Használja ki a nyár adta lehetőségeket és végezze el DMS tanácsadói tanfolyamunkat most féláron!

Használja ki a nyár adta lehetőségeket és végezze el DMS tanácsadói tanfolyamunkat most féláron!

Írta Ana Canteli 2021 augusztus 13-án

A nyári szezonban, amikor a különböző üzleti ágazatokban lelassul a termelékenység, tökéletes alkalom nyílik a vállalat menedzsment megoldásainak fejlesztésére, különböző projektek segítségével, a digitális fejlődést elősegítő tanfolyamoktól elkezdve, egészen a szoftverprojektek bevezetésééig. Amennyiben egy szervezet fontolóra veszi egy számítógépes projektbe való befektetést, úgy az több szempontból is képes javítani az addigi eljárásrendet:

• Javul az információbiztonság.
• Könnyebbé válik az adatok helyreállíthatósága.
• Kevesebb tárhelyigénnyel jár.
• Vonzóbb együttműködési felületet biztosít.
• Garantálja a verziókezelést.
• Megfelelő audit trail-t biztosít.

A fent említett célok mellett, pozitív gesztusnak számít az, ha a szervezet tagjainak lehetőséget biztosítunk a digitális szakértelmük bővítésére, illetve, arra, hogy megerősítsék a munkaerő-piacion szerzett pozíciójukat.

Az információ minden szervezet számára jelentős érték, mivel a dokumentumok megkönnyítik az irányítást és a döntéshozatalt, hozzájárulnak az átláthatóság fenntartásához és a szellemi tőke részét képezik. Amellett, hogy a szolgáltatások nyújtásához vagy az elszámoltathatósághoz is nélkülözhetetlenek, stratégiai vagy jogi szempontól is értékesek, hiszen bizonyítékként is szolgálhatnak.

Az ICT (Információ- és kommunikációtechnológia) gyors fejlődése és terjedése, amelyet a nagyobb mennyiségű és jobb minőségű adatok iránti igény, illetve a papíralapú dokumentumok fokozatos elhagyása motivál, a társadalom egészét a digitális élet felé tereli. Ennek köszönhetően, olyan technológiai eszközökkel kell dolgoznunk, amelyek segítenek a vállalatok által létrehozott és kezelt információk felhasználásában és kezelésében.

Sajnos, fontos felismerni azt is, hogy sok szervezet még mindig nincs tisztában azzal, vagy nem érzékeli igazán, hogy a dokumentáció éppúgy a vállalat vagyonát képezi, akárcsak az ingó- vagy ingatlanvagyon. Csak akkor döbbennek rá, hogy a szervezet tevékenységének folyamatos ellátáshoz mennyire szükségesek, amikor valamilyen csapás következik be.

A DMS szoftverek segíthetnek eme csapások elkerülésében, úgy, hogy mindeközben további előnyöket is biztosítanak a vállalat számára; A legfontosabbak talán ezek közül az idő- és pénzmegtakarítás. A DMS adta előnyök hozzájárulnak a szervezet hatékonyságának növeléséhez és a változásokkal szembeni ellenállóbbá tételéhez is.

Dokumentumkezelés, üzleti folyamatok kezelése, kollaboráció, tudásmenedzsment, információ újra felhasználás, életciklus-menedzsment, változásmenedzsment, üzleti architektúra. Ezeket, csak egy új technológiai eszköz bevezetésével lehet megvalósítani. De vajon igaz-e ez az állítás, ha az eszközt használó személyek nem tudják, hogyan kell csinálni vagy nincsenek tisztában a feladataik értelmével, terjedelmével? A technológiai megoldások bevezetése mindig magával hoz bizonyos új igényeket is pl.; hogyan kell meghatározni és alkalmazni a hosszú távú megőrzési politikákat, az integrációs protokollokat - az új rendszereket, a szervezetben már meglévő szoftverekkel -, sőt az összehangolt szoftverbeszerzési és -bevezetési terveket, hogy csak néhányat említsünk.

Az olyan dokumentumkezelő rendszerek, mint amilyen az OpenKM is, összesítik magukban az elektronikus és papíralapú dokumentumok kezeléséhez szükséges funkciókat.

Arra szolgálnak, hogy megkönnyítsék a vállalatok számára a dokumentumgyűjtemény megszervezését, ellenőrzését, az akták közötti kapcsolatok fenntartását és a dokumentumok áramlásának biztosítását a felhasználók, osztályok, rendszerek stb. között.

A kiváló minőségű dokumentumkezelő szoftverek támogatják az információk megfelelő módon történő eltávolítását, illetve az ideiglenes és végleges megőrzési terveket is.

Mint látható, mindezen követelmények teljesítéséhez elengedhetetlen, hogy a dokumentumkezelő rendszer megvalósításához nemzetközi szabványokon alapuló referenciakeret álljon rendelkezésre, amely meghatározza a rendszer funkcionális és működési igényeit. Mindez dokumentumkezelési irányelveken, eljárásokon és gyakorlatokon alapul, amelyek meghatározzák a vállalat számára a legjobb kezelési modellt.

Pontosan ezért az OpenKM a Barcelonai Autonóm Egyetem Felsőbb Levéltári és Dokumentumkezelési Iskolájával együttműködve kínálja a dokumentumkezelő rendszerek bevezetéséhez kapcsolódó tanácsadói tanfolyamot. Így a résztvevők stratégiai szempontból is megismerhetik az ilyen típusú projektek bevezetésének folyamatát. Ne habozzon, használja ki a nyári ajánlatunkat és kezdje el a tanfolyamot most féláron.