Elektronikus dokumentum-ellenőrzési szolgáltatás

Elektronikus dokumentum-ellenőrzési szolgáltatás

Írta Ana Canteli 2023. május 2-án

Az elektronikus dokumentumok ellenőrzése alapvető eszközzé vált a digitális világban. A technológia lehetővé teszi az elektronikus dokumentumok létrehozását és terjesztését, ami az ilyen fájlok hitelességének és sértetlenségének ellenőrzésére egyre nagyobb igényt támaszt.

A dokumentumhitelesítés a dokumentum hitelességének és jogszerűségének érvényesítését jelenti. Az elektronikus dokumentumok, ahogy a név is mutatja, digitális formátumban létrehozott és tárolt fájlok, az elektronikus dokumentumellenőrzés pedig e digitális dokumentumok hitelességének és integritásának biztosítására összpontosít.

Az elektronikus dokumentumok ellenőrzésének elvégzésére különböző eszközök és módszerek állnak rendelkezésre:

• CSV-ellenőrzés (Comma Separated Values): Az elektronikus dokumentumokban szereplő adatok integritásának és hitelességének ellenőrzésére szolgál. Ez az eszköz összehasonlítja a dokumentum adatait egy adatbázisban korábban regisztrált CSV-fájl adataival. Így ellenőrizhető az elektronikus nyilvántartások érvényessége és a bennük szereplő információk hitelessége.

• Hivatali oldalak: ezek a közigazgatás által létrehozott online platformok, amelyek célja az elektronikus szolgáltatásokhoz és eljárásokhoz való hozzáférés megkönnyítése. Ezekben elvégezhető a dokumentumok összevetése és hitelességük ellenőrzése.

• Biztonságos ellenőrző kód: egy alfanumerikus kód, amely a közigazgatás által létrehozott dokumentumok hitelességét ellenőrzi. Ez a biztonságos ellenőrző kód minden egyes rekordhoz egyedi azonosítót rendel, ami lehetővé teszi az egyes rekordok hitelességének ellenőrzését. A Secure Verification Code -ot az illetékes közigazgatás által kiállított elektronikus dokumentumok érvényesítésére és hitelességük ellenőrzésére használják a dokumentumok összehasonlításával.

• Dokumentum összehasonlítás: Az elektronikus dokumentumok ellenőrzésének másik fontos eszköze a dokumentum-összehasonlítás. A dokumentum-összehasonlítás két dokumentumot hasonlít össze annak megállapítása érdekében, hogy azok azonosak vagy különbözőek. Ezt az eszközt a közigazgatás által kiállított dokumentumok hitelességének ellenőrzésére használják, különösen olyan esetekben, mint a közfoglalkoztatás és az elektronikus értesítések.

Az elektronikus dokumentumellenőrzés előnyei

Az elektronikus dokumentumellenőrzésnek számos előnye van:

Először is, az elektronikus dokumentumellenőrzés segít biztosítani a dokumentumok hitelességét, ami azt jelenti, hogy igazolja, hogy az elektronikus dokumentumokat nem módosították vagy hamisították meg. Továbbá képes biztosítani a fájlok integritását, vagyis, hogy az elektronikus dokumentumokat semmilyen módon nem változtatták meg, sem szándékosan, sem véletlenül.

Az elektronikus dokumentumellenőrzés másik előnye, hogy segít az adatvédelem és az adatbiztonság garantálásában. Az elektronikus dokumentumok érzékeny információkat tartalmazhatnak, amelyek veszélybe kerülhetnek, ha azokat megváltoztatják vagy meghamisítják.

Ezenkívül az elektronikus dokumentumellenőrzés segíthet az üzleti folyamatok hatékonyságának és termelékenységének javításában is. Ha ezek a dokumentumok hitelesek és teljesek, akkor az üzleti folyamatok megbízhatóbbá válnak és hatékonyabban végezhetők el. Végül, de nem utolsó sorban pedig csökkenti az emberi hibák kockázatát is, és növeli az adatok pontosságát.

