer rendelkezik a fent említett összes hasznos funkcióval, amely segíthet az Ön cégének a távmunka megfelelő megszervezésében. Amennyiben érdekli, hogy megoldásunk miként segíthet vállalatának, kérjen személyre szabott bemutatót a kapcsolatfelvételi űrlapon keresztül.