Hatékony együttműködés üzleti környezetben: A termelékenység növelése az OpenKM dokumentumkezelő rendszerrel

Hatékony együttműködés üzleti környezetben: A termelékenység növelése az OpenKM dokumentumkezelő rendszerrel

Írta: Ana Canteli,  2023. május 29-én

Az együttműködés létfontosságú szerepet játszik minden szervezet sikerében. A hatékony együttműködés elősegítése érdekében elengedhetetlen az egyértelmű és időben történő kommunikáció. Ehhez olyan agilis és biztonságos dokumentumkezelő rendszer használata szükséges, amely hatékonyan kezeli a dokumentumokkal kapcsolatos feladatokat és tevékenységeket. Az OpenKM, egy átfogó dokumentumkezelő rendszer, amely különböző, a mindennapi felhasználási esetekre szabott lehetőségeket kínál.

Online szerkesztés: Együttműködés és a termelékenység fokozása

A dokumentumok DMS rendszeren keresztül történő online szerkesztése az együttműködés és a termelékenység javításának hatékony eszközévé vált. Az OpenKM dokumentumkezelő szoftvere optimalizálja a szervezet tagjai közötti, valamint az ügyfelekkel és beszállítókkal való együttműködést. Lehetővé teszi a dokumentumok egyidejű szerkesztését, az információkhoz való ellenőrzött és biztonságos hozzáférést, valamint a valós idejű kommunikációt.

Az együttműködések egyik állandó kihívása a megosztott dokumentumok kezelése, korábban ugyanis a dokumentumok cseréje az új verziók küldözgetésével és fogadásával járt, ami zavarhoz és késedelemhez vezetett. A dokumentumkezelő szoftverek azonban online szerkesztési funkcióik révén kiküszöbölik ezeket a problémákat. Az OpenKM Live Edit funkciójának köszönhetően több felhasználó egyszerre férhet hozzá és szerkesztheti ugyanazt a dokumentumot. Ez a funkció megvédi a szerkesztési jogokkal rendelkező felhasználó szerkesztéseit attól, hogy más felhasználók felülírják azokat. Az OpenKM olyan online szerkesztőt is biztosít, amely megkönnyíti több felhasználó egyidejű szerkesztését. Ebben az esetben a dokumentumot megosztó felhasználó menti el az új verziót. Ezek a lehetőségek elősegítik a valós idejű együttműködést, biztosítva, hogy az egyik felhasználó által végrehajtott módosítások azonnal megjelenjenek az összes résztvevő számára. Az online szerkesztés lehetővé tételével az OpenKM felgyorsítja a felülvizsgálati és jóváhagyási folyamatot, csökkenti a várakozási időt, és javítja az érdekelt felek együttműködésének hatékonyságát.

Előzmények és verziókezelés: A dokumentum integritásának biztosítása

Az üzleti tartalmak online szerkesztés útján történő frissítésekor a dokumentumok verziótörténetének megőrzése kulcsfontosságúvá válik. Az OpenKM lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy hozzáférjenek egy fájl teljes életciklusához, ideértve az olyan részleteket is, mint a módosítások dátuma, a szerzők és a fájl méretének változásai stb. Ez a funkció szükség esetén lehetővé teszi a korábbi verziók helyreállítását is. Az OpenKM továbbá nyomon követi a fájl törzsének online szerkesztését és a metaadatcsoportok vagy értékek változását is, és ennek megfelelően új verziókat hoz létre. A dokumentumok életciklus-kezelésének egyszerűsítése érdekében a felhasználók összehasonlíthatják ugyanazon fájl különböző verzióit. Az OpenKM piros színnel emeli ki a különbségeket, akár a dokumentumtestben, akár a metaadatokban történtek a változások. Ez a vizuális megjelenítés lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy gyorsan azonosítsák az egyes szerzők által végrehajtott módosításokat.

Objektumszintű biztonsági politika: Hozzáférések és engedélyek ellenőrzése

Miközben az OpenKM célja az együttműködés és a tartalomhoz való hozzáférés megkönnyítése, a rendszer biztosítja a megfelelő ellenőrzési intézkedések meglétét is. Minden felhasználó a rendszergazda által meghatározott profilok és szerepek alapján tevékenykedhet a rendszerben. Az OpenKM lehetővé teszi a dokumentumbiztonsági irányelvek objektumszintű meghatározását, így az beállítható a mappákra,  almappákra vagy akár az egyes dokumentumokra is. Az OpenKM dokumentációja további funkciókat kínál a biztonsági politika kiterjesztéséhez és a különböző felhasználási esetek kiszolgálásához.

Értesítések, jegyzetek és feliratkozási szolgáltatás: A kommunikáció egyszerűsítése

A hatékony együttműködés a valós idejű kommunikáción és az egyszerűsített feladatokon alapul. Az OpenKM értesítésekkel, jegyzetekkel és feliratkozási szolgáltatásokkal tájékoztatja a felhasználókat a dokumentumok változásáról. A DMS a feliratkozási szolgáltatáson keresztül automatikus értesítéseket küld a feliratkozott tagoknak, ha változás történik, vagy a dokumentum frissül. Ezeket az értesítéseket e-mailben vagy a szoftveren belüli belső üzeneteken keresztül lehet kézbesíteni. Az időben érkező értesítések révén a felhasználóknak nem kell folyamatosan ellenőrizgetni a fájlokat, hiszen naprakészek maradhatnak a legújabb módosításokkal kapcsolatban. A megjegyzések beillesztése megkönnyíti az ötletcserét és a problémamegoldást, elősegítve a gyorsabb és hatékonyabb kommunikációt. Ezek a kommunikációs funkciók javítják az együttműködést azáltal, hogy lehetővé teszik a változásokra való gyors reagálást és biztosítják a szinkronizációt a csapattagok között. Emellett minimalizálják a párhuzamos munkavégzést és javítják a csapat általános hatékonyságát.

