Fájlkezelő

Fájlkezelő

Írta Ana Canteli 2020. június 19-én

Függetlenül a munka jellegétől, tudjuk mit jelent dokumentumokkal és információkkal dolgozni.

A hardver áruházat működtető vállalkozótól elkezdve, a konzervüzem logisztikai menedzserén át, egészen az oktatási központ adminisztratív igazgatójáig (csak, hogy néhány példát említsünk), mind máshogy, különböző formátumban, minőségben és mennyiségben kezelik a dokumentumokat. 

Az összes fent említett állás különböző dolgokat foglal magában: a hardver áruházat működtető személy anyagokat biztosít a javításokhoz, a konzervüzem logisztikai menedzsere figyelemmel kíséri a tárolási és elosztási csatornákat, az adminisztratív igazgató pedig a hallgatók és tanárok által generált dokumentumokat kezeli.  

Az idő előrehaladtával ezek alapvető fontosságúak lehetnek. Különösen akkor, ha több, mint egy információforrásunk van, ugyanis ezek kezelése idővel nagy fejfájást okozhat. Gondoljunk csak bele, hogy ha panasszal, kéréssel, vagy ellenőrzéssel kerülünk szembe, hogyan lehetünk biztosak abban, hogy az információink helyesek? Hogyan tudjuk igazolni, hogy mi helyesen kezeltük őket? Ilyen esetekben lehet érdekes egy fájlkezelő rendszer használata. 

Mi is a fájlkezelő?

A fájlkezelő egy olyan eszköz, amely segít hatékonyan kezelni a szervezet összes dokumentumát és aktáját.

Az aktákban tárolt elektronikus dokumentumokkal visszakövethetjük azokat az eseményeket és műveleteket, amelyek a szervezetben történtek, ezáltal az akta egy bizonyíték a fájlok megfelelő kezelésére. Egy objektum akkor válik aktává, amikor már elérte végleges állapotát és többé már nem módosítható.

A fájlkezelő tartalmazza a különböző dokumentumtípusokat, az azonosításuk módját, a tárolás helyét, a visszakereséshez szükséges indexálás módját és az elektronikus fájlok megsemmisítésére vonatkozó további információkat. A diszpozíciós (azaz megsemmisítésre vonatkozó) ütemtervek, kezelik azokat a tartalmakat, amelyek törvényileg elérték életciklusuk utolsó stádiumát. – Ez azt jelenti, hogy lejárt a megőrzésre vonatkozó időtartam és többé már nem hasznos, elavult információk, esetleg nincs további engedély a megőrzésükre. -

Miért van szüksége fájlkezelőre?

A fájlkezelő egy rendkívül hasznos menedzsment eszköz, amely gazdag funkcionalitási, működési és stratégiai előnyöket biztosít.

A tárolási feladatok így kevésbé unalmassá és bonyolulttá válnak, köszönhetően a szervezet jól definiált struktúrájának, amely akár könnyedén implementálható egy dokumentumkezelő rendszerbe is. Megkönnyíti a létfontosságú akták kezelésének, kategorizálásának és osztályozásának folyamatát. Az információk visszakeresése sem fog többé gondot okozni, mivel a fájlkezelő azt is meghatározza, hogy a szervezeti dokumentumok hogyan kerülnek indexelésre. Továbbá, biztosított az integritás és a folytonosság, mivel a rendszert úgy tervezték, hogy az esetleges személyi változások esetén is működőképes maradjon.

Egy fájlkezelő rendszer implementálása kézzelfogható előnyöket kínál pl. időmegtakarítás, emberi hibalehetőségek csökkentése, hatékonyság növelése stb. A költségcsökkenés nyilvánvaló oka a fizikai tároláshoz szükséges tárhely-, anyag- és eszközigények csökkenése. További pozitív hatása, hogy csökkenti a peres eljárások kockázatát, és ez az az ok amiért sokan érdeklődnek egy ilyen rendszer implementálása iránt, hiszen jogi és jogszabályi megfelelőséget szeretnének biztosítani. A munkavállalók növekvő teljesítménye magával hozza majd az ügyfelek és az érdekeltek elégedettségét is. Valamint, megkönnyíti az új tagok képzését, köszönhetően a rendezett és rendszerezett szellemi tőkének.

Az én vállalkozásomnak is szüksége van fájlkezelőre?

Ahogyan azt a legtöbb esetben hangsúlyozni szoktuk, a válasz: attól függ. A fő feladat annak azonosítása, hogy a fájlkezelő milyen problémákat tudna megoldani az Ön vállalkozásában.

A fájlkezelő egy kiváló menedzsment eszköz, amely lehetővé teszi a megfelelő kontroll bevezetését.

Amennyiben az alkalmazottaknak problémái vannak a különböző dokumentumtípusokkal, nem tudják, hogy melyikkel, mit kell tenni (nem beszélve arról, hogy esetleg lejárt vagy elavult verziókkal kezdenek el dolgozni, amelyről azt hiszik, hogy megfelelőek), akkor igen, eljött az ideje egy fájlkezelő rendszer bevezetésének a szervezetben.

Ezzel a megoldással részletes audit trail (ellenőrzést) végezhet az elektronikus dokumentumok és akták teljes életciklusán. Ellenőrizheti pl. a biztonsági beállításokat, felelősöket, indexelést, kategorizálást. Továbbá, minden esetben meghatározza, hogy mit kell tenni a dokumentumok és akták életciklusának lejártával stb.

Mindenesetre a hátrányokról sem szabad elfeledkeznünk, amelyekkel egy ilyen menedzsment eszköz bevezetése járhat. Mind a projekt elindításához, mind pedig annak hosszú távú üzemeltetéséhez és frissítéséhez szükség van idő és erőforrásbefektetésre. Továbbá, vállalati és személyes elköteleződést is igényel. Azt se feledje, hogy az ellenőrzés a szervezet merevségének forrása is lehet.

Az OpenKM dokumentumkezelő rendszer, fájlkezelővel és anélkül is képes megkönnyíteni a szervezet munkatársai közötti koordinációt és kommunikációt, továbbá az OpenKM által kínált egyéb szolgáltatásokkal tovább javíthatja az ügyfélszolgálati folyamatokat.

Amennyiben szeretne még többet megtudni az OpenKM-ről, keressen minket bizalommal.