Elektronikus számla

Elektronikus számla

Írta: Ana Canteli, 2020. május 15-én

A vállalat tevékenységéhez hozzátartozik nagyszámú számla és nyugta kezelése, amely magában foglalja a dokumentumok nyomtatásával, szállításával és kezelésével kapcsolatos költségek vállalását is. Minden elküldött számla nagyjából $1,2 (azaz kb. 362 forint) kiadást jelent nem beszélve az egyéb költségekről.

Mi az elektronikus számla?

Az elektronikus számla, nevéből adódóan elektronikus formában képes igazolni az áru átadását vagy egy adott szolgáltatás teljesítését, amelyet a megrendelő már korábban elfogadott.

Ezzel a megoldással a papíralapú számla törvényesen és hivatalosan is kiváltható. Spanyolországban az összes számlát, beleértve az elektronikus számlákat is, a 1619/2012 november 30-i királyi rendelet szabályozza, amely a számlázási kötelezettségeket hivatott szabályozni. Ez az a rendelet, amely meghatározza azokat a szabályokat, amelyeknek az elektronikus számláknak meg kell felelnie, függetlenül a formátumtól.  Az EHA 962/2007 április 10-én közzétett szabvány szerint, meg lehet semmisíteni a papíralapon beérkező számlákat abban az esetben, ha a dokumentumon korábban digitális hitelesítési eljárást hajtottak végre és digitális aláírást kapott.

(Magyarországon az elektronikus számlákról alapvetően az ÁFA törvény 175.§ rendelkezik. Amennyiben bővebben kíván erről olvasni, kérjük tekintse meg korábbi cikkünket: Főbb változások az elektronikus számlák terén)

Hogyan működik az elektronikus számla?

A számla feldolgozása több kritériumtól is függ, különösen a formátumtól. Ugyanis megkülönböztetünk ún. strukturált és strukturálatlan formátumú számlákat. Strukturált számláknak nevezzük azokat, amelyeket a kibocsájtó számlázó rendszere automatikusan állít elő, és ily módon a fogadó pénzügyi vagy számviteli rendszerében feldolgozható. A strukturált formátumok XML leíró nyelvet használnak például: EDIFACT stb. Strukturálatlan elektronikus számlának tekintjük azokat a képeket, szkennelt dokumentumokat és PDF-eket, amelyek további eljárást, például emberi beavatkozást (dokumentum elolvasása és annak igazolása, hogy olvasható, hiteles és teljes, azaz hiánytalan a dokumentum) vagy gépi beavatkozást (zóna OCR segítségével a karakterek optikai felismerését) igényelnek.

Minden számlának meg kell felelnie néhány minimális kritériumnak:

• Olvashatóság: természetes személy, vagy számítógép számára is olvashatónak kell lennie.
• Hitelesség: igazolja a számla kiállítójának és fogadójának személyazonosságát.
• Integritás: garantálja, hogy a tartalom nem módosult.

Az a jó az elektronikus formátumú számlákban, hogy azok olvashatóságát az őket kezelő szoftver biztosítja. Ami a hitelességet és az integritást illeti, ezt számos módon garantálhatjuk. Ennek leggyakoribb formája a digitális aláírással való hitelesítés. Ez alatt egy olyan fejlett, elektronikus aláírást értünk, amely igazolt tanúsítványon alapul és amelyet biztonságos elektronikus aláíró eszközzel állítottak elő. A másik alternatíva, a felek által biztosított eszközök használata, ehhez azonban az adóhatóság jóváhagyására is szükség van. Ez vagy az EDI adatok elektronikus cseréjén vagy a hagyományos üzleti menedzsmenten keresztül történik, ez idő alatt olyan tevékenységi napló készül, amely összekapcsolja a számlát az abban dokumentált áruk és szolgáltatások teljesítésével.

Az OpenKM olyan technológiai platformot kínál, amely alkalmas a szervezet teljes számlázási ciklusát kezelni, függetlenül attól, hogy az elektronikus vagy papíralapú. A papír formátumú elektronikus számlák esetében az optikai karakterfelismerés megkönnyíti a dokumentumtípus azonosítását és a metaadatok kinyerését. Az előbb említett kulcsadatok (metaadatok) felhasználhatók a dokumentum könnyed visszakeresésére a beépített keresőmotoron keresztül, továbbá az automatizálás révén alkalmasak osztályozásra és kategorizálásra is. Az OpenKM lehetővé teszi olyan folyamatok definiálását is, amely alkalmas a számlázási folyamat leképzésére. Példának okáért, egy olyan számlát kapunk, amelynek értéke X fölött van, ekkor az OpenKM elindíthatja ezt a számlát egy jóváhagyási folyamaton, hogy biztosítsa a belső előírások és az alkalmazandó törvények betartását, mindamellett, hogy az automatizálással csökkenti az emberi hibalehetőségek számát is. További információ, hogy a rendszer rendelkezik audit trail (nyomon követési) funkcióval is, amely által a számla teljes életciklusát nyomon követhetjük.

Az OpenKM dokumentumkezelő 100%-ban testre szabható. Szervezeti igények szerint létrehozható egy olyan portál is, amelyhez a kliensek és a szállítók férhetnek csak hozzá csökkentett funkcionalitással. Ezenfelül, a feliratkozási funkciónak köszönhetően bármely fél automatikus értesítést kaphat az érintett dokumentációval kapcsolatban: számla kiállítva, fizetendő számla, beérkezett számlák, aláírásra várakozik stb. Az OpenKM programcsomag digitális tanúsítvánnyal ellátott aláíró klienst és kézi elektronikus aláírási lehetőséget is kínál.

Elektronikus számlázás előnyei

• A szervezet adminisztratív hatékonyságának javítása és a feldolgozási ciklus lerövidítése.
• Időt és pénzt takaríthat meg a dokumentumok létrehozása és megőrzése során.
• Nagyobb biztonság a titoktartás, a dokumentumkezelés, a jogi megfelelőség és az információvesztésre adott válaszok terén.
• Emberi hibából adódó problémák csökkentése.
• Nagyobb ügyfélelégedettség. A papíralapú dokumentumok és a postai szolgáltatások elhagyásával a dokumentumok kezelése nem csak kényelmesebbé, de gyorsabbá is válik és mindez hozzájárul az üzleti menedzsment korszerűsítéséhez.
• Segíti az üzleti szektor beépülését az információs társadalomba.

Az OpenKM olyan technológiai platformot kínál, amely alkalmas a szervezet teljes számlázási ciklusát kezelni, formátumtól függetlenül. Vegye fel velünk a kapcsolatot még ma!