Az elektronikus dokumentumellenőrzés hátrányai

Az elektronikus dokumentumellenőrzésnek azonban hátrányai is vannak. Az elektronikus dokumentumellenőrzés egyik fő hátránya, hogy drága és bonyolult lehet, ugyanis speciális technológiák bevezetését és a személyzet képzését igényli. Ezenkívül speciális hardverekre és szoftverekre is szükség lehet.

Az elektronikus dokumentumellenőrzés másik hátránya, hogy több érdekelt fél együttműködését is megkövetelheti. Az elektronikus dokumentumhitelesítéshez szükség lehet az elektronikus dokumentumok tulajdonosainak, a technológiai szolgáltatóknak, a hitelesítésért felelős hatóságoknak és más érdekelt feleknek az együttműködésére. Ezen érdekelt felek koordinációja bonyolult lehet, és késleltetheti a hitelesítés végrehajtását.

Az elektronikus dokumentumok verzióellenőrzése QR-kód beillesztésével értékes eszköz az elektronikus dokumentumok hitelességének és integritásának biztosítására. A QR-kód egy kétdimenziós vonalkód, amelyet mobiltelefonnal vagy táblagéppel lehet beolvasni. A QR-kód beolvasásakor egy adott információ, például egy weboldal vagy alkalmazás érhető el.

A verzióellenőrzés egy dokumentum két vagy több verziójának összehasonlítása annak megállapítására, hogy vannak-e különbségek. Ez a folyamat speciális eszközökkel is elvégezhető, de egy QR-kód beillesztésével leegyszerűsíthető és hozzáférhetőbbé tehető.

Ahhoz, hogy az elektronikus dokumentumok verzióellenőrzését QR-kód beillesztésével lehessen elvégezni, az eredeti dokumentumra és minden egyes későbbi verziójára is el kell helyezni egy QR-kódot. Ennek a QR-kódnak meghatározott információkat kell tartalmaznia, például a verzió létrehozásának hivatalos dátumát, időpontját és a biztonságos ellenőrző kódot (CSV) stb.

Amikor a dokumentum egy későbbi verziójának QR-kódját beolvassák, a kódban szereplő információk elérhetők és összehasonlíthatók az eredeti verzió QR-kódjában szereplő információkkal. Ha az információk egyeznek, ez azt jelenti, hogy a dokumentum későbbi változata hiteles, és nem módosították. Ha az információk nem egyeznek, az azt jelezheti, hogy a dokumentumot megváltoztatták vagy meghamisították.

Az elektronikus dokumentumok verzióellenőrzése QR-kód beillesztésével különösen hasznos olyan esetekben, amikor a dokumentum hitelessége és integritása kulcsfontosságú. Például a közfoglalkoztatás, az elektronikus értesítések és a közigazgatás által kiállított dokumentumok esetében a dokumentum hitelességének és integritásának ellenőrzése elengedhetetlen a folyamat jogszerűségének és átláthatóságának garantálásához.

Ezenkívül a QR-kód segítségével történő verzióellenőrzés más területeken is alkalmazható, például az elektronikus kereskedelemben, a pénzügyi tranzakciókban és a jogi szerződésekben. Ezekben az esetekben a dokumentum hitelességének és integritásának ellenőrzése segíthet a csalás és a hamisítás megelőzésében, valamint az információk biztonságának és bizalmas jellegének biztosításában.

Az OpenKM versenyképes és könnyen használható dokumentumkezelő szoftvert kínál, amely tartalmaz egy QR-kódos dokumentumellenőrző megoldást is. Emellett az OpenKM Academy online képzési platformon keresztül a személyzet gyorsan, egyszerűen és a saját tempójában tanulhatja meg a rendszer funkcióinak használatát, beleértve az elektronikus dokumentumok verzióellenőrzését is.

Az OpenKM dokumentumkezelő szoftver a licenc részeként korlátlan hozzáférést biztosít a dokumentációhoz. A mellékelt erőforrások között egy teljes körű API garantálja a szoftver integrálását a vállalat többi dokumentumkezelő rendszerével.

További információért forduljon hozzánk bizalommal.