Dokumentumtár importálása

Dokumentumtár importálása

Írta Ana Canteli 2022 február 11-én

Egy szervezet dokumentumtárának kezdeti importálása fontos feladat, amely szakképzett személyzet közreműködését igényli.

A vállalati dokumentáció új környezetbe történő áthelyezését olyan sokféle eset és körülmény befolyásolja, hogy emiatt célszerű egy erre szakosodott szolgáltatóhoz fordulni, hogy az összes lehetőséget megvizsgálhassuk, és így kiválaszthassuk a számunkra legmegfelelőbbet.

Ebben a cikkben a 3 leggyakoribb esetet ismertetjük:

A legegyszerűbb vagy leggyakoribb eset a dokumentumrendszerben kezdődik, ahol van egy tartalmi hierarchia (mappák, almappák, amelyekben az adott dokumentáció megtalálható). Erre az esetre az OpenKM csapata kifejlesztett egy belső folyamatot, amely lehetővé teszi az elektronikus dokumentumtár importálását a hardver teljes kapacitásának kihasználásával. Ez tehát egy párhuzamos importálás, bár az importálás lehet lineáris is. A lineáris import lassabb, mivel a párhuzamos import N dokumentum egyszerre történő átvitelének lefuttatását jelenti. Ebben a forgatókönyvben a hardver által biztosított komplett teljesítményt kihasználhatja az adattár importálási feladatának végrehajtásához.

Egy másik forgatókönyv szerint egy szervezet a fájlokat metaadataikkal együtt szeretné importálni. Ebben az esetben az adattár importálási projekt egy egyedi alkalmazás fejlesztését igényli, mivel érthető, hogy a vállalat rendelkezik egy adatbázissal a metaadataival és ezen kívül az üzleti tartalmával, azzal a céllal, hogy a meglévő információkat átvigyék az OpenKM adattárba. Ebben az esetben az OpenKM mérnökei általában egy egyéni alkalmazást készítenek, amelynek a feladata az OpenKM dokumentumkezelő szoftverben történő ”olvasás” és ”írás”. Ez az importálási eset párhuzamosan is futtatható. Az OpenKM rendelkezik egy speciális API-val - gyors importálás -, amelynek célja ezen feladatok felgyorsítása.

Néha a metaadatok importálásakor átalakításokat kell végrehajtani, tipikus esetek a dátumok, amelyek formátumát az OpenKM ISO 8601 formátumához kell igazítani.

Ezután a napi importról fogunk beszélni. A napi dokumentumtárimportban, ami lényeges az a dokumentumok száma, és erre 3 fő lehetőség van:

• Valós idejű importálás: legfeljebb napi 4000 dokumentum maximális mennyisége esetén ajánlott, mivel a kezdeti importálás még összeegyeztethető az alkalmazottak munkájával. Nem szabad elfelejteni, hogy ez a feladattípus a felhasználók által érzékelt teljesítményt veszélyeztetheti.

• Halasztott importálás: ez az importálás leginkább ajánlott típusa, mivel így elkerülhető az alkalmazás felhasználóit sújtó esetleges szankció, ami az ilyen folyamatok futtatása közben létrejövő intenzív használatból adódik. Ebben az esetben az OpenKM dokumentumkezelő szoftver tartalmaz egy ütemezett időszakos feladatot, amely a munkatársak szokásos munkaidején kívül indítja el az importálást.

• Időszakos import: Ez egy paraméterezett import, amely bizonyos, előre megtervezett időszakokon alapul, amelyek kiegyensúlyozzák a hardverstruktúra által elvárt munkaterhelést.

Minden esetben szem előtt kell tartani, hogy a dokumentum egyszerű importálását szeretné-e elvégezni, vagy a dokumentumot, a biztonságot, a verziókat, a dokumentum univerzális egyedi azonosítójának és metaadatainak ismeretében szeretné importálni. Ez utóbbi forgatókönyv megoldására egy harmadik alkalmazást lehet használni, amely létrehozza az importálandó dokumentumokat. Az OpenKM API-n keresztül, az említett alkalmazás importálná a fájlokat az OpenKM dokumentumkezelő rendszerbe. Ez az importálási protokoll valós időben végezhető el. De egy helyi mappa vagy egy megosztott mappa használatával is.

Ha a szervezet az importálandó dokumentációt egy helyi mappában helyezi el, a szervezet használhatja az OpenKM Import Stationt. Ha például a vállalat optikai karakterfelismerést használ a számlák kezelésére, az alkalmazás beállítható úgy, hogy azokat egy bizonyos helyi mappában (cseremappa) helyezze el. Az Import Station érzékeli a helyi mappában lévő dokumentációt a CSV-fájllal együtt. Az Import Station lehetővé teszi, hogy meghatározza azt az időszakosságot, amelyben ezt a csere mappát feldolgozza.

Az is előfordulhat, hogy a harmadik alkalmazás, amely részt vesz az adattár importálási folyamatában, egy megosztott mappát táplál, amelyet maga a kiszolgáló üzemeltet. Ebben a forgatókönyvben az OpenKM dokumentumkezelő szoftveren belül egy megosztott mappát készítenének, amely érzékelné a Windows-számítógépről az OpenKM dokumentumkezelőhöz küldött dokumentációt, és a szoftver időszakonként végrehajtaná a dokumentumok importálását.

A vállalati tartalomtár importjának másik forrása lehet egy szkenner. Az OpenKM Scanner Station segítségével a felhasználók tömeges szkenneléseket végezhetnek, amelyek beépülnek a dokumentumkezelőbe. Egy másik széles körben használt eset az FTP szolgáltatással rendelkező multifunkciós nyomtatók, amelyek közvetlenül az OpenKM-be küldik a beolvasott dokumentációt. Vagy akár a Hotfolder vagy az OKM Printer, az OpenKM szoftvercsomag részét képező alkalmazások, amelyeket úgy terveztek, hogy megoldást nyújtsanak a különböző igényekre, amelyek egy vállalatnál felmerülhetnek, amikor globális szinten foglalkozik a dokumentumkezeléssel.

A vállalatodnak legmegfelelőbb importstratégia kiválasztásához fordulj bátran szakértőinkhez, akik a Te igényeinek megfelelően adnak tanácsot.