Elektronikus dokumentumellenőrzés

Elektronikus dokumentumellenőrzés

Írta: Ana Canteli 2022. szeptember 30-án

A dokumentumok online ellenőrzése egyre hasznosabb és keresettebb eszközzé vált. Korábban a dokumentumok összehasonlítása elsősorban a szigorúan szabályozott ágazatokban személyes és manuális feladat volt. Az ügyfélnek egy egész sor, ellenőrzésre szoruló dokumentumot kellett bemutatnia, és az alkalmazottnak személyesen kellett megállapítania a dokumentum hitelességét.

Ma az ügyfelek gyorsabb és hatékonyabb szolgáltatásokat várnak el. Így, ha például egy regisztrációs folyamatot lassúnak vagy bonyolultnak érzékelnek, az visszatarthatja az új ügyfelek felvételét. Egyre több arra utaló jel van, hogy a fogyasztók hamarabb és nagyobb számban veszítik el a türelmüket, melynek köszönhetően, téves benyomást szerezhetnek a vállalatról. Végül is a potenciális ügyfél a termékeinket és szolgáltatásainkat az igényei kielégítésére szeretné használni, nem pedig (túlzott) időt szánni az általa adminisztratívnak tartott ügyintézésre.

Emellett a digitális átalakulás és a társadalmi távolságtartás fenntartásának igénye minden területen elősegítette a digitális dokumentumhitelesítési szolgáltatások elterjedését. A nagymértékben érintett tevékenységi ágazatokban továbbra is fennmarad a dokumentumok fizikai ellenőrzése. Várható azonban, hogy idővel még a legkevésbé mobilizált környezetekben is megjelenik majd az online dokumentumhitelesítés.

Az online dokumentumellenőrzési szolgáltatás lehetővé teszi, hogy Ön bárhonnan gyorsan megállapíthassa, hogy egy fájl hiteles-e. Mint látható, ez egy izgalmas lehetőség, ha nagy értékű információkkal dolgozunk. Az OpenKM dokumentumkezelő szoftvere biztosítja az összes dokumentumbiztonsági kritérium biztosításához szükséges online munkaplatformot, amelyhez a dokumentumellenőrzés is hozzátartozik.

A dokumentumkezelő rendszer minden funkciója arra irányul, hogy lehetővé tegye a szervezet számára szükséges összes műveletet. Az olyan konkrét feladatoktól kezdve, mint a dokumentumok felvétele a rendszerbe, sablonokból történő létrehozása, szerkesztése és titkosítása; egészen az olyan stratégiai célkitűzésekig, mint az adattár digitalizálása, a papírmentes iroda bevezetése és a távmunka bevonása.

Mindkét esetben, akár mikro-, akár globális megközelítésben gondolkodunk, annak ellenőrzése, hogy érvényes és helyes dokumentációval rendelkezünk és dolgozunk, minden szervezet számára alapvető fontosságú. Ahogy egy dokumentumot létrehoznak és szerkesztenek, úgy változik folyamatosan. Valamint felmerülhetnek kétségek - különösen most, hogy a mobilitás egyre hangsúlyosabbá válik -, azzal kapcsolatban, hogy a dokumentumnak az a változata, amelyet rendelkezésünkre bocsátottak vagy amelyhez hozzáférünk a valóban érvényes-e és az a legfrissebb verziója. Ahhoz, hogy erre a következtetésre jussunk, több előfeltételnek is teljesülnie kell. A dokumentum legfrissebb változata valóban azt engedi feltételezni, hogy az a helyes vagy érvényes? Nos ez nagyban függ az egyes felhasználási esetektől.

Az OpenKM távoli dokumentumellenőrző lehetőséget kínál az előnézetben megjelenített dokumentum helytállóságának ellenőrzésére okostelefon vagy bármilyen okoseszköz használatával. Az OpenKM dokumentumkezelő a dokumentum érvényes változatába - amely tartalmazza a szervezet által kívánt adatkészletet - egy QR-kódot illeszt, így a felhasználó az eszközön keresztül ellenőrizheti, hogy egy hitelesített dokumentum van-e előtte. Ellenkező esetben a mobilalkalmazás tájékoztatja a felhasználót a fájl állapotáról.

A dokumentumok online ellenőrzése az OpenKM többi funkciójával együtt fog működni. Tegyük fel, hogy egy dokumentum utolsó elérhető változata érvénytelennek bizonyul. Ebben az esetben a felhasználó a dokumentumkezelő szoftver segítségével felveheti a kapcsolatot munkatársaival az incidens valós idejű megoldása érdekében. Ha rendelkezik jogosultságokkal, hozzáférhet a dokumentum előzményeihez, és érvényesítheti a helyesnek ítélt fájlverziót. Az ellenőrző kód beillesztésével a dokumentum automatikusan zárolható, így védve azt a felülírástól. Továbbá a fájlbiztonságot is automatikusan frissítheti. Ez akár a dokumentum tárolási útvonalának megváltoztatását, az ellenőrzött dokumentum jóváhagyási munkafolyamatba való beillesztését stb. is jelentheti.

Az elektronikus dokumentumhitelesítési rendszer használatának lehetőségei sokrétűek. Az OpenKM sokoldalúságának köszönhetően ez a lehetőség beilleszthető az üzleti folyamat bármely szakaszába, amelyet ezzel a megoldással frissíteni kíván.

Másrészt az online dokumentumellenőrzés előnyei közé tartoznak:

• Csalásmegelőzés
• Továbbfejlesztett ügyfélélmény
• Költségcsökkentés

Ha többet szeretne megtudni az online dokumentumellenőrzés előnyeiről, forduljon hozzánk bizalommal.