Együttműködés külső felhasználókkal – kiterjesztett dokumentumkezelés

Együttműködés külső felhasználókkal – kiterjesztett dokumentumkezelés

Írta Ana Canteli 2021 november 12-én

A jelenlegi helyzet sürgető szükségletté tette a dokumentumkezelést, különösen a táv verziókat. Ehhez az összefüggéshez a cégeknek, különösen a kis- és középvállalkozásoknak tudatos erőfeszítéseket kell tenniük a fájldigitalizációs megoldások terén. Fontos, hogy mind az ügyfelek, mind a munkavállalók adataihoz online hozzáférést biztosítsunk napi feladataik elvégzéséhez. A papíralapú dokumentumok digitalizálása azonban csak egyike azoknak a projekteknek, amelyekkel a szervezeteknek foglalkozniuk kell ahhoz, hogy következetes elektronikus dokumentumkezelő rendszert vezessenek be a szervezeten belül.

Az OpenKM dokumentumkezelő szoftvere kiterjedt alkalmazáskatalógust tartalmaz, amely lefedi az összes olyan felhasználási esetet, amely egy szervezet adatkezelése és adminisztrálása során felmerülhet.

Ebben a cikkben főként azokról a funkciókról fogunk beszélni, amelyek megkönnyítik a külső felhasználókkal való együttműködést.

Szabványos funkciók

Tokenek letöltése

Egy olyan OpenKM funkció, amely nagyban megkönnyíti a dokumentumkezelő rendszer belső felhasználóinak harmadik felekkel történő kapcsolatát, függetlenül attól, hogy ügyfelekről, beszállítókról vagy partnerekről van-e szó. Ha a külső felhasználók nem tudnak bejelentkezni a rendszerbe, az OpenKM-felhasználó egy letöltési tokent generál, amelyet megoszt a kedveményezettel. Ezzel letöltheti a fájlt, miközben a rendszer létrehoz egy ellenőrzési nyomvonalat, amely összegyűjti az olyan adatokat, mint a hivatkozás létrehozója, a csatolt fájlok, a létrehozás pontos dátuma, függetlenül attól, hogy a hivatkozást használják-e vagy sem, valamint a token lejárati dátuma is az egyéb adatok között szerepel.

Az előnézet megosztása

Ha az adott tartalom elérése a dokumentumkezelő szoftverből nem kivitelezhető; akkor egy jó alternatíva lehet a fájl előnézetének megosztása. Továbbá, az itt említett megoldások mindegyike része lehet egy sokkal kifinomultabb megközelítésnek is– például létrehozhatunk olyan, automatizmusokat, amelyek képesek automatikusan megvalósítani az összetett üzleti folyamatokat.

Integráció

Az OpenKM és a Microsoft Office programcsomag integrálásának köszönhetően a felhasználók az általuk használt Office alkalmazásból is kommunikálhatnak a dokumentumkezelő szoftverrel. Az egyik leggyakrabban használt megoldás az Outlook üzenetküldő kliens. Az Outlook integráció segítségével a munkatársak könnyedén kommunikálhatnak egymással, az üzenetekhez pedig csatolhatnak a dokumentumkezelőben tárolt dokumentumokat.

Modulok

A modulok testre szabott fejlesztések, amelyek komplett megoldásokként készültek speciális felhasználási esetekre.

Elektronikus dokumentumcsere modul

Az elektronikus dokumentumcsere modul kiterjeszti a dokumentumkezelő rendszer funkcionalitását, hogy megkönnyítse a szoros együttműködést az ügyfelekkel, beszállítókkal. Az EDX modul az OpenKM alkalmazás részeként vásárolható meg. Az EDX egy csökkentett funkcionalitással rendlkező felület, amely lehetővé teszi a biztonságos dokumentumcserét a felek között. Az EDX felhasználó kizárólag a kiválasztott munkaterületekhez férhet hozzá, ezen keresztül tujda küldeni, illetve fogadni a fájlokat. Az EDX felhasználók a kezelése a modulon belül történik, ezért nem befolyásolja az OpenKM alkalmazás fő licencelését!

Átvitel modul

Felmerült az igény egy biztonságos és hatékony kommunikációs csatorna létrehozására, így született meg az Átviteli (Transmittal) modul, mint ideális megoldás. Ez egy új és egyedi OpenKM modul, amely garantálja a dokumentumok ellenőrzött elosztását az együttműködők között. Az Átvitel modulnak köszönhetően tudjuk biztosítani, hogy milyen tartalom kerül megosztásra, kik lesznek címzettek, ha megkapták, megnézték-e és/letöltötték-e a tartalmat stb. Ezáltal, az információk teljes körű nyomon követhetőségét biztosítja.

CRM modul

A CRM modul az OpenKM dokumentumkezelő rendszer egy speciális testre szabása, amely lehetővé teszi az ügyfélkapcsolat kezelését. A kereskedelmi CRM-ekkel szerzett tapasztaltok eredményeként, amelyek nem alkalmazkodtak a cég munkamódszeréhez, felmerült annak a lehetősége, hogy megközelítsék a kereskedelmi, ügyfélszolgálati, műszaki támogatási osztályok üzleti ciklusát, amelyben sok információt és dokumentációt kezelnek, amelyet folyamatosan frissítenek, és teljes és megfelelő ellenőrzést igényel. Az OpenKM CRM segítségével, az ügyfelekkel és az érdekelt felekkel való kapcsolatok központosíthatók, fenntartva a felek közötti információ cserék teljes nyomon követhetőségét, kérdéseket, válaszokat, értekezleteket, pénzügyi ajánlatokat, számlákat stb. Akár riasztásokat is létrehozhat, hogy a rendszer figyelmeztesse Önt arra, hogy ismét lépjen kapcsolatba egy adott ügyféllel. És természetesen az ügyfélkapcsolat-kezelő rendszernek van egy személyre szabott keresőmotorja, amely lekéri a releváns adatokat vagy dokumentumokat. A CRM számos nyelven elelérhető, így személyre szabott válaszokat lehet adni, lefordítva arra a nyelvre, amelyen az egyes ügyfelek dolgoznak.

Ezenkívül, az OpenKM teljes dokumentációja és API-ja szükség esetén megkönnyíti a dokumentumkezelő rendszer integrációját a vállalat szoftvercsomagjában már meglévő harmadik féltől származó alkalmazásokkal. A Java, PHP és .NET SDK-knak köszönhetően a szervezetek létrehozhatják egyéni alkalmazásaikat. Másrészt az OpenKM testre szabási és tanácsadási szolgáltatásai mindig elérhetőek minden olyan szervezet számára, amelynek ad-hoc megoldásokat kell kifejlesztenie.