Bélyegek, dombornyomás és aláírási lehetőségek: A dokumentumok integritásának és megfelelőségének javítása

A technológiai fejlődés a bélyegző, az elektronikus aláírás és a digitális aláírás szolgáltatásait a dokumentumkezelő szoftverekbe is elérhetővé tette. Az OpenKM lehetővé teszi a bélyegzők, vízjelek és vonalkódok könnyed használatát, ezek jellemzően valamilyen releváns metaadatokat tárolnak, mint például a létrehozás vagy módosítás dátumát, a jóváhagyási státuszt vagy más kívánt információt. A bélyegzés megkönnyíti az együttműködést azáltal, hogy dokumentálja a dokumentumok időbeli változásait és fejlődését. Az együttműködők gyorsan azonosíthatják a módosítások időpontját, a legutóbbi verziót és más lényeges részleteket. A bélyegzési funkciók emellett támogatják a jogszabályi megfelelési és jóváhagyási folyamatokat, észszerűsítik az üzleti műveleteket, valamint csökkentik a hibák vagy késedelmek kockázatát az ügyfelekkel, beszállítókkal és a közigazgatással való együttműködésben.

Az OpenKM elektronikus aláírási klienst is tartalmaz, amely tárolja a felhasználók digitális aláírási tanúsítványait. Ez a funkció kombinálható az OpenKM egyéb funkcióival. A felhasználók kiválaszthatnak és aláírhatnak egy vagy több tartalmat. Távoli aláírási esetekben a digitális aláírási tanúsítványokkal nem rendelkező felhasználók elektronikus eszközeiken keresztül hozzáférhetnek az OpenKM-en tárolt dokumentációhoz. A dokumentumokat kézzel, érintőképernyős eszközökkel írhatják alá, az OpenKM pedig rögzíti az újonnan aláírt verziót és az aláírás metaadatait. A felhasználók a dokumentum előnézeti képén megtekinthetik a legújabb verziót, beleértve a felek aláírását is.

Feladatkezelés: Az együttműködés és a feladatkezelés optimalizálása

Az OpenKM Feladatkezelője átfogó megoldást kínál az együttműködés optimalizálására a tevékenységek szervezésével, a felelősségek kiosztásával és az üzleti folyamatok racionalizálásával. A felhasználók feladatlistákat hozhatnak létre, határidőket állíthatnak be és tartalmat rendelhetnek a feladatokhoz a hatékony projektmenedzsment biztosítása érdekében. Ez a tervezési funkció világos áttekintést nyújt a függőben lévő tevékenységekről és a megállapított határidőkről, lehetővé téve a csapatok számára, hogy előre lássák a következő lépéseket, azonosítsák a lehetséges szűk keresztmetszeteket, és biztosítsák a felelősségek igazságos elosztását. Az átlátható feladatkiosztás fokozza az együttműködést azáltal, hogy tisztázza az egyes csapattagok elvárt hozzájárulását és szerepét a projektben. A Feladatkezelő lehetővé teszi, hogy a kiosztott feladatokhoz részletes utasításokat, határidőket és prioritásokat csatoljanak, megkönnyítve ezzel a megértést és a végrehajtást. A csapattagok frissíthetik a kijelölt feladatok állapotát, jelezve, hogy azok befejeződtek vagy folyamatban vannak. Az előrehaladás nyomon követése elősegíti a hatékony kommunikációt a csapattagok között, lehetővé téve a vezetők számára, hogy tájékozottak maradjanak, és szükség esetén további támogatást nyújtsanak.

Munkafolyamat: Dokumentumkezelés egyszerűsítése

Az OpenKM-en belüli munkafolyamatok optimalizálják az együttműködést azáltal, hogy rendezett csatornát hoznak létre a dokumentumok előrehaladásához és a feladatok megszervezéséhez. A munkafolyamatok egyértelmű fázisokat és szakaszokat biztosítanak, amelyeken keresztül a dokumentumok és a kapcsolódó feladatok áramlanak, növelve a dokumentumkezelés általános hatékonyságát.

Képzés és oktatás: A sikeres végrehajtás biztosítása

Az oktatás és a képzés kulcsfontosságú a sikeres megvalósításhoz bármely szervezeten belül. Az OpenKM az OpenKM Akadémián keresztül különböző profilú felhasználók igényeihez igazított képzési programokat kínál. Az ingyenes bevezető végfelhasználói tanfolyammal  a felhasználók növelhetik jártasságukat a rendszer használatát illetően és növelhetik hatékonyságukat.

Az OpenKM dokumentumkezelő szoftver által kínált átfogó funkciók kihasználásával a vállalkozások elősegíthetik a hatékony együttműködést, egyszerűsíthetik a kommunikációt, fokozhatják a dokumentumok integritását és optimalizálhatják a feladatmenedzsmentet. Az OpenKM megoldásai különböző felhasználási eseteket szolgálnak ki, biztosítva az alkalmazkodóképességet és a méretezhetőséget minden méretű szervezet számára.