E-számlázás

E-számlázás

Írta: Ana Canteli 2022. augusztus 12-én

A számla, mint bizonylat, ma már nem számít újdonságnak, valójában ez az egyik leghétköznapibb, legelterjedtebb dokumentum. Ahogy egy cég létrehozása, működtetése, vagy az abban való munkavégzés is sok erőfeszítést igényel - mert nem triviális olyat alkotni, ami elég vonzó ahhoz, hogy valaki önként vásároljon vagy béreljen - maguk a számlák, sem rejtélyesek. Szerte a világon, még azok is, akik nem jártasak az iratkezelésben vagy a kereskedelmi jogban, valamikor már tartottak számlát a kezükben. Más kérdés, hogy tudjuk-e helyesen értelmezni a számlákon szereplő információkat.

A számlák tulajdonképpen egy adott esemény megtörténtének bizonylatai, melyek általában termékek megszerzésére, vagy igénybevételére irányuló gazdasági tranzakciók bizonyítékai. Korábban minden számla papíralapú volt, egy ideje azonban már felváltotta a helyüket az elektronikus számla, aminek ezáltal egyre nagyobb jelentősége van. A legtöbb ezredfordulós vagy Z generációs személyhez kapcsolódó cég már nem postai úton küldi el a számláit. Számukra a számlák a cég honlapján keresztül érhetők el. Csak meg kell adniuk a belépési azonosítójukat és a jelszavukat, és máris hozzáférhetnek többek között a számláikhoz is.

A közigazgatás nem tekinthető elszigetelt rendszernek. Bár más területeken is van lehetőség az elektronikus számlázásra, 2015 óta a Közigazgatással együttműködő cégek kötelesek elektronikus formátumban kiállítani számláikat.

Ez 2023 júniusától változni fog; a 8 millió eurót meghaladó forgalmú vállalatoknak ekkor kell majd elektronikus számlákat kiállítaniuk egymásnak. A többi kisebb szervezetnek sem szabad megpihennie a babérjain. Tavaly november 29-én jóváhagyták a Create and Grow törvényt Spanyolországban, amely a cégalapítás megkönnyítésére, a bűnözés elleni küzdelemre és a kkv-k növekedésének előmozdítására, a szabályozási és pénzügyi akadályok csökkentésére született. Ezenkívül az adócsalás megelőzésére és leküzdésére irányuló intézkedésekről szóló, július 9-i 11/2021. számú törvény kötelezi a vállalatokat, hogy az adóhivatal által jóváhagyott számlázóprogramot használjanak, amely minden számláról számlázási nyilvántartást készít. Ez megkönnyíti a nyomtatvány elküldését az Adóhivatalnak, amennyiben szükséges.

Mint látható, a szabályozási keret ilyen irányú fejlesztése nemzeti szinten elősegíti a vállalatok digitális átalakulását. A világjárvány a digitalizációban soha nem látott gyorsulást eredményezett. A bűnözés és az adócsalás elleni küzdelem segíti a lendület fenntartását. Nem szabad elfelejtenünk, hogy a digitalizáció segít megtartani a vállalatok pozícióját, sőt hozzájárul a versenyképességük javításához, különösen a kkv-k tekintetében. Mert a technológiai cégek, a gazdasági szervezetek vagy a közigazgatás tisztában van azzal, hogy az elektronikus számlázás bevezetése a digitalizációs folyamat része. Nincs értelme, sőt kontraproduktív lenne, ha nem foglalkoznának a kérdéssel. A többi vállalat számára, amelyek valamilyen oknál fogva nem eléggé tudatosak, a határidő 2025. és őszintén szólva, a legjobb, ha már felkészülten és a törvényi előírásokat követő számlázási folyamattal érkeznek meg erre a dátumra.

Az elektronikus számlázás előnyei

Az elektronikus formátumú számla használata és bevezetése az alábbi előnyökkel jár az üzleti szektor számára:

• Költségmegtakarítás: ez a legnyilvánvalóbb előny. Azzal, hogy nem kell kinyomtatni, borítékolni, bélyegezni és hagyományos postai úton papírformátumban elküldeni a számlákat, megtakarítjuk az írószer, a nyomtatás és a postai szolgáltatások összes költségét.

• Jobb helygazdálkodás: a számlázási rendszer elektronikus folyamatra való átállásával a korábban a papíralapú számlák tárolására szánt összes hely más célokra fordítható.

• Rövidebb számlázási ciklusok: az elektronikus számlázás bevezetésének köszönhetően a teljes folyamat optimalizálódik. A számlák kiállítása és beérkezése, illetve kifizetése felgyorsul, mivel a folyamat során csökken a kézi beavatkozás.

• Nagyobb biztonság: a papír szerepének csökkentésétől - amely érzékeny a fizikai elvesztésre, a tűz és az árvíz általi megsemmisülésre - az emberi hibák minimalizálásán keresztül nagyobb lesz a biztonság. Az elektronikus számla garantálja, hogy a számlát nem lehet manipulálni, mivel az említett dokumentum elektronikus tanúsítványt tartalmaz, amely megvédi azt a csalási kísérletektől.

Az elektronikus számlázás előnyeinek kihasználása érdekében a legjobb, ha a vele járó digitalizálást a teljes vállalatban végrehajtják, nem pedig részleteiben vagy külön-külön.

Ehhez az olyan dokumentumkezelő szoftverek bevezetése, mint amilyen az OpenKM, megkönnyítik a digitális átalakulást a vállalaton belül.

Az OpenKM segítségével bármely szervezet képes a teljes számlázási ciklus kezelésére. Nézzünk, erre egy példát: Tegyük fel, hogy ennek egy részét még mindig papíralapon kezeli. Ebben az esetben az optikai karakterfelismerés megkönnyíti a számla azonosítását és a metaadatokban szereplő kritikus értékek kinyerését. Ezek a kulcsadatok felhasználhatók bármely számla azonosítására, például a keresőmotor segítségével. Ezek az attribútumok akár a számlák osztályozására vagy katalogizálására is felhasználhatók. És természetesen ezek a feladatok automatizálással megvalósíthatók az OpenKM-ben.

Az OpenKM-ben található munkafolyamat-motor a számlázási folyamatok kezelésére is használható. Így például, ha egy olyan számlát kapunk vagy állítunk ki, amelynek értéke meghalad egy bizonyos küszöbértéket, az OpenKM képes rögzíteni ezt a számlát egy jóváhagyási munkafolyamaton belül. Ezenkívül az OpenKM rendelkezik egy ellenőrzési nyomvonallal, amely garantálja a nyomon követhetőséget a teljes számlázási rendszerben.

Az OpenKM 100%-ban testre szabható, a vállalat a dokumentumkezelő rendszer segítségével létrehozhat egy számlázási portált az ügyfelek vagy a beszállítók számára. Az OpenKM csomag emellett digitális tanúsítvánnyal ellátott aláírás-klienst és kézzel írt elektronikus aláírási alkalmazást is kínál.

Ha szeretné tudni, hogyan működik az elektronikus számlázás, lépjen kapcsolatba velünk, és mi megmutatjuk Önnek egy személyre szabott online bemutató keretében.